Office Manager:in (m/w/d)

Für die Verwaltung in Stuttgart suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine:n Office Manager:in (m/w/d) in Vollzeit (100%) oder Teilzeit

Wer wir sind

Werte - Kultur - Frieden: Mit dem ifa weltweit sinnstiftend wirken in Stuttgart und Berlin
Das ifa - Institut für Auslandsbeziehungen setzt sich gemeinsam mit Partnern weltweit ein für die Freiheit in Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft und bringt Menschen zusammen, die sich für eine
offene Gesellschaft engagieren. Dazu schafft es analoge und digitale Räume für Begegnung, Austausch, Aushandlung und Ko-Kreation. Es gibt Aktivist:innen, Künstler:innen und Wissenschaftler:innen eine Stimme, fördert Kooperationen und verfolgt seine Ziele verstärkt mit europäischen Partnern. Basierend auf seinen Kernkompetenzen Kunst, Forschung und Zivilgesellschaft baut es Netzwerke auf, um nachhaltige Wirkung zu erzielen. Das ifa wird gefördert vom Auswärtigen Amt, dem Land Baden-Württemberg und der Landeshauptstadt Stuttgart.

Über die Abteilung Verwaltung: Unsere Abteilung ist das Herzstück der Organisation und sorgt für reibungslose Abläufe in allen administrativen Bereichen. Wir unterstützen die Geschäftsleitung und alle Abteilungen u.a. durch effizientes Dokumentenmanagement, präzise Buchhaltung und eine professionelle Organisation von Vergaben. Unser Team zeichnet sich durch ein wertschätzendes Miteinander, eine hohe Serviceorientierung, strukturierte Abläufe und eine enge Zusammenarbeit aus. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine gute Performance und die Weitentwicklung unseres Betriebs.

Was wir dir bieten

Bei uns erwartet dich ein spannender und vielseitiger Job bei einer weltweit tätigen Organisation. Wir pflegen eine partnerschaftliche und offene Arbeitsatmosphäre. Moderne und familienfreundliche Arbeitsbedingungen sind für uns selbstverständlich. Unsere Bezahlung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, die Eingruppierung ist, bei Vorliegen der Voraussetzungen, in der Entgeltgruppe 6 TVöD-Bund vorgesehen. Informationen zum TVöD findest du auf der Homepage des Bundesministeriums des Innern und für Heimat.

Beim ifa profitierst du von einer Jahressonderzahlung, einer Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil (VBL-West), einem Arbeitgeberzuschuss zum VVS-Jobticket, einer sehr guten Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, von gesundheitsfördernen Maßnahmen und von individuellen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Was dich erwartet

- Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung,         
   Archivierung, Koordination)

- Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung,     Beschaffung)

- Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von                 Reidedokumenten und Abrechnungen)

Was du mitbringst

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

- Berufserfahrung in Verwaltung und/oder Buchhaltung

- Sicherer Umgang mit 365 MS Office, Microsoft Teams und Buchhaltungsprogrammen

- Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit


Das ifa setzt sich für Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie
sexueller Orientierung und Identität. Das Institut für Auslandsbeziehungen e.V. (ifa) ist als eingetragener Verein ein privater Arbeitgeber.

Deine Bewerbung enthält dein Motivationsschreiben, deinen Lebenslauf und alle relevanten Zeugnisse. Bitte lade diese als zusammengefasste PDF-Datei (maximal 35 MB) bis zum 20.11.2024 online hier hoch. Für fachliche Fragen steht Brigitte Haisch unter haisch@ifa.de oder unter der Rufnummer +49 711 2225 213 zur Verfügung.

Deine Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach der Stellenbesetzung gelöscht.