Die Berliner Verwaltung ist die größte Arbeitgeberin in der Region. Rund 120.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.
Das Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten ist eine der jüngsten Behörden der Berliner Verwaltung. Es wurde 2016 als Folge des großen Zuzugs von geflüchteten Menschen aus aller Welt gegründet. Aktuell sind bei uns rund 600 Beschäftigte in unterschiedlichen Bereichen tätig. Wir begleiten Asylsuchende bei ihren ersten Schritten in Berlin und sind zuständig für ihre soziale Absicherung, medizinische Versorgung und angemessene Unterbringung. Wir planen und verwalten knapp 100 Unterkünfte für Geflüchtete in ganz Berlin und sorgen dort in Kooperation mit den Betreibern für gute bauliche und soziale Standards. Wenn Sie eine Aufgabe mit hoher gesellschaftlicher Relevanz suchen und interkulturell arbeiten möchten, dann sind Sie bei uns genau richtig!
Das Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten sucht ab sofort für eine unbefristete Stelle:
Sachgebietsleitung (w/m/d) Facility Management und FM Projekte
Kennziffer: ZS 23/2024
Entgeltgruppe: EG 10 TV-L (Bewertungsvermutung)
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (vollzeitnahe Teilzeit ist ggf. möglich)
Bewerbungsfrist: 08.04.2025
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
Führungsaufgaben
Aufgabenstrukturierung
o Erstellung und Weiterentwicklung der Anforderungsprofile und BAK im Sachgebietsbereich im Zusammenwirken mit der Gruppen- und
Referatsleitung
o Abstimmung der Sachgebietsziele mit der Gruppen- und Referatsleitung
Personalführung
o Personaleinsatz, Abschluss von Zielvereinbarungen für nachgeordnete Beschäftigte im Zusam-menwirken mit der Gruppen- und Referatsleitung
o Qualitätssicherung (Zielerreichung, Prozesse, einheitliche Rechtsanwendung)
o Führen der Personalgespräche, dienstliche Beurteilungen
o Wahrung der dienst- und tarifrechtlichen Bestimmungen und der Fürsorgepflicht
Personalentwicklung
o Maßnahmen der Personalentwicklung für die Mitarbeiter/innen im Zusammenwirken mit der Gruppen- und Referatsleitung abstimmen
o Fortbildungsbedarfe identifizieren und erfüllen
Fachliche Aufgaben Sachgebietsleitung Facility Management
Organisatorische Führung des Sachgebietes Facility Management mit den Teilbereichen Interner Service und Liegenschafts- und Umzugsmanagement unter Berücksichtigung der Leitlinien und grundsätzlichen Vorgaben der Gruppen- und Referatsleitung:
o kontinuierliche Prozessanalyse und Prozessoptimierung innerhalb des Sachgebiets; Organisa-tion und Umsetzung von Arbeitsabläufen; Erarbeitung
von Arbeitsmethoden zur optimalen Auf-gabenerfüllung unter Berücksichtigung der tarifvertraglichen und beamtenrechtlichen Bestim-mungen;
Einweisung und Anleitung der Mitarbeiter*innen; Qualitätssicherung
o Mitwirkung bei der Standardisierung, Optimierung und Erweiterung des derzeitigen Service-Angebots
o Mitwirkung bei der Erstellung einer Service-Strategie, von Service-Vereinbarungen sowie von Richtlinien und von Handlungsanweisungen
o Mitwirkung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rahmen des Facility Manage-ments
o Mitwirkung bei der Optimierung des internen und externen Schnittstellenmanagements
o Aufsetzen eines internen Berichtswesens mit Kennzahlenmodell, Zuarbeit zum Berichtwesen und externen Anfragen
Campus-, Gebäude- und Flächenmanagement:
o Mitwirkung bei der Erstellung von Flächenbedarfsanalysen, -plänen und von Flächenbilanzen sowie HA-Vorlagen
o Operative Steuerung von externen Dienstleistern im Zusammenwirken mit der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
o Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten mit Blick auf eine optimale Flächennutzung und Arbeitsplatz-Gestaltung in bestehenden Dienstgebäuden
unter Berücksichtigung der ein-schlägigen Gesetze, Rechtsverordnungen, Verwaltungsvorschriften und technischer Normen sowie die Erarbeitung
entsprechender Vorschläge
o Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung, Planung, Organisation und Durchführung von Stand-ortbetreuungsmodellen von zwei-vier Liegenschaften, inkl.
Campusmanagement des Ankunfts-zentrums für geflüchtete Menschen in Reinickendorf
o Kontinuierliche Datenpflege für Räume, Gebäude und Liegenschaften (Raumbücher, Bele-gungspläne, Leit- und Beschilderungssysteme)
o Kontinuierliches Hinwirken auf Barrierefreiheit in allen Dienstgebäuden
o Eigenverantwortliche Betreuung von kleineren baulichen Anpassungen und Instandhaltungsar-beiten im Zusammenwirken mit der BIM GmbH
o Eigenverantwortliche Leitung von kleineren und mittelgroßen Umzugsprojekten, Mitwirkungen bei Standortertüchtigungen und Bezug neuer
Liegenschaften
o Koordination von Serviceanfragen und Verantwortung des Beschwerdemanagements und der Schäden- und Mängelbehebung durch Vertragspartner
oder Fachfirmen
o Mitwirkung bei der Einführung eines Ticketsystems; Übernahme der IT-Key-User-Funktion
o Besucher- und Dienstleisterkoordination in Abstimmung mit den Sicherheitsdienstleistern an den jeweiligen Standorten
o Funktion als zentraler Ansprechpartner für Kooperationspartner und in den Liegenschaften an-sässigen Dienstleistern mit Blick auf die infrastrukturelle
Ausstattung und Betreuung
Beschaffung, Mittelbewirtschaftung, Lagerverwaltung:
o Mitwirkung bei der Veranschlagung von Haushaltsmittel und Mittelbewirtschaftung gem. den haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen des Landes
Berlin; Durchführung von Wirtschaft-lichkeitsberechnungen
o Optimierung, Standardisierung und Kontrolle der rechtskonformen Prozesse für die Beschaf-fung von Büromaterial, Ausstattungs- und sonstigem
Geschäftsbedarf
o Fachliche Vorbereitung von und Mitwirkung bei Vergabeverfahren
o Aufsetzen einer IT-gestützten Lagerverwaltung für Büromaterial und Geschäftsausstattung (Möbelpool); Inventarisierung von Anlage- und
Gebrauchsgütern (Möbelinventar) im Zusam-menwirken mit ZS C 2 (IT) sowie Durchführung regelmäßiger oder anlassbezogener Inventuren im
Zusammenwirken mit dem Haushaltsreferat
Operative Steuerung interner Service-Angebote und infrastruktureller Aufgaben im Rahmen des Fa-cility Managements, u. a.:
o Kurier- und Postdienstleistungen
o interner Hausmeisterservice sowie regelmäßige und anlassbezogene Elektroprüfung ortsverän-derlicher Betriebsmittel
o Verwaltung und Betreuung der Gemeinschaftsflächen und -räume (Eltern-Kind-Büro, Gesund-heitsräume, etc.)
o Mitwirkung im Veranstaltungsmanagement im Zusammenwirken mit ÖA u.a. (Besprechungs-raumverwaltung, -vorbereitung)
Aufgabenschwerpunkte (optional):
ggf. Rufbereitschaftseinsatz
Entgeltgruppe: EG 10 TV-L (Bewertungsvermutung)
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (vollzeitnahe Teilzeit ist ggf. möglich)
Bewerbungsfrist: 08.04.2025
Ihr Aufgabengebiet umfasst:
Führungsaufgaben
Aufgabenstrukturierung
o Erstellung und Weiterentwicklung der Anforderungsprofile und BAK im Sachgebietsbereich im Zusammenwirken mit der Gruppen- und
Referatsleitung
o Abstimmung der Sachgebietsziele mit der Gruppen- und Referatsleitung
Personalführung
o Personaleinsatz, Abschluss von Zielvereinbarungen für nachgeordnete Beschäftigte im Zusam-menwirken mit der Gruppen- und Referatsleitung
o Qualitätssicherung (Zielerreichung, Prozesse, einheitliche Rechtsanwendung)
o Führen der Personalgespräche, dienstliche Beurteilungen
o Wahrung der dienst- und tarifrechtlichen Bestimmungen und der Fürsorgepflicht
Personalentwicklung
o Maßnahmen der Personalentwicklung für die Mitarbeiter/innen im Zusammenwirken mit der Gruppen- und Referatsleitung abstimmen
o Fortbildungsbedarfe identifizieren und erfüllen
Fachliche Aufgaben Sachgebietsleitung Facility Management
Organisatorische Führung des Sachgebietes Facility Management mit den Teilbereichen Interner Service und Liegenschafts- und Umzugsmanagement unter Berücksichtigung der Leitlinien und grundsätzlichen Vorgaben der Gruppen- und Referatsleitung:
o kontinuierliche Prozessanalyse und Prozessoptimierung innerhalb des Sachgebiets; Organisa-tion und Umsetzung von Arbeitsabläufen; Erarbeitung
von Arbeitsmethoden zur optimalen Auf-gabenerfüllung unter Berücksichtigung der tarifvertraglichen und beamtenrechtlichen Bestim-mungen;
Einweisung und Anleitung der Mitarbeiter*innen; Qualitätssicherung
o Mitwirkung bei der Standardisierung, Optimierung und Erweiterung des derzeitigen Service-Angebots
o Mitwirkung bei der Erstellung einer Service-Strategie, von Service-Vereinbarungen sowie von Richtlinien und von Handlungsanweisungen
o Mitwirkung bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rahmen des Facility Manage-ments
o Mitwirkung bei der Optimierung des internen und externen Schnittstellenmanagements
o Aufsetzen eines internen Berichtswesens mit Kennzahlenmodell, Zuarbeit zum Berichtwesen und externen Anfragen
Campus-, Gebäude- und Flächenmanagement:
o Mitwirkung bei der Erstellung von Flächenbedarfsanalysen, -plänen und von Flächenbilanzen sowie HA-Vorlagen
o Operative Steuerung von externen Dienstleistern im Zusammenwirken mit der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
o Beratung der Führungskräfte und Beschäftigten mit Blick auf eine optimale Flächennutzung und Arbeitsplatz-Gestaltung in bestehenden Dienstgebäuden
unter Berücksichtigung der ein-schlägigen Gesetze, Rechtsverordnungen, Verwaltungsvorschriften und technischer Normen sowie die Erarbeitung
entsprechender Vorschläge
o Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung, Planung, Organisation und Durchführung von Stand-ortbetreuungsmodellen von zwei-vier Liegenschaften, inkl.
Campusmanagement des Ankunfts-zentrums für geflüchtete Menschen in Reinickendorf
o Kontinuierliche Datenpflege für Räume, Gebäude und Liegenschaften (Raumbücher, Bele-gungspläne, Leit- und Beschilderungssysteme)
o Kontinuierliches Hinwirken auf Barrierefreiheit in allen Dienstgebäuden
o Eigenverantwortliche Betreuung von kleineren baulichen Anpassungen und Instandhaltungsar-beiten im Zusammenwirken mit der BIM GmbH
o Eigenverantwortliche Leitung von kleineren und mittelgroßen Umzugsprojekten, Mitwirkungen bei Standortertüchtigungen und Bezug neuer
Liegenschaften
o Koordination von Serviceanfragen und Verantwortung des Beschwerdemanagements und der Schäden- und Mängelbehebung durch Vertragspartner
oder Fachfirmen
o Mitwirkung bei der Einführung eines Ticketsystems; Übernahme der IT-Key-User-Funktion
o Besucher- und Dienstleisterkoordination in Abstimmung mit den Sicherheitsdienstleistern an den jeweiligen Standorten
o Funktion als zentraler Ansprechpartner für Kooperationspartner und in den Liegenschaften an-sässigen Dienstleistern mit Blick auf die infrastrukturelle
Ausstattung und Betreuung
Beschaffung, Mittelbewirtschaftung, Lagerverwaltung:
o Mitwirkung bei der Veranschlagung von Haushaltsmittel und Mittelbewirtschaftung gem. den haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen des Landes
Berlin; Durchführung von Wirtschaft-lichkeitsberechnungen
o Optimierung, Standardisierung und Kontrolle der rechtskonformen Prozesse für die Beschaf-fung von Büromaterial, Ausstattungs- und sonstigem
Geschäftsbedarf
o Fachliche Vorbereitung von und Mitwirkung bei Vergabeverfahren
o Aufsetzen einer IT-gestützten Lagerverwaltung für Büromaterial und Geschäftsausstattung (Möbelpool); Inventarisierung von Anlage- und
Gebrauchsgütern (Möbelinventar) im Zusam-menwirken mit ZS C 2 (IT) sowie Durchführung regelmäßiger oder anlassbezogener Inventuren im
Zusammenwirken mit dem Haushaltsreferat
Operative Steuerung interner Service-Angebote und infrastruktureller Aufgaben im Rahmen des Fa-cility Managements, u. a.:
o Kurier- und Postdienstleistungen
o interner Hausmeisterservice sowie regelmäßige und anlassbezogene Elektroprüfung ortsverän-derlicher Betriebsmittel
o Verwaltung und Betreuung der Gemeinschaftsflächen und -räume (Eltern-Kind-Büro, Gesund-heitsräume, etc.)
o Mitwirkung im Veranstaltungsmanagement im Zusammenwirken mit ÖA u.a. (Besprechungs-raumverwaltung, -vorbereitung)
Aufgabenschwerpunkte (optional):
ggf. Rufbereitschaftseinsatz
Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und kann im beigefügten PDF unter "Weitere Informationen" eingesehen werden.
Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen die Stelle erfordert. Es ist die Grundlage für die Auswahlentscheidung.
Die Stellenausschreibung sowie das Anforderungsprofil sind nach Ende der Bewerbungsfrist nicht mehr sicht- und abrufbar. Es wird daher empfohlen, diese bei Bedarf zu speichern.
Sie haben...
als (Tarif-) Beschäftigte*r:
abgeschlossenes Hochschulstudium (Abschluss: Bachelor oder Diplom/FH) im Hauptfach Öffentliche Verwaltung, Betriebswirtschaftslehre, Immobilien- und Facility-Management
oder
oder
abgeschlossener Verwaltungslehrgang II
oder
Gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen
(ergeben sich u.a. aus beamten- und tarifrechtlichen Vorschriften)
Weitere Anforderungen:
oder
Gleichwertige Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen
(ergeben sich u.a. aus beamten- und tarifrechtlichen Vorschriften)
Weitere Anforderungen:
Mehrjährige/Langjährige einschlägige Berufserfahrung im Facility Management im Umfeld der öffentlichen Verwaltung
Wir bieten...
eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt
Berlin mitgestalten können.
die Möglichkeit, Ihre Hard und Soft Skills weiterzuentwickeln, indem Sie unser vielfältiges Angebot an Weiterbildungen, Seminaren und Coachings nutzen.
beste Voraussetzungen für eine ausgewogene Work-Life-Balance, durch das Angebot von verschiedensten Teilzeitmodellen und abhängig vom Arbeitsgebiet gleitender Arbeitszeit und auch Homeoffice.
betriebliches Gesundheitsmanagement mit Beratungsangeboten und Aktivitäten zur Prävention und Wiedereingliederung nach Krankheit.
ein Arbeitsumfeld, in dem Toleranz und Vielfalt gelebt werden, was wir mit unserem Beitritt zur Charta der Vielfalt aktiv fördern.
Klare Strukturen und zugleich Raum, innovative Wege zu gehen, wofür wir 2021 zum Thema ,,agile Transformation" mit dem Berliner Verwaltungspreis in der Kategorie Personalmanagement ausgezeichnet wurden.
 ein vergünstigtes BVG -Firmenticket mit Hauptstadtzulage. |
 einen vorteilhaften Zugang zum Berliner Wohnungsmarkt durch unseren Kooperationsvertrag mit ,,Berlinovo Apartment" im Rahmen ,,Beschäftigtenwohnen". |
Ansprechpersonen für Ihre Fragen:
Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte,
bezogen auf das Bewerbungsverfahren, an Frau Pahlke, Tel.: 030 90225 1013
bezogen auf das Arbeitsgebiet, an Frau Merkel, Tel.: 030 90225 2610
Bewerbungsprozess:
Sie fühlen sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bewerben Sie sich bitte innerhalb der angegebenen Frist mit Klick auf den untenstehenden Button "Jetzt bewerben!" über das Karriereportal der Berliner Verwaltung. Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber*innen elektronisch gespeichert und verarbeitet [gem. § 6 BlnDSG]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Wir erwarten mindestens eine kompetente Verwendung der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen. (We expect at least a competent use of the German language corresponding to level C1 of the Common European Framework of Reference for Languages).
Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden können.
Erforderliche Bewerbungsunterlagen:
o ein aussagekräftiges Motivationsschreiben (mit vollständiger Anschrift, Angabe der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse)
o einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
o Nachweis über die berufliche Qualifikation (Ausbildungs- oder Studienabschluss, ggf. Fortbildungen)
o ggf. Anerkennungsbescheid bei ausländischen Bildungsabschlüssen
o sofern Sie bereits im Öffentlichen Dienst tätig sind bzw. waren: eine Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht
o eine dienstliche Beurteilung bzw. ein Arbeitszeugnis (nicht älter als 2 Jahre)
Ohne die Einreichung eines Zeugnisses bzw. einer dienstlichen Beurteilung kann nicht sichergestellt werden, dass die Bewerbung im weiteren Auswahlprozess berücksichtigt werden kann. Sollte eine entsprechende Beurteilung oder ein entsprechendes Zeugnis nicht vorliegen, leiten Sie bitte deren bzw. dessen Erstellung ein und weisen Sie hierauf in Ihrem Motivationsschreiben hin.
Qualifikationen, Bildungsabschlüsse, Grad der Behinderung oder Berufserfahrungen können nur dann Berücksichtigung finden, soweit diese auch mit Nachweisen belegt werden; unabhängig von der Abforderung einer Personalakte durch die ausschreibende Dienststelle.
Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf eine vorhandene Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung hin. Die Personalauswahl erfolgt mit Hilfe eines teilstrukturierten Interviews. Kosten, die den Bewerber*innen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden. Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen sowohl eine Mobilfunknummer als auch eine E-Mailadresse bei, so dass eine Einladung zu Vorstellungsgesprächen kurzfristig erfolgen kann, sofern Sie dem engeren Bewerberkreis zugeordnet werden.
Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf eine vorhandene Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung hin. Die Personalauswahl erfolgt mit Hilfe eines teilstrukturierten Interviews. Kosten, die den Bewerber*innen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden. Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen sowohl eine Mobilfunknummer als auch eine E-Mailadresse bei, so dass eine Einladung zu Vorstellungsgesprächen kurzfristig erfolgen kann, sofern Sie dem engeren Bewerberkreis zugeordnet werden.
Bei Bildungsabschlüssen, die nicht in der Bundesrepublik Deutschland oder die innerhalb der Europäischen Union vor der Bologna-Reform erlangt wurden, ist die Gleichwertigkeit zu einem deutschen Abschluss nachzuweisen.
Weitere Informationen erhalten Sie unter: Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache bzw. in deutscher Übersetzung einzureichen.
Hinweise:
Wir haben uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir möchten deshalb alle Frauen, die die Voraussetzungen der Stellenausschreibung erfüllen, ermuntern sich zu bewerben. Das LAF weist hiermit ausdrücklich auf den Frauenförderplan hin und prüft bei zu besetzenden Führungspositionen die Unterrepräsentanz von Frauen. Bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz werden Bewerbungen von Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Menschen mit einer Schwerbehinderung oder diesen gleichgestellten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter: http://www.berlin.de/laf
Weitere Informationen zur Berliner Verwaltung unter: www.berlin.de/karriereportal
