Sachbearbeiter Auftragsabwicklung (m/w/d)

Egal ob Glamping, Mitarbeiterunterkünfte oder die Unterbringung von Menschen in Not – wir machen Erholung möglich. Für uns ist Schlaf mehr als ein Grundbedürfnis, er ist der Schlüssel für Wohlbefinden, Leistungsfähigkeit und Motivation. Mit über 15 Jahren Erfahrung, einer umfassenden Marktübersicht und einem weitreichenden Netzwerk sind wir die Experten, wenn es um temporäre Unterkünfte in anspruchsvollen Situationen geht. Die SMI Unterkunftslösungen GmbH ist ein junges Unternehmen aus Hamburg mit Startup Charakter, das sich auf innovative Erholungs- und Unterkunftslösungen spezialisiert hat. Unsere wichtigsten Geschäftsbereiche sind der Großhandel und die Vermietung entsprechender Produkte für Events und besondere Situationen.
Zum schnellstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unser Büro in Reutlingen (hybrid: remote und vor Ort) in Teilzeit eine/n Sachbearbeiter Auftragsabwicklung (m/w/d):

(Wir planen ein Büro in Reutlingen zu eröffnen und haben mehrere Standorte im Blick.)

Bearbeitung von Streckengeschäften und Lagergeschäften

•  Abwicklung von Aufträgen im Streckengeschäft (Direktlieferungen vom Lieferanten zum Kunden)
• Verwaltung und Überwachung der Lagerbestände in mehreren Lagern
• Koordination der Ein- und Auslagerungen sowie Bestandskontrollen
• Abstimmung mit Lagerstandorten zur Optimierung von Lagerkapazitäten und -kosten
• Erstellung von Packlisten in Zusammenarbeit mit dem Lagerpersonal    

Bestellabwicklung bei Lieferanten

• Auslösen von Bestellungen gemäß Kundenanforderungen und Lagerbestand
• Terminverfolgung und Nachverhandlung bei Lieferverzögerungen
• Erstellung und Kontrolle von Bestellvorgängen sowie Rechnungsprüfung

Preisverhandlungen mit Lieferanten

• Verhandlung von Einkaufskonditionen und Preisabschlüssen
• Laufende Optimierung der Einkaufskonditionen

Auswahl und Koordination von Logistikpartnern

• Auswahl geeigneter Logistikpartner (Speditionen, Kuriere und Paketdienstleister) basierend auf Preis und Leistung
• Verhandlungen mit Spediteuren und Dienstleistern für Transportlösungen
• Überwachung und Steuerung der Transportprozesse (Terminüberwachung, Kostenkontrolle)

Auftragsabwicklung und Kundenkommunikation

• Erstellung und Nachverfolgung von Aufträgen bis zur Auslieferung
• Enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen zur termingerechten Erfüllung von Kundenaufträgen
• Klärung von Lieferbedingungen, Terminabstimmungen und Rückfragen von Kunden

Abwicklung von Vermietlösungen (ca. 30% der Tätigkeit)

• Organisation von Mietgeschäften, einschließlich der Erfassung von Mietverträgen und Terminplanung
• Überwachung der Rückläufe und Kontrolle der Mietgegenstände
• Abwicklung der Rechnungsstellung

Reporting und Dokumentation

• Erstellung regelmäßiger Reports zu Beständen und Lagerumschlägen
• Pflege der Stammdaten von Artikeln, Lieferanten und Kunden in den internen Systemen
• Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe in der Auftragsabwicklung

Reklamationsmanagement

• Bearbeitung von Kundenreklamationen, Klärung mit Lieferanten und Einleitung von Ersatzlieferungen oder Gutschriften

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, idealerweise im Großhandel
• Erfahrung im Umgang mit Streckengeschäften und Lagerprozessen
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (wir nutzen Desk4) und MS Office, insbesondere Excel für die Bestandsüberwachung und einfache Auswertungen
• Verhandlungsgeschick im Umgang mit Lieferanten und Logistikdienstleistern (Speditionen, Kuriere, Paketdienste)
• Organisationstalent und Fähigkeit, den Überblick über mehrere Lagerbestände und Lieferungen zu behalten
• Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, um reibungslose Abläufe sicherzustellen
• Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in stressigen Situationen und bei unvorhergesehenen Änderungen effektiv und lösungsorientiert handeln zu können
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke, um gut mit Kollegen, Lieferanten und Dienstleistern
• Erfahrung in der direkten Kundenkommunikation, sowohl telefonisch als auch per E-Mail, um Kundenanfragen schnell und professionell zu bearbeiten
• Kundenorientierte Denkweise, um stets das Beste für unsere Kunden zu erreichen und einen erstklassigen Service zu bieten
• Proaktive und vorausschauende Arbeitsweise, um mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen

• Flexible Arbeitszeiten: Wir bieten dir die Möglichkeit, deine Arbeit flexibel zu gestalten. Sei es für private Verpflichtungen oder gelegentliches Arbeiten von zu Hause – wir legen Wert auf eine gute Balance zwischen Verfügbarkeit und Verantwortung im Team.
• Teilzeit-Option: Diese Position eignet sich ideal für erfahrene Fachkräfte, die berufliche Verantwortung mit einer flexiblen Arbeitszeit kombinieren möchten.
• Wachstumschance: Mit uns kannst du wachsen – sowohl in der Verantwortung als auch in der Arbeitszeit, wenn du dich langfristig weiterentwickeln möchtest.
• Ein motiviertes Team und die Gelegenheit, in einer dynamischen Umgebung zu arbeiten.
• Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.

Interesse? Wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, aber eine hohe Lernbereitschaft mitbringst, freuen wir uns trotzdem auf deine Bewerbung! Wir suchen jemanden, der den Überblick behält und für Ordnung sorgt. Bei uns hast du die Flexibilität, deine Arbeitszeit selbstständig einzuteilen, und wir arbeiten in der Regel im Hybrid-Modell (Homeoffice/vor Ort). Wenn du Interesse hast, sende bitte deine Bewerbung unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung, gewünschten Stundenanzahl und frühestmöglichen Eintrittstermin an hr@smi.gmbh. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!