Verwaltungsangestellter (m/w/d) - Raumreservierung und Gewerkschaftstag (befristet)

• Ansprechpartner*in für Veranstaltende, Erteilen einfacher Auskünfte, Weitervermittlung der Anliegen innerhalb des Arbeitsbereiches sowie Problembearbeitung bestehender und optionaler Raumreservierungsbuchungen
• Dateneingabe und -pflege im Raumreservierungssystem, Richtigkeit von Angaben prüfen, Identifizieren und Klären von Widersprüchen und Erstellung statistischer Auswertungen im Rahmen der Aufgaben
• Organisation von Veranstaltungen (Terminfindung-/-koordination, Raumbuchung, Verpflegung, Reinigung, allgemeine organisatorische Absprachen, Erstellen, Abstimmen und Versand von Einladungen, Materialbestellungen, Vorbereitung von Vorlagen, organisatorische und logistische Begleitung bei der Durchführung)

• Recherche von Veranstaltungsorten und Einholen von Angeboten entsprechend der Anforderungen und den Vorgaben der IG Metall und ihrer Veranstaltungsorganisator*innen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachfassen von Anmeldeprozesse der zugewiesenen Veranstaltungen. In Konzeption und nach Vorlagen
• Kommunikation und Abstimmung mit Veranstaltungsorten bezüglich der Übernachtungen, Kontingentüberwachung und Stornofristen
• Datenpflege in den Konferenzsystemen (MDB/VMS/Veranstaltungstool) wie Erfassen, Bearbeiten und Verwalten der Teilnehmer*innen-Meldungen
• Unterstützung der Veranstaltungsbetreuung (z.B. Empfang der Teilnehmer*innen, Überwachung des
• Konferenzbetriebes und Teilnehmermanagement) der Tages- und Abendveranstaltungen in derVorstandsverwaltung und bei bundesweiten Veranstaltungen
• Assistenz für Verwaltungssachbearbeiter*innen und Ressortleitung, inhaltliche Zuarbeit/sachbezogene Recherchen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung vor der IHK oder entsprechend schulische Bildung mit anschließender Berufserfahrung
• Gute und schnelle Auffassungsgabe
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Einsatzbereitschaft und Durchsetzungsvermögen
• Sicheres, freundliches und gewinnendes Auftreten nach Innen und Außen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Motivation
• Kenntnisse im Bereich der Veranstaltungsorganisation
• Umgrenzte gewerkschaftspolitische Kenntnisse
• Gute Kenntnisse mit den bei der IG Metall eingesetzten DV-Werkzeugen (MS-Office-Paket, Internet, Intranet)
• Bereitschaft zur Weiterqualifizierung

• Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben
• Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen
• Umfangreiches Gesundheitsmanagement
• Attraktives Vergütungspaket (13,5 Monatsgehälter)
• Sechs Wochen Jahresurlaub

Lutz Steiner
IG Metall
PA Personalmgt./Konzepte
Personalreferent
Tel. +49 (0) 69 6693 2451