Sachbearbeitung Finanzen und Mittelbewirtschaftung für den Einzelplan 36 (m/w/d)

Berlin, DE
Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie! Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: ,,Wir machen Mitte!"

Das Amt für Weiterbildung und Kultur umfasst die Fachbereiche Volkshochschule, Musikschule, Bibliotheken und den Fachbereich Kunst, Kultur und Geschichte. Engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um Fachaufgaben und um die Gestaltung von administrativen Aufgaben an Standorten im Wedding, Gesundbrunnen, Moabit, Tiergarten und Alt-Mitte. Hier erwartet Sie ein kreatives und aufgeschlossenes Umfeld, in dem auf einen wertschätzenden und respektvollen Umgang genauso wertgelegt wird wie auf familienfreundliche Arbeitszeiten. Zahlreiche Fortbildungsveranstaltungen ermöglichen Ihnen die Weiterentwicklung Ihrer Laufbahn im Land Berlin. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.



Das Amt für Weiterbildung und Kultur im Bezirksamt Mitte sucht ab sofort unbefristet eine/n Mitarbeiter*in als

Sachbearbeitung Finanzen und Mittelbewirtschaftung für den Einzelplan 36 (m/w/d)                              

Kennziffer: 61/2025
Bewerbungsfrist: 23.04.2025


Entgeltgruppe: E 9a TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
 


Ihr Arbeitsgebiet umfasst:


1. Beschaffungen von Liefer- und Dienstleistungen
1.1. Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
  • Vorprüfung der Anträge, insbesondere auf Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit·        
  • Prüfung der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln
  • ggf. Anweisung an den Bedarfsträger, den Bedarf zu konkretisieren, hinreichend zu begründen
  • ggf. Beratung des Bedarfsträgers bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung
  • Schätzung des Auftragswertes, ggf. Einholen von Preisinformationen / Orientierungsangeboten, Marktrecherche
  • Entscheidung über die Beschaffung und den Beschaffungsweg ggf. in Abstimmung mit dem Bedarfsträger/Fachbereiche (Vergabeart)
 
1.2. aus dem Sammelbestellverfahren (SBV) des Landes Berlin:
  • Beschaffungen aus den Warengruppen Erste Hilfe Artikel und Sanitätsbedarf, Büromaterialien und Schulbedarf, Betriebseinrichtungen, Büromobiliar, Stühle, Kalender, Arbeitsplatz-, Steh- und Lupenleuchten, Lampen (Leuchtmittel), Arbeitssicherheit, Elektro- Klein- und Großgeräte
 
1.3.  Freihändige Vergaben (Verhandlungsvergaben) von Liefer- und Dienstleistungen:
  • Beauftragung von Lieferleistungen von Büromaterialien, Büromöbeln und sonstigen Ausstattungsgegenständen, Arbeitsschutz-ausstattungen, Pandemie-Schutzartikel, repräsentative und Sonderausstattungen von Büromaterialien, Büromöbeln und sonstigen Ausstattungs- und Ausrüstungsgegenständen für die unterschiedlichen Einrichtungen des Amtes für Weiterbildung und Kultur, elektronische Geräte  
  • Zur Unterstützung der IT-Stelle auch Beschaffung von Präsentationstechnik für Besprechungsräume, Webcams u.a. Hardware (soweit dies nicht von FM bezogen wird)
  • Beauftragung von Dienstleistungen
  • Prüfung der für die Verhandlungsvergabe einschlägigen Tatbestandsmerkmale, Prüfung von Alleinstellungsmerkmalen und Abweichungen vom Gebot der Produktneutralität
  • Suche von geeigneten Anbietern in Firmenübersicht, Katalogen und im Internet
  • ggf. Fertigung einer umfassenden, eindeutigen und erschöpfen-den Vergabeunterlage, ggf. in Abstimmung mit dem Bedarfsträger/Fachbereiche
  • Prüfung und Festlegung der einschlägigen Vertragsbedingungen
  • Einholen von Angeboten und erforderlichen Eigenerklärungen der Anbieterinnen und Anbieter
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
  • Erteilung des Zuschlags an fachkundigen, leistungsfähigen und zuverlässigen Anbieter
  • Fertigung einer Dokumentation über die Vergabe
  • Fertigung eines Bestellscheins oder eines Vertrages und Übersendung an den Anbieter

2. Sachbearbeitung Spenden:
  • Prüfung und Plausibilitätskontrolle der Spendenanträge
  • Abstimmung mit den Fachbereichen über Spendenherkunft und mögliche Folgekosten bei Sachspenden. Kontrolle des Zahlungseingangs
  • Erstellen der Spendenbescheinigung und Anschreiben
 
3. Steuerangelegenheiten:
  • Fertigen und Abgabe der Steuererklärung für die Fachbereiche des Amtes für Weiterbildung und Kultur (Betrieb gewerblicher Art)
  • Zukünftig die Angelegenheiten des § 2b Umsatzsteuergesetz


Sie haben...

...als Tarifbeschäftigte*r (m/w/d):
  • Abschluss der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten / zum Verwaltungsfachangestellten, zur Kauffrau / zum Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbaren Ausbildungsberufen
  • Es kommen auch Beschäftigte mit einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder vergleichbarer Qualifizierung in Betracht


Wir bieten...

  • eine Beschäftigung bei einem zuverlässigen und sicheren Arbeitgeber
  • abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung
  • ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, für das wir mit dem Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert wurden und eine gute Work-Life-Balance (durch zeitliche Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten, Einstieg in mobile Arbeit, Angebot von Telearbeitsplätzen)
  • aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
  • umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten (wie Fachfortbildungen, Sprachkurse, Coachings, Hospitationen) und ein individuelles Wissensmanagement
  • die Möglichkeit eines Auslandsaufenthaltes zum Austausch mit europäischen Verwaltungen
  • eine betriebliche Altersvorsorge
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr
  • eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung
Sie finden sich im Profil wieder?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button ,,Jetzt bewerben"!

 
Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei: 
  • ein aussagekräftiges Bewerbungsschreiben,
  • einen tabellarischen Lebenslauf mit Tätigkeitsübersicht,
  • Nachweis über Ausbildungs- bzw. Studienabschluss,
  • eine Kopie einer aktuellen dienstlichen Beurteilung bzw. ein aktuelles Arbeitszeugnis (nicht älter als zwei Jahre) oder Zwischenzeugnis*
  • ggf. die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte bei Beschäftigten im öffentlichen Dienst unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (einen entsprechenden Vordruck finden Sie hier unter ,,Welche Bewerbungsunterlagen werden benötigt?"),
  • bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüssen bitten wir, um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter https://www.kmk.org/zab/
  • ggf. Schwerbehindertenausweis / Nachweis einer Gleichstellung

*Wir können verstehen, dass es unangenehm sein kann, den aktuellen Arbeitgeber um ein Arbeitszeugnis zu bitten. Da ein aktuelles Zeugnis jedoch Bestandteil des Auswahlprozesses ist, wird es benötigt, um Sie bei Erfüllung der formalen Voraussetzungen im weiteren Auswahlverfahren berücksichtigen zu können. Wir bitten um Ihr Verständnis.

Falls nicht alle benötigten Unterlagen beigefügt sind, können wir Ihre Bewerbung leider nicht berücksichtigen.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Berliner Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, insbesondere für Führungspositionen.  Das Bezirksamt Mitte orientiert sich am Frauenförderplan und setzt aktiv hier genannte sowie weitere Maßnahmen um. 

Wir schätzen die Vielfalt in unseren Teams und begrüßen daher alle Bewerbungen von Personen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, verschiedener sexueller und geschlechtlicher Identität(en), sozialen, ethnischen und religiösen Zugehörigkeiten sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten.


Die vollständige und für die Auswahl verbindliche Stellenausschreibung (inkl. Anforderungsprofil) finden Sie am Ende dieser Seite als verlinkte PDF-Datei unter ,,Weitere Informationen"!

Zusätzliche Informationen erhalten Sie auf dem Karriereportal oder auf unserer Homepage.


Ihre Ansprechperson für das Bewerbungsverfahren:
Claudia Schultze
Claudia.Schultze@ba-mitte.berlin.de
030 90 18 37464

Ihre Ansprechperson für das Aufgabengebiet:

Karin Raithel
karin.raithel@ba-mitte.berlin.de
030 90 18 33413
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