Office Management & Projektassistenz (w/m/d)

Wien, AT

Ihr Organisationstalent ist gefragt! Werden Sie Teil unseres Teams (Teilzeit/Vollzeit)

Der Hafen Wien ist ein multifunktionaler Dienstleistungsbetrieb, der sowohl jahrzehntelange Erfahrung als auch modernste Technologien bietet. Durch seine optimale Anbindung an die Verkehrsträger Schiff/Bahn/LKW und die Nähe zum Flughafen Wien - Schwechat fungiert er als leistungsstarke Schnittstelle internationaler Handels- und Transportwege. 
 
Für unser Tochterunternehmen WienCont Container Terminal GmbH, ein führendes Containerterminal, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n und qualifizierte*n Mitarbeiter*in für den Bereich Office Management & Projektassistenz (m/w/d). Unsere Mission ist es, nachhaltige und innovative Lösungen zu bieten, die unsere Kunden und die Umwelt gleichermaßen profitieren lassen.
 

Ihre Aufgaben - vielseitig und verantwortungsvoll

  • Organisatorische und administrative Unterstützung in den Bereichen Office Management, Projektorganisation, Nachhaltigkeit und Qualitätsmanagement
  • Unterstützung bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten sowie Nachverfolgung von qualitätsrelevanten Maßnahmen
  • Professioneller Empfang und Betreuung unserer Kund*innen und Geschäftspartner*innen
  • Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner*innen
  • Terminkoordination und -verwaltung, inklusive Vorbereitung von Meetings und Workshops
  • Aufbereitung, Pflege und Analyse diverser Unterlagen zur Unterstützung von Geschäftsführung und Projektbeteiligten
  • Schnittstelle zwischen internen und externen Partner*innen, inklusive Kommunikation und Abstimmung
  • Allgemeines Office Management, einschließlich Dokumentenverwaltung, Bestellwesen und Büroorganisation

Ihr Profil - das bringen Sie mit

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Lehre, HAK etc.)
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, Office Management oder einer vergleichbaren Position von Vorteil
  • Erfahrung oder Interesse an Qualitätsmanagement (QM) und Projektmanagement (PM), idealerweise mit ersten Berührungspunkten 
  • Kenntnisse in der Strukturierung, Dokumentation und Analyse von Prozessen zur Unterstützung des Qualitätsmanagements wünschenswert
  • Organisations- und Koordinationsgeschick 
  • Vernetztes Denken sowie eine strukturierte, sehr genaue und lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Partner*innen
  • Gute Ausdrucksfähigkeit sowie Freude an der täglichen Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
  • Motivierte, sympathische und einsatzfreudige Persönlichkeit mit hoher Eigeninitiative
  • Sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise mit einem Auge für Details
  • Einwandfreie Rechtschreibkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie MS Teams
  • Englischkenntnisse von Vorteil

Unser Angebot - Ihre Vorteile

  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld ab 30 Wochenstunden
  • Attraktive Vergütung mit marktgerechter Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung
  • Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Möglichkeit zum Homeoffice
  • Stabiles Unternehmensumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
  • Angenehmes Betriebsklima in einem engagierten Team
  • Moderne Benefits wie Essenszuschuss, Gesundheitsförderung, Lebensversicherung und Jobrad-Leasing
  • Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
  • Kostenlose Parkmöglichkeiten sowie zusätzliche freie Tage am 24.12 und 31.12
  • Regelmäßige Mitarbeiterevents und weitere attraktive Zusatzleistungen
Gemäß § 9 Abs. 2 des Gleichbehandlungsgesetzes weisen wir auf das KV-Mindestgrundgehalt von EUR 2.663,50 brutto p. M. hin. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung vorgesehen.

Ihr Weg zu uns - so bewerben Sie sich

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich noch heute online über unser Jobportal. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.
 
Für Fragen zur Position steht Ihnen Frau Hoffmann-Groll gerne unter per E-Mail bewerbung@wiencont.com zur Verfügung.
 
Die WienCont verpflichtet sich als Arbeitgeber zur Chancengleichheit und legt großen Wert auf Respekt, Offenheit und Vielfalt. Wir richten uns an alle Bewerberinnen und Bewerber unabhängig von Geschlecht, Alter, Hautfarbe, sexueller Orientierung, Herkunft, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sozialer Klasse. Alle Bewerbungen, die zur Vielfalt unserer Arbeitskultur beitragen können, sind herzlich willkommen.
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