HMS steht für Hardware Meets Software(TM).
Zur Unterstützung unseres Teams am Standort Karlsruhe suchen wir ab sofort eine:n
Office Assistant / Office Manager (w/m/d)
(Vollzeit oder Teilzeit ab 75% / befristet auf 2 Jahre)
Deine Aufgaben
- Empfang & Gebäudemanagement: Du bist das freundliche Gesicht unseres Unternehmens und sorgst für eine einladende Atmosphäre. Mit Blick für Gebäude, Ausstattung und Arbeitsplätze schaffst Du ein gepflegtes, effizientes Arbeitsumfeld.
- Arbeitssicherheit: Du stellst - in Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit - Prozesse und Maßnahmen sicher, die ein sorgenfreies Arbeiten ermöglichen.
- Fuhrparkmanagement: Du verwaltest unsere Fahrzeugflotte - von der Bestellung über Wartungstermine bis zur Rückgabe - und sorgst für effiziente Mobilität.
- Organisation: Durch die Organisation der Mobilfunkverträge stellst Du sicher, dass unsere Mitarbeitende jederzeit bestens erreichbar sind.
- Sustainability Reporting: Du lieferst wichtige Beiträge für unser Nachhaltigkeitsreporting. Du erfasst und analysierst Umweltdaten, um Transparenz für Partner und Kunden zu schaffen.
- Eventunterstützung: Du hilfst bei der Organisation von Firmenfeiern, Workshops und Kundenveranstaltungen, die das Team zusammenbringen.
Deine Qualifikationen
- Kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation
- Mind. 3-jährige Berufserfahrung in oben beschriebenem Aufgabenbereich
- Du bringst Erfahrung in mindestens einer der folgenden Bereiche mit: Fuhrparkmanagement, Gebäudemanagement, Vertragsmanagement (Leasing / Mobilfunk), Arbeitssicherheitsvorschriften oder CSR-Berichtspflichten
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
- Fließende Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und eine strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Freude an vielseitigen Aufgaben und der Gestaltung interner Prozesse
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung
Das sind wir
- Mentoring-Programm und strukturiertes Onboarding
- Vielfältiges, internationales Umfeld, global vernetzte und schwedische Unternehmenskultur
- Weiterentwicklungsprogramme (Grow, Fachlaufbahn, Führungslaufbahn)
- Engagement für Nachhaltigkeit: JobRad, Sustainability Zuschuss, E-Ladesäulen
- Mitarbeiteraktienprogramm, BAV und Lebensarbeitszeitkonto
- Zuschuss zum Urban Sportsclub, bezuschusstes Mittagessen
- Großartige Firmenevents wie unser Sommerfest und die Weihnachtsfeier
