Sachbearbeitung (m/w/d) im Schulbüro

Die Kreisverwaltung Herford mit rund 1.300 Beschäftigten bietet Ihnen interessante, fachlich anspruchsvolle und verantwortungsvolle Einsatzmöglichkeiten.
 
Im Amt Schule, Kultur und Sport, Abteilung 40.2 - Verwaltung der kreiseigenen Schulen, Schülerfahrtkosten - sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt vier Stellen als
   
unbefristet in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden zu besetzen.
 
Es ist jeweils eine Stelle mit der o.g. Wochenstundenzahl an folgenden Standorten zu besetzen:
 

• Erich-Gutenberg-Berufskolleg in Bünde
• Wilhelm Normann Berufskolleg in Herford
• zwei Springerstellen (Einsatzorte: Herford sowie die verschiedenen anderen Standorte der Förderschulen und Berufskollegs des Kreises Herford in Bünde, Hiddenhausen, Kirchlengern und Löhne)

Was erwartet Sie?
Die Kreisverwaltung Herford ist ein modernes öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit vielseitigen Aufgabenstellungen. Der Kreis Herford unterstützt als familienfreundlicher Arbeitgeber die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich. Zum wiederholten Male wurde der Kreisverwaltung deshalb die Unternehmensauszeichnung "Ausgezeichnet Familienfreundlich" verliehen. Mit dem Betreuten Spielzimmer bieten wir zudem ein Betreuungsangebot für Beschäftigtenkinder außerhalb einer Regelbetreuung an.
 
Aufgabenbereich im Erich-Gutenberg-Berufskolleg / Aufgabenbereich im Wilhelm-Normann-Berufskolleg / Aufgabenbereich als Springer(in) bei einem Einsatz in einem Schulbüro:
 
Der Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie schriftliche Korrespondenz, Telefondienst, Akten- und Listenführung, Mithilfe bei der Budgetverwaltung, Terminkoordination, Erstellen von Archivbescheinigungen und Zeugniszweitschriften
• Erfassung/Verwaltung von Schülerdaten
• Arbeiten im Zusammenhang mit Schülermonatskarten/Deutschlandtickets, Schüler-BAföG und Lernmitteln
• Ein-, Aus-, Umschulungen für Vollzeitbildungsgänge und Teilzeitklassen, organisatorische Unterstützung der Durchführung von Praktika der Schülerinnen und Schüler und Unterstützung der Schulleitung bei Ordnungsmaßnahmen und Schulorganisation
• Ansprechpartner/in für Schülerinnen/Schüler, Eltern, Lehrkräfte und Betriebe
• Bearbeitung von Unfallanzeigen u. Schriftverkehr mit der Unfallkasse über den Schulträger
• Mithilfe bei der Veranstaltungsorganisation

Änderungen des Aufgabenbereiches bleiben ausdrücklich vorbehalten.
 
 
Für die Springerstellen gilt: In Zeiten, in denen in den Schulbüros kein Unterstützungsbedarf herrscht, ist ein Einsatz in der Schulverwaltung beim Kreis Herford vorgesehen:
 
Aufgabenbereich in der Schulverwaltung (Springerstellen):
 
Der Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:

1. Bearbeitung von Schülermonatskarten

• Prüfung und Bewilligung/ Ablehnung von Anträgen
• Rückforderung nicht zurückgegebener Schülerfahrkarten (Deutschlandtickets)
• Bestellung, Ausgabe, Rückgabe und Tausch von Schülerfahrkarten
• Kontierung von Forderungen/Erstattungsbeträgen
• Pflege der fachspezifischen Datenbank, Statistik, Auswertungen

2. Erstattung von Schülerfahrtkosten

• Prüfung und Berechnung des erstattungsfähigen Betrages
• Bewilligung/ Ablehnung von Anträgen
• Kontierung von Erstattungsbeträgen
• Pflege der fachspezifischen Datenbank, Statistik, Auswertungen

3. Mitarbeit bei der Lernmittelverwaltung

• Rückforderung von Lernmitteln (Schulbüchern)
• Kontierung von Forderungen
• Pflege der fachspezifischen Datenbank, Statistik, Auswertungen

4. Mithilfe bei der Budgetverwaltung (Kontierung und Buchung von Rechnungen), Terminkoordination, Mithilfe bei der Administration für die Öffentlichkeitsarbeit der Berufskollegs 

Änderungen des Aufgabenbereiches bleiben ausdrücklich vorbehalten.
 
 
Hinweis:
Das Schulbüro des Erich-Gutenberg-Berufskollegs ist hauptsächlich während der folgenden Servicezeiten vormittags zu besetzen. Wünschenswert wäre die Besetzung an einen Tag in der Woche nachmittags (wenn möglich) nach Absprache mit der Schul- /Abteilungsleitung  
Das Schulbüro des Wilhelm-Normann-Berufskollegs ist hauptsächlich während der folgenden Servicezeiten vormittags zu besetzen. Nach Absprache mit der Schul- /Abteilungsleitung kann der Dienst auch teilweise nachmittags erfolgen:  
 
Die tatsächlichen Anwesenheitszeiten, insbesondere in der Zeit vor Schulbeginn, an Mittwochnachmittagen (EGB) und in den Ferienzeiten werden im Team und in Abstimmung mit Schul- bzw. Abteilungsleitung festgelegt. Urlaubstage sind regelmäßig in den Schulferien zu nehmen. Das entsprechende Zeitguthaben wird dabei regelmäßig u.a. in den arbeitsintensiven Phasen zu Schuljahresbeginn sowie der Anmelde-/Zeugnisphasen aufgebaut.
 
 
Anforderungsprofil - das erwarten wir von Ihnen:

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter bzw. Abschluss des Verwaltungslehrganges I oder
• abgeschlossene Ausbildung als:

• Groß- und Außenhandelskauffrau/-mann
• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (inkl. der Vorläuferberufe)
• Industriekauffrau/-mann
• Justizfachangestellte/-r
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r

• Erfahrungen in der Sekretariatsarbeit sind wünschenswert
• Stark ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
• Organisationsstärke zwecks Strukturierung und Bewältigung der übertragenen Aufgaben
• hohe Belastbarkeit, um in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Teamfähigkeit
• gute MS-Office Kenntnisse
• Führerschein Klasse B (alte Klasse 3) ist wünschenswert
• vollständiger Masernschutz (Springerstellen), da ein Einsatz in Förderschulen mit Primarstufe möglich ist

 
Wichtige Informationen für Sie:
 
Die Vergütung der Tätigkeit erfolgt nach der Entgeltgruppe 6 TVöD.
 
Die Kreisverwaltung Herford ist eine moderne Arbeitgeberin, bei der die Vielfalt der Beschäftigten ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung ist. Aus diesem Grund freuen wir uns, wenn sich auch Menschen mit Zuwanderungsgeschichte bei uns bewerben.
 
Die Stelle steht allen Bewerbenden offen unabhängig ihrer geschlechtlichen Identität.
Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Wir werden diese nach Maßgabe des Schwerbehindertenrechtes bevorzugt berücksichtigen.
 
Da es sich bereits um Teilzeitstellen handelt ist eine weitere Untergliederung der Arbeitszeit nicht möglich.
 
Fachliche Rückfragen beantwortet im Amt für Schule, Kultur und Sport die Abteilungsleitung Frau Dittmann, Tel.: 05221/13-1443.
 
Rückfragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Ihnen in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung Herr Nunnenkamp, Tel.: 05221/13-18916.
 
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
 
Bitte nutzen Sie bis zum 15.03.2025 die Online-Eingabemaske auf der Homepage unter www.kreis-herford.de/karriere.