Verwaltungsangestellter (m/w/d) Digitales, Prozesse und Projekte

Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (IMPP) verantwortet inhaltlich in enger Kooperation mit Expertengremien wichtige Teile der bundesweiten Staatsprüfungen der Studiengänge Medizin, Pharmazie sowie der psychotherapeutischen Ausbildung, in naher Zukunft auch der Zahnmedizin. Neue Prüfungsformate werden erprobt. Das Spektrum von bisher vorwiegend schriftlichen Staatsprüfungen ist um Parcoursprüfungen erweitert worden. Durch seine weitreichenden Aufgaben trägt das IMPP als zentrale Einrichtung aller Bundesländer mit Sitz in Mainz erheblich zur Qualitätssicherung der Ausbildungen und zur hochwertigen Gesundheitsversorgung unserer Bevölkerung bei. Nähere Informationen finden Sie unter www.impp.de.   Der Fachbereich Zentrale Dienste sucht ab sofort einen   Verwaltungsangestellten (m/w/d) Digitales, Prozesse und Projekte   

Ihre Aufgaben:

• Begleitung der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse (Mitwirkung an der strategischen Ausrichtung und Fortentwicklung), v. a. Betreuung der eAkte:
  • Unterstützung der Projektleitung, in Vergabeprozessen sowie Begleitung der Einführung
  • Strukturierung von Prozessen und deren Übertragung in die eAkte (inkl. Funktionstests / Qualitätssicherung, Identifikation von Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren), fachliche Administration sowie Konfiguration
  • Aufseiten der Verwaltung Ansprechpartner (m/w/d) für die Organisation und Betreuung der eAkte (z. B. für Anwendungsanfragen, Workflowgestaltung / -anpassungen) sowie Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen (z. B. Störungsmeldungen und Serviceanfragen, Konfiguration der Anwendung)
  • Erstellung von Maßnahmen zur Evaluation und Weiterentwicklung der eAkte

• Administration und Weiterentwicklung der HR-Managementanwendung (rexx) 
• Unterstützung bei Organisationsentwicklungsprozessen, hier v. a. Analyse, Optimierung und Konzeption von Prozessen und Strukturen
• Verwaltung und Weiterentwicklung des Aktenplans 
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationen, Handbüchern und Handlungsanleitungen sowie bei der Konzeption und Durchführung von Schulungen, Workshops u. Ä. auf dem beschriebenen Aufgabenfeld
• Unterstützung bei Aufbau, Weiterentwicklung und Anwendung von Projektmanagementmethoden und -instrumenten
• Unterstützung in diversen administrativen Bereichen (insbesondere im Vertretungsfall) 

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (FH-Diplom, Bachelor oder vergleichbar) der Verwaltungswissenschaft, Betriebswirtschaftslehre / Wirtschaftswissenschaften, Organisationsmanagement bzw. -entwicklung, Informatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder eine abgeschlossene aufgabenrelevante Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung und nachgewiesenen Fähigkeiten und Kenntnissen
• Erfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld (v. a. Verwaltungsdigitalisierung / Digitalisierung von Schriftgut, eAkte / Dokumentenmanagementsysteme, Prozessmanagement) und / oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil
• Erfahrung und Kenntnisse im Projektmanagement, idealerweise bei Organisations- und / oder IT-Projekten 
• Affinität im Umgang mit digitalen Medien bzw. Anwendungen
• Sicherer Ausdruck in Wort und Schrift (Deutsch C2)
• Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
• Proaktives Handeln und Motivation 
• Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise, Entwicklungs- und Lernbereitschaft

Was wir Ihnen bieten:

• Eine abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem engagierten interprofessionellen Team 
• Hohe Arbeitsplatzsicherheit bei einem Arbeitgeber im öffentlichen Dienst
• Umfangreiche, bedarfsorientierte und individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine attraktive Altersabsicherung im Rahmen des öffentlichen Dienstes
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage in Mainz mit guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel
• Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
• Möglichkeit zur Nutzung des Restaurants der DB Cargo

  Die Stelle kann in Voll- bzw. Teilzeit besetzt werden. Sofern Sie eine Teilzeittätigkeit anstreben, teilen Sie uns bitte mit, zu welchem Anteil einer Vollzeitstelle Sie arbeiten möchten.   Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis auf der Grundlage des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), entsprechend der persönlichen Qualifikation und der damit verbundenen Tätigkeiten bis Entgeltgruppe 9b.    Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen aller Altersgruppen, Geschlechts, ethnischen Hintergrund, Religion/Weltanschauung, sexueller Identität und Behinderung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt.

Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne der Leiter des Fachbereichs Zentrale Dienste, Herr Dr. Dirk Traiser unter der Telefonnummer 06131/2813-310. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an unsere Personalstelle unter der Telefonnummer 06131/2813-555.   Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) über unser Bewerbungsportal unter Angabe der Kennziffer 22/24 bis zum 05.01.2025. Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert.   Der Direktor des IMPP Prof. Dr. med. Jan C. Becker, MME (Bern) Rheinstraße 4 F 55116 Mainz