Mitarbeiter*in im Bereich Finanzen, Controllung, Human Resources und Office Management

Wir wachsen und freuen uns auf deine Mitarbeit, um den Bereich Finanzen, Controlling, Human Resources und Office Management weiter auszubauen. Zu besetzen ist ab 01. Februar 2025, vorbehaltlich verfügbarer Fördermittel, eine Teilzeitstelle im Umfang von 20 Stunden/Woche.

Dein Aufgabenbereich liegt überwiegend im finanziellen Monitoring der Geschäftsabläufe von Ephra gUG, insbesondere von Projekten mit Zuschüssen unter Sicherstellung der Einhaltung von Geberrichtlinien. Darüber hinaus übernimmst du Aufgaben im Bereich Personalverwaltung und -controlling sowie im Office Management. Du bist verantwortlich für:

• Überwachung und Steuerung der Finanzprozesse von Ephra gUG

• Projektbuchhaltungen sowie Verbuchung der Geschäftsvorfälle

• Lohnbuchhaltung für Mitarbeitende und externe Honorarkräfte

• Verwaltung von Budgets für Förderanträge und Angebote für Kooperationen mit Kultureinrichtungen

• Rechnungsstellung

• Erstellung von finanziellen Verwendungsnachweisen

• Belegprüfungen

• Personalverwaltung und -controlling

• Leitung und Entwicklung der Personalabteilung unter Beachtung der Unternehmensstrategie

• Abwicklung von Spenden und Sponsoring

• Organisation des Office Managements, einschließlich:

  • Koordination und Verwaltung von Büromaterialien und -ressourcen

  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Meetings

  • Verwaltung der Bürokommunikation und -organisation

  •  Organisation, Durchführung und Protokollierung von Teammeetings

• ein betriebswirtschaftlich orientiertes Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung

• Erfahrung im finanziellen Projektcontrolling einer gemeinnützigen Organisation oder einem gemeinnützigen Unternehmen, vorzugsweise mit Erfahrung mit öffentlichen und internationalen Drittmittelgebern

• gute Kenntnisse in Buchhaltung und Rechnungswesen

• Zahlenaffinität und ein Auge fürs Detail sowie die Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten Arbeiten

• sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel

• Erfahrung im Office Management, einschließlich organisatorischer Fähigkeiten und Kommunikationsgeschick

• gute bis sehr gute Englischkenntnisse

• Die Bereitschaft an mindestens drei Tagen die Woche vor Ort zu arbeiten

• hohe Zuverlässigkeit

• Freude an der Arbeit in einem kleinen Team

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per E-Mail. Bitte schicke uns deinen Lebenslauf und eine Vorstellung von dir (gerne auch per Video), warum du glaubst, dass das genau der richtige Job für dich ist. Wir möchten, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt auch in unserem Team widerspiegelt, und freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen.

Bewerbungsfrist: 30. Dezember 2024
Die Interviews finden voraussichtlich zwischen dem 8. – 10. Januar 2025 statt.