Referent:in Büro der Geschäftsführung für Flüchtlingshilfe (24/11/KA/FSW)

(40 Wochenstunden - unbefristet)

Sie unterstützen die Geschäftsführung in der Erfüllung ihrer Aufgaben. Ihr inhaltlicher Schwerpunkt liegt im Bereich der Flüchtlingshilfe.

• Sie haben eine Koordinations- und Kommunikationsschnittstellenfunktion

Sie agieren als Schnittstelle zwischen der FSW-Geschäftsführung, den einzelnen Organisationseinheiten des FSW und den Tochterunternehmen sowie zu den Dienststellen der Stadt Wien und anderen Kooperationspartner:innen. Sie sind laufend zu aktuellen Themen mit internen wie externen Kontakten im Austausch und sorgen hierbei für einen guten Kommunikations- und Informationsfluss. Anfragen bearbeiten sie selbstverantwortlich sowie in interdisziplinärer Zusammenarbeit. 

• Sie unterstützen in der strategischen Arbeit

Dazu gehört regelmäßiges laufendes Kennzahlen- und Fortschrittsmonitoring sowie Reporting, Evaluierung und Ableitung von Handlungsempfehlungen für Geschäftsführung und Büroleitung. Sie gestalten aktiv Wege und Prozesse zur Entscheidungsfindung, um der Geschäftsführung fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Analyse, Entwicklung, Steuerung und Optimierung von Strukturen passieren in enger Abstimmung mit der Büroleitung. 

• Sie sind eine operative Unterstützung für die Geschäftsführung

Sie bereiten Themen und Unterlagen für die Geschäftsführer:innen fachkundig auf, begleiten diese zu Terminen und sind für die nachfolgende Kommunikation und Nachbearbeitung verantwortlich. Sie veranlassen die Umsetzung von Arbeitsaufträgen im Unternehmen und monitoren diese selbstverantwortlich. Sie koordinieren die Termine der Geschäftsführer:innen gemeinsam mit einem:einer administrativen Assistent:in. 

Fachliche Kompetenzen und berufliche Fähigkeiten/Erfahrungen

• Vertiefte Kenntnisse über die Struktur und Angebote der Wiener Soziallandschaft sowie sozialpolitische Zusammenhänge
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Workshops, Diskussionsrunden und Termine zu moderieren, Ergebnisse überzeugend zu präsentieren und zu protokollieren.
• Starke Fähigkeiten zur Informationsbeschaffung und Analyse
• Fähigkeit, in Teams mit unterschiedlichen Fachrichtungen zu arbeiten und Synergien zu schaffen. Fähigkeit in einer Koordinator:innenrollen zu arbeiten, um Abläufe zu steuern und Ergebnisse zu sichern. 
• Gute Kenntnisse gängiger Software-Tools, insbesondere Textverarbeitungs-, Präsentations- und Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. Microsoft Office) sowie Fähigkeit zur Nutzung von digitalen Recherchetools, Datenbanken und Plattformen für die Zusammenarbeit.

Persönliche Eigenschaften

• Genauigkeit und Sorgfalt
• Kritisches Denken: Analytische Fähigkeiten, um Informationen zu hinterfragen und objektive Schlussfolgerungen zu ziehen.
• Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft sich an neue Themenfelder oder veränderte Arbeitsbedingungen anzupassen.
• Eigeninitiative und Selbstmanagement 
• Umgang mit sensiblen Informationen in einer diskreten und professionellen Weise.

• Wir bieten einen Job mit Sinn und eine interessante sowie herausfordernde Aufgabe in einem eigenverantwortlichen Arbeitsumfeld.
• Wir leben Work-Life Balance (Kein All-In Vertrag, bezahlte Mittagspause und zusätzlich zum Jahresurlaub haben Sie die Möglichkeit, bis zu 12 Tage Zeitausgleich pro Jahr zu konsumieren)
• Wir sorgen dafür, dass Ihr Fachwissen up to date bleibt (eigenes, jährlich adaptiertes Bildungsprogramm).
• Nutzen Sie für sich unser umfangreiches Angebot zu Ihrer Gesundheit und Fitness.
• Wir feiern gemeinsame Erfolge bei Events.
• Wir sind öffentlich gut erreichbar.
• Sie haben bei uns nach Rücksprache mit Ihrer Führungskraft die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten. Hierfür statten wir Sie bestmöglich aus.
• Sie erhalten 2 EUR Pluxee-Gutschein pro Arbeitstag.

Gehalt: regelmäßiges Entgelt gemäß KV-Schema I: Einstufung nach dem Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien von EUR 63.610,47 bis EUR 70.421,28 Jahresbrutto je nach anrechenbaren Vordienstzeiten (40 Wochenstunden, inklusive Sonderzahlungen) sowie jährliche leistungsabhängige Prämie gem. Kollektivvertrag des Fonds Soziales Wien. 

Wir setzen auf einen verantwortungsvollen Umgang miteinander und empfehlen daher einen aktiven Impfschutz gegen COVID-19.

Der Fonds Soziales Wien (FSW) sorgt dafür, dass Menschen in Wien die Unterstützung bekommen, die sie brauchen. Mit rund 2.600 Mitarbeitenden ist er gemeinsam mit seinen Tochterunternehmen Vorreiter im Gesundheits- und Sozialbereich. Jährlich unterstützt die Unternehmensgruppe rund 145.700 Menschen mit Pflege- und Betreuungsbedarf, Behinderung, Schuldenproblematik, wohnungs- und obdachlose sowie geflüchtete Menschen. Außerdem bietet die FSW-Unternehmensgruppe Ausbildungen im Gesundheits- und Sozialbereich und Wohnraum zu fairen Preisen an. Die telefonische Gesundheitsberatung 1450 wird in Wien vom FSW betrieben.