Mitarbeiter/in im Sekretariat der Bezirksbürgermeisterin -Sekr2- (m/w/d)

Berlin, DE

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Eichborndamm
13437 Berlin
Deutschland
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Die Berliner Verwaltung ist die größte Arbeitgeberin in der Region. Rund 120.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung sorgen täglich dafür, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für 3,7 Millionen Menschen funktioniert.

Das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin ist ein Teil der Berliner Verwaltung und erbringt als kommunaler Dienstleister mit seinen Dienstkräften eine Vielzahl von unterschiedlichen bürgernahen Leistungen, insbesondere für die Reinickendorfer Einwohnerinnen und Einwohner. Der Bezirk Reinickendorf begeistert durch seinen großen Facettenreichtum. Jeder der 11 Ortsteile ist individuell und unvergleichlich. Beschaulicher Dorfcharakter in Lübars trifft auf urbanes Leben im Märkischen Viertel. Ebenso spannend und vielseitig ist die Arbeit im Bezirksamt Reinickendorf von Berlin. Seien auch Sie ein wichtiger Teil und bewerben sich jetzt!

Als Arbeitgeber und Dienstherr bieten wir einen zukunftssicheren Arbeitsplatz, gute Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeitregelungen und zusätzliche Leistungen wie z.B. das Jobticket. Nähere Informationen dazu finden Sie auf unseren Karriereseiten.

Das Bezirksamt Reinickendorf von Berlin; Abteilung Finanzen, Personal und Bürgerdienste, Büro der Bezirksbürgermeisterin sucht ab sofort, unbefristet, eine/einen

Mitarbeiter/in im Sekretariat der Bezirksbürgermeisterin -Sekr2- (m/w/d)

Kennzahl: 2024-301-51997

Entgeltgruppe gem. TV-L: E8
Stellenbezeichnung: Tarifbeschäftigte/r
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

die Mitarbeit im Sekretariat der Bezirksbürgermeisterin/ des Bezirksbürgermeisters (Sekr 2)

Koordinierung des Posteinganges der Stabsstelle der Bezirksbürgermeisterin/ des Bezirksbürgermeisters [inklusive Pressestelle]
Koordinierung des E-Mail-Posteinganges der Bezirksbürgermeisterin/ des Bezirksbürgermeisters
Erstellen von Schreiben/E-Mails nach Abstimmung mit der Bezirksbürgermeisterin/ dem Bezirksbürgermeister
Erstellen von Zwischennachrichten, Zu- und Absagen sowie einfachen Schreiben
Erstellen von Schreiben nach Diktat
Vorbereitung / Verteilung der Mappen für die Sitzungen des Bezirksamtes
Zusammenstellung der Unterlagen für BVV- und Ausschuss-Sitzungen
anlassbezogene Protokollführung
Verwaltung der SB-Mittel sowie der bezirklichen Präsente
Vertretung BzBm(in)Sekr 1
Arbeit mit SIDOK-Programm in Vertretung für BzBm(in)Parl; Sichtung der RdB-Tagesordnung
Anforderung von erforderlichen Stellungnahmen, Überwachung der Eingänge, Einstellung der bezirklichen Stellungnahmen

Presse- und Informationsarbeit

Zuarbeit zum Verfassen von Reden, Laudationen, Vorträgen, Artikeln, Gruß- und Vorworten, Rundbriefen, Aufsätzen u.ä. für die Bezirksbürgermeisterin/ den Bezirksbürgermeister und selbstständiges Verfassen von Artikeln
Beantwortung von Fragen der interessierten Öffentlichkeit über den Bezirk

Pflege von Social-Media Tätigkeiten

Bild-, Text-, Video- und Audio- Bearbeitung
Freigaben im Auftrag der Pressestelle

Die Bereitschaft zur Übernahme von Diensten zu ungünstigen Zeiten, d.h. gelegentliche bzw. anlassbezogene Arbeit auch an Wochenenden und/oder in den Abendstunden sowie die Übernahme von kurzfristigen Sonderaufgaben auf Weisung der Bezirksbürgermeisterin/ des Bezirksbürgermeisters wird vorausgesetzt.

Sie haben:

eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder einen erfolgreichen Abschluss des Verwaltungslehrgangs I jeweils verbunden mit mehrjährigen (mindestens zweijährigen) Berufserfahrungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung

oder

eine abgeschlossene Berufsausbildung mit gleichwertigen Kenntnissen und Fähigkeiten verbunden mit mehrjährigen (mindestens zweijährigen) praktischen Berufserfahrungen in der Tätigkeit eines Vorzimmers/Geschäftszimmers bzw. artverwandten Aufgabenbereichen.

Es können sich auch Auszubildende des Landes Berlin bewerben, die einen der oben genannten Ausbildungsabschlüsse anstreben und bis zum 28.02.2025 ihre Ausbildung erfolgreich beenden werden. (formale Anforderungen)

Unsere Anforderungen:

Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und kann im beigefügten PDF unter ,,weitere Informationen" eingesehen werden. Es gibt detailliert wieder, welche fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen die Stelle erfordert und ist außerdem Grundlage für die Auswahlentscheidung.

Sie finden sich im Profil wieder? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 01.11.2024.

Erforderliche Bewerbungsunterlagen:

Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge unter Angabe der Kennzahl 2024-301-51997 als Datei bei:
1. ein Bewerbungsschreiben (mit vollständiger Anschrift, Angabe der Telefonnummer und der E-Mail-Adresse),
2. einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf (das Beifügen eines (Pass-) Fotos ist nicht erforderlich),
3. einen Nachweis über die geforderte Qualifikation,
4. aktuelle dienstliche Beurteilungen bzw. Arbeitszeugnisse und
5. ggf. eine Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht.

Von der Übersendung von Bewerbungsunterlagen in Papierform bitten wir abzusehen.

Ansprechpartner/in für Ihre Fragen:

Detaillierte Auskünfte erhalten Sie - auch in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat - bei den folgenden Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern:

Fachabteilung: Herr Zamzow, 030/90294-2017 (organisatorische Fragen); Frau Brockhaus Steinberg, 030/90294-2304 (fachliche Fragen)
Personalmanagement: Frau Weber, 030/90294-2183.

Hinweise:

Anerkannte schwerbehinderte Menschen oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte, welche die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich gewünscht.
Eine mindestens kompetente und fachkundige Verwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift entsprechend dem Sprachniveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprache (GER) wird erwartet.
Die Auswahl soll in einem standardisierten Auswahlverfahren erfolgen.
Bei einer Bewerbungslage von mehr als 6 Bewerberinnen und Bewerbern wird ggf. ein schriftlicher/praktischer Vortest stattfinden. Das Bestehen dieses Vortests ist Grundvoraussetzung für die weitere Teilnahme am Bewerbungsverfahren und an den Auswahlgesprächen.
Im Rahmen des Auswahlverfahrens ist eine aktuelle dienstliche Beurteilung bzw. ein aktuelles Arbeitszeugnis zu berücksichtigen. Soweit eine entsprechende dienstliche Beurteilung bzw. ein entsprechendes qualifiziertes Arbeitszeugnis nicht vorliegt, wird gebeten, die Erstellung einzuleiten und den Bewerbungsunterlagen diese als Fotokopie beizufügen.
Im Auswahlverfahren entstehende Kosten können nicht erstattet werden. Ebenso können Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist oder die notwendigen Informationen für den Versand per Fachpost mitgeteilt werden.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter https://www.kmk.org/zab/zentralstelle-fuer-auslaendisches-bildungswesen.html.
Da das Verfahren derzeit noch nicht komplett barrierefrei ist, wenden Sie sich im Bedarfsfall bitte direkt an den Fachbereich Personalmanagement, Frau Paulson, Tel. 030/90294 2092.

Weitere Informationen zum Bezirksamt Reinickendorf unter: https://www.berlin.de/ba-reinickendorf/ und zur Berliner Verwaltung unter: http://www.berlin.de/karriereportal