Institut für Sozialpolitik
Voll/Teilzeit, 24-40 Stunden/Woche
Ab 01.07.2025
Was Sie erwartet
- Im Cockpit von Forschung, Lehre und Third Mission: Sie managen alle organisatorischen und administrativen Agenden des Instituts. Sie halten die Dinge am Laufen und arbeiten vorausschauend, um unsere Forschenden und Lehrenden auf Erfolgskurs zu halten. Dafür erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben:
- Studienbetrieb koordinieren: Sie steuern den Prozess der Lehrplanung, melden Lehrveranstaltungen ein, buchen Räume, beantworten die häufigsten Fragen der Studierenden zum Lehrprogramm und begleiten Auswahlverfahren.
- Personalagenden mit übernehmen: Sie sind organisatorisch verantwortlich für die Planung des Personalbedarfs des Institutes. Sie bereiten Stellenausschreibungen und Job Interviews organisatorisch vor und verfassen Ausschreibungsberichte. Sie managen die administrativen Aufgaben, die studentischen Mitarbeiter*innen, und Tutor*innen am Institut.
- Kosten kalkulieren, kontrollieren und abrechnen: Sie behalten unsere Budgets im Auge - vom Jahresbudget über Reisekosten und Projektmitteln bis zu Sachmitteln für Tutor*innen.
- Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Termine, interne Klausurtagungen und externe Veranstaltungen des Instituts von Stakeholder*innen Workshops bis zu wissenschaftlichen Konferenzen.
- Kommunikation unterstützen: Sie gestalten die Kommunikationskanäle des Instituts, von der Institutswebsite bis Social Media und Beiträgen zur Außenkommunikation.
- Datenmanagement und Archivierung: Sie sind mitverantwortlich für das Management unserer Forschungsdaten (Einverständniserklärungen, Zugriffsgestaltung, Aufbewahrung, Archivierung, Vernichtung).
Was Sie mitbringen
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Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über eine Ausbildung im Berufsfeld Wirtschaft z.B. im Bereich unternehmensbezogener Dienstleistungen/ Sekretariat/ Verwaltung oder einen Studienabschluss, der für das Aufgabengebiet relevant ist. -
Ausgeprägte Organisations-, Koordinations-, und Managementfähigkeit: Zu diesen Fähigkeiten können Sie mindestens 2 Jahre Erfahrung im beruflichen Kontext vorweisen, idealerweise mit hoher Verantwortung. Erfahrungen in der Projektkoordination und -abrechnung und/oder mit Verträgen und/oder Datensicherheit sind von Vorteil. -
IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sehr versiert im Umgang mit MS Office. Anwendungskenntnisse von SAP und Sharepoint sind ein Vorteil. Erfahrungen im Umgang mit Content Management Systemen (z.B. TYP03), KI-Tools, und weitere IT-Kenntnisse sind willkommen. -
Zahlenaffin: So gut, wie Sie mit Worten umgehen können, schaffen Sie das auch im Umgang mit Zahlen z.B. bei Finanzplanung, Berichtslegung und Budgetvollzug; Basiskenntnisse in der Buchhaltung sind von Vorteil. -
Verlässlich, selbständig, teamfähig: Sie arbeiten strukturiert und genau, sind eigeninitiativ und erkennen, wo man anpacken muss. Gleichzeitig haben Sie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren. -
Neuerungsfreudig und begeisterungsfähig: Sie können sich für Aufgaben und neue Themen jenseits der Alltagsroutine begeistern, besitzen konzeptionelle Fähigkeiten und bilden sich kontinuierlich weiter. -
Sprachkompetenz: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Eine der beiden Sprachen beherrschen Sie mindestens auf dem Niveau C1, die andere mindestens auf dem Niveau B1.
Was wir Ihnen bieten
- Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
- Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- Mobiles Arbeiten
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
- Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.933,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.
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Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 07.05.2025 (Kennzahl: 2393).
Wir freuen uns auf Sie!
