Als größte Stadt am linken Niederrhein geben wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. 44 Stadtteile mit lebenswerten Quartieren prägen die Stadt auf vielfältige Weise. Rund 150 verschiedene Nationalitäten leben heute in unserer Stadt zusammen. Ihr Charakter ist geprägt durch urbanes Flair in grüner Umgebung - nicht umsonst nennt man die Stadt mit ihren zahlreichen Parks und Grünanlagen auch "Großstadt im Grünen". Mönchengladbach ist Hochschulstandort, verfügt über eine vielfältige Schullandschaft und ein breit gefächertes kulturelles Leben. Florierende Unternehmen und eine grüne Umgebung mit Parks und Radwegen bieten die ideale Kulisse für ein ausgewogenes städtisches Leben.
Die Stadt Mönchengladbach sucht für den Fachbereich Schule und Sport zum frühestmöglichen Termin eine*n
Schulsekretär*in am Gymnasium Odenkirchen im Zeitvertrag
Die Besetzung erfolgt im Rahmen einer befristeten Krankheitsvertretung der originären Stelleninhaberin, zunächst maximal für sechs Monate.
Der Stundenbedarf für die Schulsekretariate wird jährlich auf Grundlage der Schülerzahlen überprüft. Für das Schuljahr 2024/2025 beträgt die regelmäßige Arbeitszeit wöchentlich 25,0 Stunden.
Ihre Aufgaben und Verantwortung:
Alle in einem Schulsekretariat anfallenden Büro- und Schreibarbeiten wie z.B.
- Telefondienst, Terminabsprachen, Postbearbeitung
- Mitwirken bei Bestellungen und Materialverwaltung, Inventarisierung
- Überwachung der Haushaltsmittel, Rechnungswesen
- Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation
- Anmeldeverfahren, Mitarbeit bei der Schülerdatei (Programm SCHILD)
- Mitarbeit bei Schülerangelegenheiten, z.B. Erstellung von Meldungen, Elternbriefen, Zeugnisabschriften
Ihr Profil:
Sie verfügen über
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürogehilfin/Bürogehilfe oder vergleichbarem Abschluss wie Rechtsanwaltsgehilfin/Rechtsanwaltsgehilfe, Notargehilfin/Notargehilfe oder geprüfte*r Sekretär*in alternativ eine vergleichbare Ausbildung
- eine gut ausgeprägte Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
- Soziale Kompetenz
- Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz
Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise Folgendes mit:
- sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten*
Besonderer Wert wird auf gute Kenntnisse in dem Programm ,,Word" bei der Gestaltung von Briefen und Serienbriefen gelegt.
- Erfahrung als Sekretariatskraft in einem Schulbüro und im Umgang mit Schulverwaltungssystemen (z.B. Schild)
Sollten diese Kenntnisse nicht vorhanden sein, wird die Bereitschaft erwartet, diese kurzfristig zu erwerben.
Wir bieten Ihnen:
- einen Einstieg in den öffentlichen Dienst im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses.
- eine faire Vergütung gemäß des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst für den Bereich Verwaltung (TVöD-V) nach Entgeltgruppe E 7
- ein flexibles, familienfreundliches Gleitzeitsystem
- einen Einsatz innerhalb der Stadt Mönchengladbach am Gymnasium Odenkirchen
- Beiträge zu einer zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenversorgung des öffentlichen Dienstes bei Beschäftigten
- ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- eine Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- Corporate und Prime Benefits sowie ein vergünstigtes Deutschland-Ticket
Hinweise:
Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u.a. über qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein.
Die regelmäßige Wochenarbeitszeit verteilt sich wie folgt auf vier Arbeitstage:
Ihre Aufgaben und Verantwortung:
Alle in einem Schulsekretariat anfallenden Büro- und Schreibarbeiten wie z.B.- Telefondienst, Terminabsprachen, Postbearbeitung
- Mitwirken bei Bestellungen und Materialverwaltung, Inventarisierung
- Überwachung der Haushaltsmittel, Rechnungswesen
- Unterstützung der Schulleitung bei Aufgaben der Schulorganisation
- Anmeldeverfahren, Mitarbeit bei der Schülerdatei (Programm SCHILD)
- Mitarbeit bei Schülerangelegenheiten, z.B. Erstellung von Meldungen, Elternbriefen, Zeugnisabschriften
Ihr Profil:
Sie verfügen über
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürogehilfin/Bürogehilfe oder vergleichbarem Abschluss wie Rechtsanwaltsgehilfin/Rechtsanwaltsgehilfe, Notargehilfin/Notargehilfe oder geprüfte*r Sekretär*in alternativ eine vergleichbare Ausbildung
- eine gut ausgeprägte Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
- Soziale Kompetenz
- Gleichstellungs- und Vielfaltskompetenz
Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise Folgendes mit:
- sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten*
Besonderer Wert wird auf gute Kenntnisse in dem Programm ,,Word" bei der Gestaltung von Briefen und Serienbriefen gelegt. - Erfahrung als Sekretariatskraft in einem Schulbüro und im Umgang mit Schulverwaltungssystemen (z.B. Schild)
Sollten diese Kenntnisse nicht vorhanden sein, wird die Bereitschaft erwartet, diese kurzfristig zu erwerben.
| Wochentag | Arbeitszeit | Stunden |
| Montag | 07:30 - 14:30 Uhr | 7,0 |
| Dienstag | 07:30 - 13:30 Uhr | 6,0 |
| Mittwoch | 07:30 - 13:30 Uhr | 6,0 |
| Donnerstag | 07:30 - 13:30 Uhr | 6,0 |
Der Urlaub ist grundsätzlich in den Schulferien zu nehmen.
Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind Bestandteile der gelebten Personalpolitik der Stadtverwaltung Mönchengladbach. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.
Als Ansprechpartner steht Ihnen für fachliche Fragen Herr Echtner (Tel. 02161 25-53725) im Fachbereich Schule und Sport zur Verfügung. Alle sonstigen Fragen beantwortet Ihnen im Fachbereich Personalmanagement gerne Frau Nellen (Tel. 02161 25-3041).
Weitere Informationen zum Fachbereich Schule und Sport finden Sie hier.
Interessantes und Wissenswertes über die Stadt Mönchengladbach und die Stadtverwaltung finden Sie im Internet unter www.moenchengladbach.de.
Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden, bewerben Sie sich bitte unter der Kennziffer 40.21-2050 und Beifügung der üblichen Unterlagen bis spätestens zum 24.10.2024.
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