Vorzimmerdienst im Büro der Bezirksverordnetenvorsteherin / des Bezirksverordnetenvorstehers (m/w/d)

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Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Finanzen, Personal, Kultur und Wirtschaft sucht ab sofort, befristet bis voraussichtlich 31.08.2026 eine Elternzeitvertretung, für das Aufgabengebiet

Vorzimmerdienst im Büro der Bezirksverordnetenvorsteherin / des Bezirksverordnetenvorstehers (m/w/d)

Kennziffer: 055-3100-2025

Entgeltgruppe: E8
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Geplanter Einsatzort: Fröbelstraße 17

Die Bezirksverordnetenversammlung (BVV) bestimmt die Grundlinien der Verwaltungspolitik des Bezirks. Sie kontrolliert die Geschäftsführung der Bürgermeisterin und der Stadträte und regt durch Empfehlungen und Ersuchen Verwaltungshandeln an. Das bedeutet:
Mit einer Empfehlung richtet sich die BVV in einer Angelegenheit an das Bezirksamt, die nicht in die bezirkliche Zuständigkeit fällt, aber für den Bezirk von Bedeutung ist. Ein Ersuchen richtet sie in einer Angelegenheit an das Bezirksamt, für die der Bezirk zuständig ist, die aber nicht explizit in § 12 Abs. 2 BezVG festgeschrieben ist.

Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:

• Terminvereinbarung und -überwachung sowie organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung der Termine für die Vorsteherin/den Vorsteher
• qualifizierte Bearbeitung interner und externer Posteingänge und Postausgänge
• Anlegen von Vorgängen für die Vorsteherin/den Vorsteher und Führen der Wiedervorlage
• Erledigung aller anfallenden Schreibarbeiten für die Vorsteherin/den Vorsteher sowie für alle Ausschussvorsitzenden
• Schriftgutverwaltung (Registratur, Ablage, Archivierung) für das Büro der Bezirksverordnetenversammlung
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen und Repräsentationsaufgaben der Vorsteherin/des Vorstehers
• Klärung sämtlicher Angelegenheiten der Vorsteherin/des Vorstehers mit der zuständigen Senatsverwaltung und dem Rat der Vorsteherinnen/Vorsteher
• qualifizierte Bearbeitung von Aufgaben der Vorsteherin/des Vorstehers gegenüber den Fraktionen der BVV
• Erarbeitung und Pflege des Sitzungsplanes der Gremien der Bezirksverordnetenversammlung und Raumkoordinierung
• Sonderaufgaben auf Weisung der Vorsteherin/des Vorstehers
• ausgeprägte Sensibilität, hohe Verschwiegenheit und Loyalität angesichts der anvertrauten Sachverhalte und Vorgänge ist unabdingbar
• Betreuung der BVV und deren Gremien und Ausschüsse
• Mittelbewirtschaftung Kapitel 3100
• sowie einige Sonderaufgaben

Formale Anforderungen:

• abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufsausbildung bzw. berufsbegleitende Fortbildung (z. B. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I) oder vergleichbare Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen

Fachliche Anforderungen:

• Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit und der Büroorganisation (Bürokommunikation, Büroroutine, Ablagesysteme, Archivierung)
• Kenntnisse im sicheren Umgang mit Standard-Office-Anwendungen (Word, Excel, GroupWise, Outlook)
• Kenntnisse über die Ansprechpartner:innen der BVV des Bezirksamtes sowie über andere Behörden der Berliner Verwaltung
• Kenntnisse der Geschäftsordnung(GO) der BVV und weiterer Geschäftsordnungen (GGO) I, GGO II GGO Sen und der GO des BA Pankow
• Kenntnisse über politische Strukturen im Land Berlin sowie Kenntnisse über das Abgeordnetenhaus und andere landesweite Gremien und Institutionen
• Kenntnisse im Umgang mit den üblichen Bürokommunikationsmitteln sowie im Umgang mit Intranet/Internet mittels Software Imperia
• Gefestigte Kenntnisse der Rechtschreibung und Grammatik der deutschen Sprache, Kenntnisse der DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) sowie Textverständnis und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Kenntnisse zum Gesetz über die Entschädigung der Mitglieder der Bezirksverordnetenversammlungen der Bürgerdeputierten und sonstiger ehrenamtlich tätiger Personen

Außerfachliche Anforderungen:

• vorausschauend planen und strukturieren und entsprechend agieren
• sich personen- und situationsbezogen austauschen
• die Arbeit als Dienstleistung für den externe und interne Kund:innen begreifen
• auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben
• Ihr Denken und Handeln auf ein gewünschtes Ziel hin ausrichten und die erforderlichen Ressourcen effizient einsetzen
• zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen treffen und dafür Verantwortung übernehmen
• sich konstruktiv respektvoll mit anderen auseinandersetzen und partnerschaftlich zusammen arbeiten; Konflikte erkennen und tragfähige Lösungen anstreben
• Probleme und Konflikte erkennen und tragfähige Lösungen anstreben

Wir bieten...

• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) sowie die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
• aktive Gesundheitsangebote (u.a. Gelegenheit zu einer Stunde Sport/Woche in der Arbeitszeit)
• eine kostenlose externe Sozialberatung
• ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
• eine Bezahlung nach geltendem (Link zum TV-L) Tarifvertrag
• 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
• Jahressonderzahlung

Ihre Ansprechperson für fachliche Fragen:

Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:

Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:

• ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
• einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Urkunde Studiumabschluss oder Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
• für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!

Hinweise:

Nehmen Sie gern  an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://t1p.de/e7qjd