Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) in Hanau

Die dograTEC GmbH ist ein seit 2010 regional tätiges IT-Systemhaus mit Sitz in Hanau sowie einem weiteren Standort in Mainz. Als externe IT-Abteilung bieten wir unseren Kunden passende IT-Lösungen, die den individuellen Geschäftsbetrieb stärken. Unser Fokus liegt neben den klassischen Service- und Produktangeboten auf der Reparatur und Aufbereitung von Leasingrückläufern im Bereich Drucker, Plotter und Multifunktionsgeräten. Seit Dezember 2021 ist die dograTEC GmbH Teil der citadelle systems AG mit Sitz in Essen.

Die citadelle systems AG ist eine IT-Systemhausgruppe aus Essen, die es zum Ziel hat, einen neuen Champion am Systemhausmarkt aufzubauen. Innerhalb von vier Jahren ist die Gruppe bereits nun auf 13 Standorte mit 170 Mitarbeitenden gewachsen. In den Jahren 2023 und 2024 wurde die citadelle systems AG jeweils unter die Top 3 der Service Provider in Deutschland gewählt.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d) für unseren Standort in Hanau. Die Position ist zunächst befristet auf 2 Jahre in Teilzeit (20-30 Wochenstunden) im Rahmen einer Elternzeitvertretung mit der Option auf eine Festanstellung.

Allgemeine administrative Themen

• Empfang und zentrales Telefon (Überlauf First Level Hotline)
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
• Ansprechpartner/in für allgemeine administrative Themen
• Verwaltung und Umsetzung der Zugangsberechtigungen
• Terminkoordination
• Koordination und Dokumentation von Datenschutz- und Arbeitssicherheitsstandards Office-Service (Einkauf zentraler Güter und Artikel, Koordination lokaler Dienstleister rund um das Facility-Management)

Buchhaltung

• Gute allgemeine kaufmännische Kenntnisse
• Gute Grundlagen der Buchhaltung
• Datenupload/Scan Eingangsrechnungen
• Versand definierter Unterlagen (Hauptverwaltung)
• Bereitstellung Datenexporte aus Warenwirtschaft für unsere Finanzbuchhaltung
• Verbuchung Wareneingänge/Eingangsrechnungen
• Monatsabschlüsse: Abrechnung (Laufende. und Projekttickets, Wartungs-/Serviceverträge, Handelsware)
• Kontrolle der Mahnlisten

Einkauf

• Einkauf von Hard- und Software und Projektgüter/Lieferantenmanagement
• Einkauf/Bestellung zentraler Güter und Artikel, Koordination lokaler Dienstleister
• Mitverantwortung für das Lager

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Interesse an innovativen IT-Lösungen
• Berufserfahrung als Kfm. Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr sorgfältige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise / Organisationstalent
• Sicher im Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Kenntnisse über ERP-Systeme
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und Gespür für den Umgang mit Menschen
• Ausgeprägte Teamorientierung
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Unsere Mission. Wir formen einen nationalen Champion am IT-Systemhausmarkt! Und Du bist in verantwortlicher Position dabei.
• Ein agiles Arbeitsumfeld. Du profitierst von schlanken Strukturen, stetigen Fortbildungsmöglichkeiten und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe, auch über Standortgrenzen hinaus. 
• Gemeinsam stark. Wir arbeiten zusammen & kommen aus ganz Deutschland zweimal im Jahr zusammen: Zum Sommerfest in Essen und auf dem Weihnachtsmarkt der Stadt der jeweils neuesten Niederlassung.
• Erhalte über unsere Plattform bei corporate benefits regelmäßig attraktive Mitarbeiterkonditionen, Angebote und Rabatte bei namhaften Anbietern.
• Mehr Bewegung. Wir legen Wert auf unsere Gesundheit! Nutze unsere Firmenmitgliedschaft bei EGYM Wellpass in hochwertigen Sport-, Fitness-, und Freizeiteinrichtungen.
• Eine Zukunft. Wir unterstützen Dich beim Aufbau einer Zusatzrente durch Arbeitgeberzuschüsse im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge.

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