Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d) für die Abteilungsleitungen

Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d) für die Abteilungsleitungen

• Organisieren des Vorzimmers der Abteilungsleitungen, inkl. Verwalten des Terminkalenders sowie Organisieren von Terminen, und deren Vor- und Nachbereitung   
  
  
• Begleiten und Unterstützen von Besprechungen, z. B. Bedienen der Videokonferenzsysteme sowie Führen der Gesprächsprotokolle
  
  
• Betreuen der Organisationspostfächer
  
  
• Arbeiten mit Projektmanagement-Tools und verschiedenen dienstlichen Applikationen
  
  
• Organisieren, Koordinieren und Abwickeln von Veranstaltungen wie z. B. Inhouse-Schulungen, Grundsteinlegungen, Spatenstichen und Richtfesten
  
  
• Ausarbeiten und redaktionelles Überarbeiten von Präsentationen nach Vorgabe 
  
  
• Wahrnehmen der Funktion einer Ansprechperson für die Mitarbeitenden der Abteilungen bei Rückfragen beispielsweise zu Dienstreisen, Fortbildungsanmeldungen, Anträgen, etc.
  
  
• Mitwirken bei der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. bei Internetauftritten des Hochbauamtes,
• Bearbeiten der dienstlichen Mobilfunkangelegenheiten, wie An- und Abmeldung, Überprüfen und Zustellen der Abrechnungen

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management sowie Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann 
  oder
  abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r

• Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil

• Sicherer Umgang mit der MS-Office Standardsoftware (Word, Excel, Outlook) sowie Fähigkeit, sich schnell in weitere fachspezifische IT-Verfahren (z. B. SAP) einarbeiten zu können

• Strukturierte Arbeitsweise

• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamorientierung

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

   

   

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, durch die Sie unmittelbar an der Gestaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden beteiligt sind und mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden, sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche und fachliche Weiterbildung sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
• Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet
• Nutzung der Vorteilsplattformen ,,corporate benefits" und ,,benefits.me" mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen