Verwaltungsmitarbeit in der Arbeitsgruppe ,,Veranstaltungsmanagement und Empfang" (m/w/d)
Berlin, DEDas Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 130.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.
Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie
ist dafür verantwortlich, dass alle Berlinerinnen und Berliner gute Bildungsmöglichkeiten haben - von der frühkindlichen Bildung in der Kita bis zu einem guten Schulabschluss für eine Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium. Sie schafft den Rahmen, dass sich junge Menschen und Familien in dieser Stadt wohlfühlen können und gewährleistet Förderung und Unterstützung in allen Lebenslagen. Insgesamt sind rund 50.000 Beschäftigte an den Berliner Schulen tätig. Hiervon sind in den Fachabteilungen des ministeriellen Teils der Senatsverwaltung rund 2 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für grundsätzliche und operative Aufgaben zuständig.
Zur Verstärkung seines Teams sucht das Sozialpädagogische Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ab sofort eine Dienstkraft für das Aufgabengebiet
Verwaltungsmitarbeit in der Arbeitsgruppe ,,Veranstaltungsmanagement und
Empfang" (m/w/d)
Kennziffer 17/25
unbefristet,
Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe: A 6 / E 6 TV-L als Regierungssekretär/in bzw. Tarifbeschäftigte/r
Besetzbar in Teilzeit oder Vollzeit. Eine Teilzeit ist nur vollzeitnah möglich.
Bei Vollbeschäftigung beträgt die Arbeitszeit 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).
Ihr Arbeitsgebiet umfasst
Organisation von Veranstaltungs- und Seminarbetriebo Aufbereitung und Aktualisierung von Informationen für den Veranstaltungsbetrieb vorwiegend in digitaler Form
o Selbstständige Durchführung der Anmelde- und Teilnahmeverfahren einschließlich Nachrückverfahren
o Erstellung und Bearbeitung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
o Überwachung des fachbereichsübergreifenden Veranstaltungs-Wiedervorlagekalenders
o Raumplanung/-vergabe und Bearbeitung von Belegungsanfragen Dritter (Tagungshaus, Film- und Fotoproduktionen)
o Erstellung von Allgemeinen Annahmeanordnungen für den Seminarbetrieb
Datenverwaltung
o Verarbeitung von Veranstaltungsdaten von Teilnehmenden sowie Dozent/innen
o Aktenführung (eAkte/Datenbank)
Administrative und organisatorische Unterstützung der Fortbildungsreferent/innen
o Vorbereitung und Ausfertigung von Honorarverträgen
o Unterstützung bei (auswärtigen) Fachtagen
Allgemeine Büro- und Empfangstätigkeiten
o Auskunftserteilung an externe und interne Personen
o Überwachung der Wiedervorlage
o Korrespondenz mit Teilnehmer/innen, Honorardozent/innen und Trägern/ Einrich-tungen
o Erstkontakt und Betreuung der Seminar-Teilnehmer/innen und Dozent/innen
o Betreuung der Übernachtungsgäste von der Anreise bis zur Abreise (Check-In und Out)
Sie bringen mit
- Beamtinnen und Beamte: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das 2. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes und mindestens eine einjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung Veranstaltungsorganisation und/oder Übernachtung
- Tarifbeschäftigte: eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann, Hotelfachfrau/-mann, Hauswirtschafter/in, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation/-management, Speditionskauffrau/-mann oder eine ähnliche Ausbildung vorzugsweise eine einjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung Veranstaltungsorganisation und/oder Übernachtung
- weitere fachliche und außerfachliche Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil, welches unter der Schaltfläche/button "weitere Informationen" (unten am Ende der Ausschreibung) hinterlegt ist.
Wir bieten Ihnen
- eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt Berlin mitgestalten können.
- die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen.
- eine attraktive Bezahlung, die sich für Tarifbeschäftigte nach dem TV-L bzw. für außertariflich Beschäftigte nach den AT-Bezahlungsrichtlinien des Landes Berlin und im Beamtenverhältnis nach dem Landesbesoldungsgesetz Berlin richtet.
- eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten. Es kann nach Maßgabe vorhandener Plätze ggf. ein Platz in einer nahegelegenen Kindertagesstätte vermittelt werden. Wir sind vom audit berufundfamilie als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert.
- ein Betriebliches Gesundheitsmanagement, dessen Angebote (z. B. vielfältige sportliche Aktivitäten) Ihre Gesundheit erhalten sollen.
- eine gute Erreichbarkeit Ihres Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln, für die wir Ihnen ein Jobticket der BVG zur Verfügung stellen können.
- ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns für Chancengerechtigkeit einsetzen. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden wir bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) bevorzugt berücksichtigen. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung darauf hin, wenn Sie eine Schwerbehinderung haben. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung) auch bevorzugt berücksichtigt.
Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung einen tabellarischen Lebenslauf, aktuelles Zeugnis bzw. eine aktuelle dienstliche Beurteilung sowie vollständige Belege für Ihre Ausbildungs- und Studienabschlüsse bei. Eine Übersendung bzw. das Hochladen eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich.
Die formalen Anforderungen müssen bis zur Auswahlentscheidung erfüllt sein.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o. ä.), können leider nicht erstattet werden.
Beschäftigte des öffentlichen Dienstes bitte ich, zusätzlich das Einverständnis zur Personalakteneinsicht im Rahmen des Auswahlverfahrens (mit eigenhändiger Unterschrift) zu erteilen. Bitte geben Sie dabei Ihre personalaktenführende Stelle an.
Die formalen Anforderungen müssen bis zur Auswahlentscheidung erfüllt sein.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o. ä.), können leider nicht erstattet werden.
Beschäftigte des öffentlichen Dienstes bitte ich, zusätzlich das Einverständnis zur Personalakteneinsicht im Rahmen des Auswahlverfahrens (mit eigenhändiger Unterschrift) zu erteilen. Bitte geben Sie dabei Ihre personalaktenführende Stelle an.
Hinweise:
Der Dienstort befindet sich im Jagdschloss Glienicke in der Königstr. 36 B, 14109 Berlin.
Hinweise zur Arbeitszeit:
- Es gelten Funktionszeiten, Montag bis Freitag 6:50-18:00 Uhr
- Beginn und Ende des Dienstes unter Ausnutzung der gegebenen Rahmenanwesenheitszeit bleiben unbenommen
- sowie nach Bedarf und Notwendigkeit auch außerhalb der genannten Zeiten und an Wochenenden, um die Funktionsfähigkeit der Einrichtung gegenüber Kooperationspartner/-innen, Honorardozenten/-innen und Seminarteilnehmenden sicherzustellen
- Besetzung der Funktionszeiten wird durch einen wechselnden Dienstplan konkretisiert
Ihre Ansprechpartner für weitere Fragen sind:
bei fachlichen Fragen: SFBB VL, Frau Schinker, Tel.: 004930- 48481-130
bei personalwirtschaftlichen Fragen sowie zur Eingabe Ihrer Bewerbung: ZS B 2.8, Herr Salewski, Tel.: 004930-90227-5747.
Weitere Informationen zur Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erhalten Sie unter
https://www.berlin.de/sen/bjf/
Darüber hinausgehende Informationen zur Berliner Verwaltung können Sie unter www.berlin.de/karriereportal einsehen.
