Stellenausschreibung
Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Committees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES.
SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung. 2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In sechs Städten messen sich bis zu 8.500 Athlet:innen und Offizielle aus 150 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. Kurz gesagt:
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Manager:in Guest Management (m/w/d) In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games
Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025 Die Position im OC ist vor und während der Veranstaltung verantwortlich für die interdisziplinären Vorbereitung, Planung und Umsetzung der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games im Bereich der Geschäftsführung. Die Position ist im OC im Bereich Stakeholdermanagement angesiedelt.
Ein Sommer mit Auszeichnung. 2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In sechs Städten messen sich bis zu 8.500 Athlet:innen und Offizielle aus 150 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. Kurz gesagt:
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Manager:in Guest Management (m/w/d) In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games
Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025 Die Position im OC ist vor und während der Veranstaltung verantwortlich für die interdisziplinären Vorbereitung, Planung und Umsetzung der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games im Bereich der Geschäftsführung. Die Position ist im OC im Bereich Stakeholdermanagement angesiedelt.
Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in Deinem Bereich:
- Unterstützende Betreuung des Guest Managements im Bereich Stakeholdermanagement
- Vorbereiten und Koordinieren des Einladungsmanagements, Erstellen, Bearbeiten und Koordinieren der Gästelisten (Kontaktaufbau, -pflege, Terminkoordination, -überwachung)
- Organisation, Koordination und Kommunikation der bedarfsorientierten Ablauf- und Programmpläne im Bereich des Guest Managements
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen (in der Schnittstelle zwischen OC-Family und FISU-Family)
- Agieren als Ansprechpartnerin für verschiedene Zielgruppen (darunter internationale Gäste)
- Planung von Site Visits in den Stadien für die externen Gästegruppen
- Sicherstellen von aktuellen Listen hinsichtlich z.B. An- und Abreiseinformationen und Ablaufpläne
- Konzeption von Maßnahmen im Bereich der Stakeholder-Betreuung im Zuge der politischen Betreuung der Stakeholder im Bereich Sport und Politik
- Enge Zusammenarbeit u.a. mit dem Team Protocol, Akkreditierung & Ticketing und weiteren involvierten Funktionsbereichen
- Erstellen von Reports und Analysen
- Bearbeitung von Dokumenten in Office 365 für Vorbereitung von Templates & Umsetzung von Unterlagen für externe Kommunikation (Word, Präsentationen)
- Administrative Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen und Terminen
- Führung der schriftlichen und elektronischen Korrespondenz (Serien-Briefe, E-Mails, Berichte, Vermerke, Vorlagen etc.)
- Anwendung und Pflege von CRM- und/oder Datenbanksystemen
Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:
- Abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium in den Bereichen Business & Administration, Hotel, Events oder politische/internationale Beziehungen wünschenswert
- Erfahrung im Bereich Gästebetreuung mit Fokus auf Protokoll
- Erfahrungen im Bereich (Sport) Event-Organisation, erste Erfahrungen im Bereich Ticketing von Vorteil
- Sehr gute Computerkenntnisse in Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams
- Erfahrung in der Arbeit mit CRM Systemen und/oder Datenbanksystemen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Interesse, Faszination und Verständnis für die Bereichen Sport/ Kultur und Großsportsportveranstaltungen/ Festivals
- Schnelle Auffassungsgabe, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, kreativer Elan
- Offenes, freundliches Arbeiten und Spaß am Teamwork
- Selbstständige, strukturierte und kreative Arbeitsweise
- Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination der Projektbeteiligten
- Wirtschaftliche und kaufmännische Denkweise
- Idealerweise Kenntnis der kulturellen und sportlichen Entwicklungen und Partner*innen in der Rhein-Ruhr-Region
- Eigenverantwortliches und lösungsorientiertes Handeln in unerwarteten Situationen und sich veränderten Anforderungen
Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:
- Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum
- Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & diversen Unternehmenskultur
- Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe
- Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L
- Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit
- 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr
- Zugang zu einem großen internationalen Netzwerk im Sport
Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir dich in deiner Einzigartigkeit, so wie du bist, mit allen deinen Facetten. Bei uns kann jede Person so sein, wie sie möchte und wie sie ist.
Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Klingt gut?
Dann sollten wir uns kennenlernen!
Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 12.02.2025 über unser Bewerbungstool. Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst du uns per E-Mail unter careers@rhineruhr2025.com.
Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.
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