Mitarbeit im Projekt- und Gremienbüro und Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 130.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport ist mit ihrem Dienstsitz im Alten Stadthaus in Berlin-Mitte Arbeitgeberin für rund 1.900 Beschäftigte. Mit der Polizei Berlin und der Berliner Feuerwehr als unseren nachgeordneten Behörden sorgen wir täglich für die Sicherheit der Menschen in unserer Stadt. Zu den Aufgaben der Senatsverwaltung für Inneres und Sport gehören außerdem die Organisation von Wahlen sowie der Schutz der Bevölkerung vor Katastrophen. Zuständig für Sport, unterstützen wir den Breiten- sowie Spitzensport und organisieren hochkarätige Sportveranstaltungen für Berlin. Mit dem Landesamt für Einwanderung und dem Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten erbringen wir Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger. Für das gesamte Land Berlin gewinnen und betreuen wir die Nachwuchskräfte und leisten so einen wesentlichen Beitrag zu der Zukunft des öffentlichen Dienstes der Stadt.

Mitarbeit im Projekt- und Gremienbüro und Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Kennziffer: IV 03/2025

Entgeltgruppe: E 9a TV-L

Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
Teilzeitbeschäftigung ist im Rahmen der üblichen Modelle möglich.

Beschreibung des Aufgabengebietes

• Unterstützung und Ansprechpartner/-in der Abteilungsleitung und der Projekt- und Gremienbüroleitung für organisatorische und administrative Fragen aller Art (Back-Office) 
• selbständige Erarbeitung einheitlicher und standardisierter Formatvorlagen und gleichwertige Durchdringung von Verwaltungsprozessen in der Abteilung in enger Abstimmung mit der Abteilungs-, Projekt- und Gremienbüroleitung sicherstellen 
• Recherche und analytische Unterstützung
• Erfassungsaufgaben durchführen wie z. B. Projektstammdaten, Terminrückmeldedaten erheben, verteilen und beschaffen
• Verwaltung von Terminen und Meetings
• eigenständige Digitalisierung von Daten und Dokumenten zur Sicherstellung des effizienten und effektiven Informations- und Ablagemanagements im digitalen Büro der Abteilung
• Verantwortung für die Vorbereitung der Bezirksstadträtesitzung
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes aller verwaltenden, organisatorischen und terminlichen Vorgänge sowie selbständige Erledigung des dazugehörigen Schriftverkehrs
• Verantwortung und Sicherung der internen und externen Kommunikationsflüsse als Serviceeinheit innerhalb der Abteilung

Das bieten wir Ihnen

• abgestimmte Fortbildungsangebote und vielfältige Möglichkeiten der individuellen Personalentwicklung sowie aktives Wissensmanagement (Einarbeitung, Wissenstransfer, etc.)
• 30 Tage Urlaub/Jahr und dienstfrei am 24. und 31. Dezember
• eine Hauptstadtzulage (max. bis zu 150EUR brutto monatlich bis Besoldungsgruppe A 13 bzw. Entgeltgruppe E 13) mit der Option der Inanspruchnahme eines BVG-Firmentickets
• eine gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln im Stadtzentrum
• einen familienfreundlichen Arbeitgeber: Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und durch die berufundfamilie gGmbH zertifiziert.
• Work-Life-Balance durch flexible und individuelle Arbeits-(zeit)modelle unter Berücksichtigung dienstlicher Belange
• moderner ergonomischer Arbeitsplatz und moderne Ausstattung (höhenverstellbarer Tisch, zwei Bildschirme, Notebook, etc.) 
• Bei Bedarf kann die im Verfahren ausgewählte Person in das Programm ,,Beschäftigtenwohnen" der Senatsverwaltung für Inneres und Sport für die Vermittlung von Wohnraum aufgenommen werden. Weitere Informationen erhalten Sie von Herrn Frank Zippel, Tel.: 90223-2020"

Formale Anforderungen

• abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellte/r und
• bereits bestehendes Beschäftigungsverhältnis zum Land Berlin

Fachliche Anforderungen

• Kenntnisse über Aufbau und Organisation der Berliner Verwaltung, des Geschäftsverfahrens sowie der Arbeitsverfahren und -abläufe einer Ministerialverwaltung

• Kenntnisse über die Aufbau- und die Ablauforganisation der Abteilung IV
• Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit im Leitungsbereich (innerhalb oder außerhalb einer öffentlichen Verwaltung)

Außerfachliche Anforderungen

Weitere Hinweise

Anerkannte Schwerbehinderte werden besonders dazu aufgefordert, sich zu bewerben, und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Menschen mit Migrationshintergrund und Angehörige ethnischer Minderheiten werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Die Auswahl wird aufgrund der Eignung getroffen.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet. Unser Ziel ist es, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld zu schaffen - unabhängig von Alter, Religion, ethnischer Herkunft und Nationalität, sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen.

Personalüberhangkräfte sind aufgefordert, sich im Rahmen dieser Ausschreibung selbst zu bewerben.

Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und durch die berufundfamilie gGmbH zertifiziert. Die Instrumente des ,,Familienbewussten Führens" werden aktiv zur Verfügung gestellt. Dies schließt flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortregelungen - auch für Führungskräfte - mit ein.

Bewerbung

• Anschreiben
• Lebenslauf mit tabellarischer Tätigkeitsübersicht
• die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist für den Auswahlprozess nicht erforderlich und erfolgt ggf. freiwillig
• Nachweise der Studien- bzw. Berufsabschlüsse (bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen)
• Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht (unter Angabe der personalaktenführenden Stelle)
• aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse

Bewerbungsfrist

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