VHS Mitarbeit Verwaltung BAMF (m/w/d)

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

• Empfang und Auskunftserteilung als Orientierungshilfe im Haus und zu fachlichen Zuständigkeiten, ggf. unter Anwendung der englischen Sprache
• Beratung der Kursteilnehmer/innen zu allgemeinen Anfragen, Kursangeboten und Veranstaltungen der VHS schriftlich, mündlich oder telefonisch, ggf. Verweis an andere VHS (Unterrichtsangebote, Entgelte, finanzielle Förderungsmöglichkeiten, Anmeldungsablauf, Unterrichtsausfälle, Kündigungen, Veranstaltungen etc.), spezielle Beratung bei konkreten Fragen zu den Programmbereichen im Schwerpunkt insbesondere über die Anmeldemodalitäten und Einzellehrgänge sowie die dafür erforderlichen Voraussetzungen zur Teilnahme (Vorkenntnisse, Lernmaterialien, etc.)
• Umbuchungsempfehlungen für Kund/-innen, z.B. in Krankheitsfällen
• Bearbeitung des Beschwerdemanagements, insbesondere Prüfung des Sachverhalts und Entwurf von Antwortschreiben
• Klärung strittiger Fälle insbesondere Überprüfung von falschen oder strittigen Kursbuchungen, Ausfällen oder Entgelten
• Direkte Anmeldung von Kursteilnehmer/innen im Last-Einzugsverfahren oder EC-Cash/Ummeldung/Kassierung (Gelderheber/in) sowie Absagen und Rückzahlungen an die Teilnehmenden bei abgesagten Kursen
• Anmeldung, Erfassung und Verwaltung der Kursteilnehmenden in der VHS IT, z.B. Einrichtung, Pflege und ggf. Sperrung der Konten, Bearbeitung von Reservierungen, Prüfung von Ermäßigungstatbeständen
• Ausstellen von Bescheinigungen zum Kursbesuch, z.B. Bildungsurlaub zur Vorlage beim Arbeitgeber, Gasthörer/-innen-Ausweise u.ä.
• Bei der Anmeldung zu den Integrationskursen Unterscheidung der Kostenbeteiligung nach Verpflichtungen der Jobcenter, Ausländerbehörde oder das BAMF und Selbstzahlern
• Ggf. Prüfung der nachträglichen Erstattung von Kosten
• Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden, Auszubildenden und Praktikant/innen in den VHS-Kundenservice

• Erstellung der Abrechnungsunterlagen
• Prüfung der BAMF-Abrechnung und Weiterverfolgung daraus resultierender Beanstandungen
• Erstellung BAMF-Kursunterlagen
• Prüfung der Rechnungen für DTZ-Prüfungen
• Erstellung von Teilnahmebescheinigungen nach BAMF-Vorgaben
• Meldung über regelmäßige Teilnahme an Ausländerbehörde/BAMF/Jobcenter/ Agentur für Arbeit
• Ablage BAMF-Unterlagen

• Meldung der Teilnehmenden an den DTZ-Prüfungen an das BAMF
• Bestellung der Prüfungsunterlagen für den Test ,,Leben in Deutschland" und den Einbürgerungstest beim BAMF
• Vorbereitung der Prüfungsunterlagen nach telc-Prüfungsordnung für Berufssprachkurse
• Meldung der Prüfungsergebnisse in Berufssprachkursen an das BAMF/Jobcenter/Agentur für Arbeit
• Zertifikatversand an Teilnehmende in Berufssprachkursen
• Dateneingabe und -pflege in das VHS-Verwaltungsprogramm
• Erstellung von Kursstatistiken und Evaluation der Kurse

Das bringen Sie mit:

• Formale Anforderungen:

Darauf können Sie sich freuen:

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, moderne Arbeitsplätze im Südosten der Stadt.

• gute Verkehrsanbindung: kurze Wege von der City, 20 Minuten vom Alexanderplatz.

• eine adäquate Einarbeitung durch motivierte Kolleginnen und Kollegen.

• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung, einschließlich Personalentwicklung und Wissenstransfer nutzen.

• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.

• ein Betriebliches Gesundheitsmanagement, dessen Angebote (wie z.B. vielfältige sportliche Aktivitäten) Ihre Gesundheit erhalten und fördern sollen, sowie u. a. eine kostenlose externe Sozialberatung.

• ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns u. a. besonders für Chancengerechtigkeit einsetzen.

• Hauptstadtzulage, vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg, 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), zusätzlich am 24.12. und 31.12. frei, jährliche Sonderzahlung und Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte.

• ein aussagekräftiges Bewerbungsschreiben,
• einen tabellarischen Lebenslauf mit Tätigkeitsübersicht,
• Nachweis  über Ausbildungs-bzw. Studienabschluss,
• die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (einen entsprechenden Vordruck finden Sie hier),
• eine Kopie einer aktuellen dienstlichen Beurteilung bzw. ein aktuelles Arbeitszeugnis (nicht älter als zwei Jahre),
• bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen bitten wir, um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter https://www.kmk.org/zab/

Allgemeine Hinweise:

Weiterführende Links:

>> Welche Vorteile hat es, beim Bezirksamt Treptow-Köpenick zu arbeiten? (Film)

>> Hinweise zum Datenschutz

>> Informationen zur Dienststelle

>> Informationen zur Berliner Verwaltung

>> FAQ