Wer sind wir
Ihre Aufgaben sind:
- Mitarbeit im Office- und Facility-Management an zwei Standorten (Guerickestraße und Highlight Towers)Steuerung und Überwachung externer Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung, Catering)
- Sicherstellung des reibungslosen Betriebs der Büroinfrastruktur, inkl. Beschaffung des Bürobedarfs und Verwaltung des Zugangssystems
- Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie Monitoring des Freigabeprozesses
- Unterstützung bei Budgetplanungen und Bedarfsabschätzungen
- Erstellung und Optimierung von Prozessdokumentationen, u. a. für Dienstreisen und Beschaffung
- Bearbeitung der internen und externen Post sowie Organisation des internen Dokumententransfers
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland gemäß internen und externen Vorgaben sowie Prüfung und Freigabe von Dienstreiseanträgen nach externen Richtlinien (BayRKG)
- Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl. Catering, Raumausstattung und Teilnehmermanagement
- Weiterentwicklung des Travelmanagements, einschließlich Buchungssysteme und Reisebüropartner.
- Koordination von Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Unterstützung bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher
Was Sie mitbringen sollten:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Office-, Event- oder Travel-Management (z.B. Reisebüro)
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Organisationstalent
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.
Was wir Ihnen bieten können:
- Vollzeit- oder Teilzeitarbeit (ab ca. 30 Stunden/Woche), flexibel gestaltbar, mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (,,Home Office")
- Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L E 8), abhängig von Qualifikation und Erfahrung
- Einen modernen Arbeitsplatz in München-Schwabing, der sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
- Ein kollegiales Team mit offenen Türen, flachen Hierarchien und Raum für eigene Ideen
- Eine lebendige Unternehmenskultur, in der man ,,per Du" ist
- Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowie persönlich weiterzuentwickeln - z. B. durch individuelle Fort- und Weiterbildungen
- Einen sicheren, unbefristeten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer internationalen Umgebung
- Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum ÖPNV sowie monatlich wechselnde Rabattangebote
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Ansprechpartner: Dr. Philipp Kopp
