Sekretariat im Büro der Abteilungsleitung Soziales Gesundheit, Arbeit und Teilhabe (m/w/d)
Berlin, DEBezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin
Ein ganz besonderer Bezirk im Südosten Berlins, ist der Bezirk Treptow-Köpenick - zum Arbeiten, Wohnen und Erholen. Der größte, grünste und wasserreichste Bezirk Berlins hat eine lange Geschichte und Tradition. Treptow-Köpenick bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten für ein hohes Maß an Lebensqualität und verschiedene idyllische Wohngebiete in einer einzigartigen und attraktiven Wald- und Seenlandschaft.
Das Amt für Soziales sucht ab sofort, unbefristet, eine Person für das
Sekretariat im Büro der Abteilungsleitung Soziales Gesundheit, Arbeit und Teilhabe (m/w/d)
Sekretariat im Büro der Abteilungsleitung Soziales Gesundheit, Arbeit und Teilhabe (m/w/d)
Kennziffer:
3350 / 5007 5291 / 2025Entgeltgruppe:
E8 TV-LArbeitszeit:
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden bzw. vollzeitnahBewerbungsfrist:
28.04.2025Im Rahmen der zustehenden Organisationsfreiheit wurde entschieden, dass für diese Stelle eine Auswahl nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung allein unter Bewerbenden des Bezirksamtes getroffen wird, die sich bereits in einem Arbeitsverhältnis zum Land Berlin befinden.
Ihr Arbeitsgebiet umfasst:
1. Allgemeine SekretariatsaufgabenTelefon- und Auskunftsdienst; Bewertung der Bedeutung, Priorisierung
- Regelung des Besucherverkehrs und Terminplanung,- überwachung und -kontrolle; Abstimmung mit zu beteiligenden internen und externen Dritten
- Führung des elektronischen Kalenders
- Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen bzw. Veranstaltungen
- Zusammenstellung von Unterlagen für anstehende Termine
- Allgemeiner Schriftverkehr
- Erstellung von Einladungen zu Sitzungen der Bezirksstadträtin/ des Bezirksstadtrats
- Fertigung und Versand von Serienbriefen z.B. bei Einladungen
- Fertigung von unterschriftsreifem Schriftverkehr
- Internetrecherche und Materialsammlung im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung zu aktuellen Themen auf Weisung
- Empfang von Besucherinnen und Besuchern der Bezirksstadträtin/ des Bezirksstadtrats und ggf. Verweis an zuständige Abteilungen
- Umfassende Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung sowie Verteilung der Posteingänge auch im elektronischen Vorgangsbearbeitungssystem, Bewertung von Dringlichkeiten und Relevanz
- Verwaltung der gesamten Korrespondenz der Abteilungsleitung einschließlich Archivierung von Vorgängen
2. Eigenständige Themenaufbereitung und Recherche
zur Vorbereitung von Sitzungen der Abteilungsleitung insbesondere in BA-, BVV-, Ausschuss-, RdB- und BzStR-Sitzungsangelegenheiten:
- selbständige Auswertung der Tagesordnung
- Anforderung, Koordination und vollständige Zusammenstellung notwendiger Unterlagen
- Beachtung der Formvorgaben für jeweilige Sitzungen
- teilweise Protokollführung
- selbständiger Schriftwechsel einfacher Art ohne kontrollierende Begleitung
- Fertigung von unterschriftsreifem Schriftverkehr
- Internetrecherche zu verschiedenen Themen
- Vorbereitung der Tagesmappen für die Bezirksstadträtin/ den Bezirksstadtrat
Das bringen Sie mit:
- Formale Anforderungen:
Tarifbeschäftigte:
Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. Kauf-frau/Kaufmann für Büromanagement bzw. der Abschluss des Verwaltungslehrganges I sowie sonstige Beschäftige mit gleichwertigen Fähigkeiten und Kenntnissen.
Wünschenswert ist das Vorliegen einer mehrjährigen Berufserfahrung in der Berliner Verwaltung und Erfahrungen im Umgang mit politischen Gremien.
Abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bzw. zum Fachangestellten für Bürokommunikation bzw. Kauf-frau/Kaufmann für Büromanagement bzw. der Abschluss des Verwaltungslehrganges I sowie sonstige Beschäftige mit gleichwertigen Fähigkeiten und Kenntnissen.
Wünschenswert ist das Vorliegen einer mehrjährigen Berufserfahrung in der Berliner Verwaltung und Erfahrungen im Umgang mit politischen Gremien.
Die vollständigen fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte der Anlage unter "Weitere Informationen". Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und bildet die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil abzuspeichern, da es nach dem Ablauf der Bewerbungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.
Darauf können Sie sich freuen:
- eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, moderne Arbeitsplätze im Südosten der Stadt.
- gute Verkehrsanbindung
- eine adäquate Einarbeitung durch motivierte Kolleginnen und Kollegen.
- die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung, einschließlich Personalentwicklung und Wissenstransfer nutzen.
- die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
- ein Betriebliches Gesundheitsmanagement, dessen Angebote (wie z.B. vielfältige sportliche Aktivitäten) Ihre Gesundheit erhalten und fördern sollen, sowie u. a. eine kostenlose externe Sozialberatung.
- ein kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung, in der wir uns u. a. besonders für Chancengerechtigkeit einsetzen.
- Hauptstadtzulage, vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg, 30 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), zusätzlich am 24.12. und 31.12. frei, jährliche Sonderzahlung und Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte.
Ist Ihr Interesse geweckt?
Eingehende Bewerbungen werden vorzugsweise ONLINE im Karriereportal entgegengenommen. Bitte nutzen Sie dafür den Button "Jetzt bewerben!". Alternativ werden auch Bewerbungen per E-Mail (bewerbung@ba-tk.berlin.de) berücksichtigt.
Bitte beachten Sie dabei die zulässige maximale Dateigröße Ihrer Anlagen von 15.00 MB (bei Office-Anlagen ausschließlich in den aktuellen Dateiformaten .docx, .pptx, .xlsx etc.)
Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei:
Eine Übersendung eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich. Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen nur persönlich abgeholt bzw. per Fachpost oder Freiumschlag zurückgesandt werden.
Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt werden können.
Ansprechpartner/in für Ihre Fragen:
organisatorisch: Herr Haberland / E-Mail: Bewerbungsbüro@ba-tk.berlin.de / Tel. 030 90297 3459
fachlich: Herr Drewelow / Drewelow.SOZ@ba-tk.berlin.de / 030 90297 6322
Eingehende Bewerbungen werden vorzugsweise ONLINE im Karriereportal entgegengenommen. Bitte nutzen Sie dafür den Button "Jetzt bewerben!". Alternativ werden auch Bewerbungen per E-Mail (bewerbung@ba-tk.berlin.de) berücksichtigt.
Bitte beachten Sie dabei die zulässige maximale Dateigröße Ihrer Anlagen von 15.00 MB (bei Office-Anlagen ausschließlich in den aktuellen Dateiformaten .docx, .pptx, .xlsx etc.)
Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei:
- ein aussagekräftiges Bewerbungsschreiben,
- einen tabellarischen Lebenslauf mit Tätigkeitsübersicht,
- Nachweis über Ausbildungs- bzw. Studienabschluss,
- die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (einen entsprechenden Vordruck finden Sie hier),
- eine Kopie einer aktuellen dienstlichen Beurteilung bzw. ein aktuelles Arbeitszeugnis (nicht älter als zwei Jahre),
- bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen bitten wir, um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter https://www.kmk.org/zab/
Eine Übersendung eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich. Aus Kostengründen können Bewerbungsunterlagen nur persönlich abgeholt bzw. per Fachpost oder Freiumschlag zurückgesandt werden.
Bitte beachten Sie, dass nur vollständige Bewerbungen berücksichtigt werden können.
Ansprechpartner/in für Ihre Fragen:
organisatorisch: Herr Haberland / E-Mail: Bewerbungsbüro@ba-tk.berlin.de / Tel. 030 90297 3459
fachlich: Herr Drewelow / Drewelow.SOZ@ba-tk.berlin.de / 030 90297 6322
Allgemeine Hinweise:
Das Bezirksamt Treptow-Köpenick ist sehr daran interessiert, bei seinen Beschäftigten die Vielfalt unserer Gesellschaft abzubilden. Deshalb freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung, unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters sowie Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und/oder Lebensform.Anerkannt Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung von Menschen mit Migrationsgeschichte ist ausdrücklich erwünscht.
Dienstort:
Hans-Schmidt-Straße 18
12489 Berlin
Personalüberhangkräfte sind aufgefordert, sich im Rahmen dieser Ausschreibung selbst zu bewerben.
Während der Bewerbungsphase findet die Kommunikation in der Regel per E-Mail statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.
Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen (Fahrtkosten o.ä.), können nicht erstattet werden.
Die Bewerbungsdatenverarbeitung erfolgt mit Hilfe von rexx-systems. Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber elektronisch gespeichert und verarbeitet [gem. § 6 BlnDSG]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Weiterführende Links:
>> Welche Vorteile hat es, beim Bezirksamt Treptow-Köpenick zu arbeiten? (Film)
>> Hinweise zum Datenschutz
>> Informationen zur Dienststelle
>> Informationen zur Berliner Verwaltung
>> FAQ
