Office-Managerin (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands / Office-Managerin (m/w/d) Geschäftsstelle der kaufmännischen Direktion

Berlin, DE

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Breite Straße 30-36
10178 Berlin
Deutschland
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Die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) ist die größte Öffentliche Bibliothek in Deutschland und mit rd. 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich die am besten besuchte Kultur- und Bildungseinrichtung Berlins. An zwei Standorten - Amerika-Gedenkbibliothek und Berliner Stadtbibliothek - stehen für unsere Nutzer*innen über 3,5 Millionen Medien zur Verfügung. Zugleich erfüllt die Stiftung Aufgaben als Berliner Landesbibliothek. Mit ihren ca. 340 Beschäftigten bietet die ZLB in allen Segmenten ihrer Arbeit ein innovatives und partizipatives Medien-, Beratungs- und Veranstaltungsangebot. Die Bibliothek entwickelt sich dabei zunehmend zu einer Plattform für die Communities der Stadtgesellschaft. Hier teilen die Bürger*innen ihr Wissen, hier wird die Teilhabe am digitalen Leben genauso wie an informierten städtischen Diskursen ermöglicht.

Werden Sie Teil unseres Teams! Verstärken Sie uns als engagierte*r

Office-Managerin (m/w/d) Geschäftsstelle des Vorstands
Office-Managerin (m/w/d) Geschäftsstelle der kaufmännischen Direktion

Organisationseinheit:	Generaldirektion sowie Kaufmännische Direktion (2 Stellen)
Kennziffer:	41/24

Entgeltgruppe:	E8 TV-L
Arbeitszeitumfang:	Vollzeit
Befristung:	unbefristet

Ihr Aufgabengebiet:

In der Geschäftsstelle verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen. Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

eigenverantwortliche Büroorganisation:
- Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
- Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
- eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
- Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
- elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
- Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä.
- Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
- Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion
Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
Unterstützung bei Projekten

Ihre Qualifikationen:

Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen. Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position.

Zu Ihren Fachkompetenzen zählen:

umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
gute Englischkenntnisse
Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von Vorteil

Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus:

freundliches und verbindliches Auftreten
Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
Planungs- und Organisationstalent
eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und Diskretion
sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen

Sind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie!

Es handelt sich um zwei Stellen, die zu besetzen sind. Bitte teilen Sie uns in Ihrer Bewerbung mit, auf welche der beiden Positionen Sie sich bewerben möchten - oder ob wir Ihre Unterlagen für beide Vakanzen vermerken dürfen. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 24.11.2024.

Bitte bewerben Sie sich online über das Berliner Karriereportal. Klicken Sie dazu auf den Button "Jetzt bewerben!" am Ende der Stellenausschreibung.

Hinweise:

Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität. Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter www.zlb.de.