Verwaltungsmitarbeiter/in (w/m/d) im Vorzimmer der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb beim Mobilitäts- und Tiefbauamt
Darmstadt, DEUnser Angebot:
- Status Tarifbeschäftigte/r
- Eintritt sofort
- Dauer unbefristet
- Arbeitszeit Vollzeit (39 Std./Wo.), Teilzeit möglich
- Bezahlung EG 6 TVöD
- (Brutto-)Gehalt 3.042,04 EUR bis 3.708,02 EUR (je nach Berufserfahrung)
- Monatsgehälter 12,7951 (inkl. Jahressonderzahlung)
- Bewerbungsfrist 14. Mai 2025, Kennziffer 2/112 (bitte angeben)
Ihre Aufgaben:
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Assistenz der Leitung der Abteilung Bau und Betrieb -
Erledigung aller allgemeinen Sekretariats- bzw. Assistenzaufgaben -
Sichtung und Verteilung des Abteilungsposteingangs (auch elektronisch), Erledigung des Postausgangs -
Führung des Terminkalenders der Abteilungsleitung, Überwachung der rechtzeitigen Vorlagen von relevanten Unterlagen sowie der Zusammenstellung in Mappen oder digital -
Koordination von Terminen für die gesamte Abteilung sowie zentrale Annahme von Telefongesprächen, Vermittlung, Klärung von Sachverhalten -
Organisation, Protokollierung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Dienstbesprechungen -
Erstellen von Gremienvorlagen im System, Pressemitteilungen und Anliegerinformationen -
Erledigung von Schriftverkehr -
Führen des Gewährleistungsbuchs und Überwachen der Wiedervorlage -
Fertigen von Haftpflichtschadensanzeigen -
Koordination von Anfragen und Anträgen, Überwachung von Wiedervorlage -
Aufstellen/Bearbeiten von visuellen Folien / Präsentationen -
Aufstellen/Bearbeiten von Tabellenkalkulationen
Ihre Qualifikation:
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eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Verwaltungsausbildung (zum Beispiel: Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation -
fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) -
gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift (mind. auf dem Sprachniveau C2) -
gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit -
Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten -
persönliches und fachliches Engagement, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Eigeninitiative, Organisationsfähigkeit sowie Zuverlässigkeit -
freundliches und sicheres Auftreten gegenüber Bürgerinnen/Bürgern und Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern -
Bildschirmtauglichkeit
Ihre Vorteile:
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flexible Arbeitszeiten -
kooperativer Führungsstil -
abwechslungsreiches Aufgabengebiet -
gemischte Altersstruktur -
die Möglichkeit, neue Strukturen und Prozesse aufzubauen und zu etablieren -
kostenloses Jobticket Premium
