Referent/-in (m/w/d) der Amtsleitung

BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN

Wir im Bezirksamt Spandau sind ein Team mit über 2.000 Beschäftigten und kümmern uns um zahlreiche Anliegen der Spandauerinnen und Spandauer und sind somit an vielen wichtigen Lebensthemen der Menschen im Bezirk beteiligt. Wir gestalten die Heimat von über 257.000 Menschen für mehr Lebensqualität und haben vielfältige Aufgaben in den verschiedensten Arbeitsbereichen.

Wenn auch Sie mitgestalten möchten, dann kommen Sie in unser Team vom Bezirksamt Spandau! 

Bearbeitung und Koordination aller politischer Vorgänge und Anfragen:
o Beantwortung von Anfragen an die SE Facility Management von politischen Gremien, des Bezirksamtes Spandau, dessen Gremien und
   Ausschüssen, anderen Bezirksämtern und Dienstbehörden des Landes Berlin sowie von externen Personen (Einwohnern, Firmen,
   Dienstleistern)
o Fertigung von BA- und BVV-Vorlagen Aufbereitung und Strukturierung thematisch relevanter Informationen für die Serviceeinheit Facility
   Management u.a. aus Gremien, Ausschüssen und Arbeitsgemeinschaften des Bezirks und Landes Berlin

Beratung und Unterstützung der Amtsleitung:
o Beratung und Unterstützung der Amtsleitung in allen das Amt betreffenden Angelegenheiten und grundsätzlichen Fragen mit besonderem
   Schwerpunkt auf die Thematiken Kommunikation, hinsichtlich der Berichtspflicht in Bezirksgremien und für die politische Führung des
   Geschäftsbereiches.

Koordinierungs- und Sonderaufgaben
o Koordinierung der Zusammenarbeit bei übergreifenden Themen innerhalb des Geschäftsbereichs
o Rechercheaufträge, Datenbeschaffung und Zuarbeiten (Schulbauoffensive - BSO, Vergaben, Finanzen, Bauvorhaben o.a.)
o Sitzungsauswertung und Zusammenfassung von themenrelevanten Terminen, Protokollsichtung und Aufbereitung,
o Nachhalten von entsprechenden Arbeitsaufträgen sowie Controlling der Einhaltung jener
o Aufbereitung von Informationen aus relevanten Gremien
o Krisenmanagement und Aufbereitung kurzfristig eintreffender Problemlagen (z.T. Havarien, Anfragen durch Schulen, kurzfristige 
   Zuarbeitsaufträge aus anderen Geschäftsbereichen und Senatsverwaltungen etc.)
o Sicherung der amtsinternen und amtsübergreifenden Kommunikation
o Mitwirkung in Arbeitsgruppen
o Erarbeitung von Stellungnahmen und Berichten für diverse Adressaten auf Wunsch der Amtsleitung
o Überwachung der sachgerechten Erledigung von Aufträgen der Amtsleitung
o inhaltliche Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Arbeitstreffen
o Teilnahme an Arbeitsgesprächen und Dienstberatungen der Amtsleitung nach Erfordernis
o Überwachung/Koordinierung der sach- und fristgerechten Erledigung von Aufgaben sowie Festlegungen / Beschlüssen aus
   Dienstberatungen, BA-Sitzungen, Ausschüssen usw.
o Mitwirkung bei der konzeptionellen Entwicklung von Strategien für eine Geschäftsprozessoptimierung und zukunftsgerichtete Organisation
   der SE Facility Management unter Berücksichtigung und Analyse sich ständig wechselnder Umwelt- und Rahmenbedingungen
o Analyse von Schwachstellen und konzeptionelle Erarbeitung von Lösungen
o Initiierung, Steuerung, Durchführung von strategischen und organisatorischen Maßnahmen, insbesondere inhaltliche Begleitung der
   Optimierung von Geschäftsprozessen und strukturellen Veränderungsprozessen
o Mitarbeit bei der Problemlösung von amtsinternen und übergreifenden Problemstellungen (zu anderen Fachämtern, aber auch den
   Senatsverwaltungen)
o Herbeiführen von Abstimmungen mit Akteuren auf Bezirks- und Senatsebene, Gremien usw., Initiierung von Besprechungen
o Mitwirkung bei der thematischen Netzwerkbildung und externe Vernetzung mit Entscheidungsträgern sowie Aufbau eines Netzwerks auf
   Landesebene und zu den entsprechenden Abteilungen bzw. Ämtern anderer Bezirksverwaltungen
Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.