Sekretariats- und Assistenzkraft für die Abteilung Jugendarbeit (w/m/d)

Sekretariats- und Assistenzkraft für die Abteilung Jugendarbeit (w/m/d)

Das Amt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine

Sekretariats- und Assistenzkraft
für die Abteilung Jugendarbeit (w/m/d)

In der Abteilung Jugendarbeit arbeiten ca. 110 Kolleginnen und Kollegen, die vielfältige Angebote für Kinder, Jugendliche und Eltern anbieten und entwickeln. Dazu zählen beispielsweise - neben den Offenen Angeboten der insgesamt sieben Kinder,- und Jugend- und Stadtteilzentren inklusive der Fachstellen für Jugendinformation, Kulturelle Bildung und Medienpädagogik -  auch das Ferienangebot "Schöne Ferien" sowie die Projekte des Sachgebietes "Wiesbaden International" und der Fachstelle Unternehmenskooperation mit der über die Stadt hinaus bekannten und erfolgreichen Aktionswoche "Wiesbaden Engagiert".

Ihre Aufgaben

• Erledigen allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben, wie z. B. Bearbeiten des Postein- und Postausgangs, Erteilen von Auskünften am Telefon, Bearbeiten von Schriftverkehr, Koordinieren und Überwachen von Terminen und Fristen
• Organisieren des Geschäftsablaufs mittels Wiedervorlagen und Ablagesystem
• Unterstützen der Abteilungsleitung und des Sachgebietes ,,Offene Kinder- und Jugendarbeit" beim Ausarbeiten von z. B. Pressemitteilungen, beim Erstellen von Jahres- und Geschäftsberichten sowie beim Organisieren von Veranstaltungen
• Wahrnehmen von Recherchearbeiten
• Führen der Urlaubskarteien sowie Melden und Kontrollieren der Krank- und Gesundmeldungen aller Mitarbeitenden der Abteilung
• Übernehmen der Rolle des/r Zeitbeauftragten/in der Abteilung
• Erstellen der Dienstreiseanträge der Mitarbeitenden sowie Buchen der Dienstreisen
• Ermitteln und Sicherstellen der Bedarfe neuer Mitarbeitenden (Zugang Outlook, Einführen in Haus- und Verwaltungsbetrieb)
• Koordinieren der Fälle des Betrieblichen Eingliederungsmanagements der Abteilung
• Koordinieren und Steuern der Praktikaanfragen unter Berücksichtigung der freien Plätze und des Budgets mit Prüfen aller relevanten Unterlagen zur Beschäftigung

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. - management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann
• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Flexibilität, Belastbarkeit und Eigenständigkeit
• Freundliches, verbindliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten

Unser Angebot

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
• Bezahlung bis Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung. Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen Voraussetzungen.
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios)
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung
• Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet

Die Stelle umfasst 39 Wochenstunden und ist unbefristet zu besetzen.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Für weitere Informationen steht Ihnen Frau Herrmann (0611) 31 - 3626 gerne zur Verfügung.