Gruppenleitung Haushalt / Finanzen, nichttechnische Beschaffung und Materiallager
Das Bezirksamt Mitte ist Arbeitgeber für mehr als 3.000 Menschen. Berlin-Mitte, das bedeutet: arbeiten im Herzen der Hauptstadt. Das Bezirksamt Mitte steht für Vielfalt. Bewerbungen, die die Vielfalt unseres Bezirkes widerspiegeln, sind uns sehr willkommen. Bei uns warten interessante Aufgaben und Herausforderungen in mehr als 80 Berufen auf Sie! Diese wollen wir gemeinsam mit Ihnen angehen, getreu unserer Devise: ,,Wir machen Mitte!"
Das Facility Management des Bezirks Mitte steuert den gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Bezirks und optimiert deren Bestand und Nutzungsstruktur. Das beinhaltet unter anderem die Standortsuche, An- und Vermietung, das Verwalten und Bewirtschaften, in Teilen auch das Betreiben der Objekte, sowie die Planung und Durchführung von Bauprojekten.
Das Facility Management des Bezirks Mitte steuert den gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Bezirks und optimiert deren Bestand und Nutzungsstruktur. Das beinhaltet unter anderem die Standortsuche, An- und Vermietung, das Verwalten und Bewirtschaften, in Teilen auch das Betreiben der Objekte, sowie die Planung und Durchführung von Bauprojekten.
Die Serviceeinheit Facility Management im Bezirksamt Mitte sucht ab dem 01.01.2025 unbefristet eine
Gruppenleitung Haushalt / Finanzen, nichttechnische Beschaffung und Materiallager (m/w/d)
Kennziffer: 220/2024
Bewerbungsfrist: 27.10.2024
Besoldungsgruppe/Entgeltgruppe: A12, E9b TV-L
Vollzeit mit 40 bzw. 39,4 Wochenstunden
Ihr Arbeitsgebiet umfasst:
1. Leitung der Arbeitsgruppe Haushalt / Finanzen und nichttechnische Beschaffung sowie Materiallager:
- Führungskraft mit Personalverantwortung gemäß § 9 GGO I für alle Aufgabengebiete der Arbeitsgruppe
- Organisation der Arbeitsabläufe, Prozessoptimierung und Qualitätssicherung der optimierten Prozesse
- Auftragserfüllung (Leistungen, Produkte, Sonderaufgaben nach Zuweisung) in Qualität und Menge planen, organisieren und kontrollieren, ggf. Maßnahmen vorschlagen
- Beurteilung der Mitarbeitenden, Führung der Orientierungs- / Beurteilungs- / Jahresgespräche, Maßnahmen der Personalentwicklung initiieren, durchführen und Wirkungen beobachten
- Praxisanleitung für Nachwuchskräfte
- 2. Haushalts- / Investitionsplanung / Haushaltswirtschaft:
- Aufstellung der Haushalts- und Investitionsplanung einschl. der Ergänzungspläne für die SE FM unter Einhaltung der vorgegebenen Eckwerte
- Abstimmung mit der SE Finanzen sowie allen Organisationseinheiten des Bezirksamtes, deren Haushaltsmittel in Teilen direkt durch die SE FM bewirtschaftet werden
- generelle Angelegenheiten zur Bewirtschaftung der Einnahmen und Ausgaben inkl. Jahresabschlüsse und Rechnungslegung und Kontrolle
- zentrale Stelle für Freistellungen, Insolvenzen, Bürgschaften und andere Sicherheiten
- Unterstützung der SE-Leitung in Finanzfragen
- Schnittstellenfunktion als zentrale Ansprechperson für die SE Finanzen und dem Steuerungsdienst
- Koordination in Angelegenheiten des Rechnungshofes einschließlich Auswertung der Jahresberichte
- Erteilung und Verwaltung der Anordnungsbefugnisse und ProFiskal-Zugriffsberechtigungen der SE FM
- Anordnungsbefugnis bei Ausgaben gem. GVPL
3. Kosten- / Leistungsrechnung (KLR) / Anlagenbuchhaltung:
- Kontrolle, Überwachung, und Auswertung der KLR-Daten der SE FM, der Infrastrukturkostenstellen
- regelmäßiger Austausch mit der entsprechenden Sachbearbeitung, ggf. Abstimmungen mit dem Steuerungsdienst / Controlling
- Ansprechperson für die Budgetierung relevanten Grundsatzfragen, Ableitung von Handlungsempfehlungen
- zentrale Ansprechperson für die SE Finanzen, die Controller/innen des Steuerungsdienstes und die Geschäftsstelle Produktkatalog sowie innerhalb der SE FM für Fragen des Produktkatalogs und der Infrastrukturkostenstellen
- Kontrolle, Überwachung und Auswertung der gesamten bezirklichen Anlagenbuchhaltung
- Gesamtverantwortung der Erfassung, Pflege und Buchung der Stamm- und Bewegungsdaten der Mobilien
4. Baumaßnahmen- / Bauunterhaltungsplanung / Baukostencontrolling:
- Erstellung der bezirklichen Bauunterhaltungsplanung auf Basis der Eckwerte des Haushaltes und des Entwurfs der Baumaßnahmenplanung sowie Abstimmung mit FM 3
- Zuarbeit zur bezirklichen Baumaßnahmenplanung hinsichtlich der Zuordnung der Finanzierungsquellen und der zur Verfügung stehenden Mittel
- Überwachung des bezirklichen Baukostencontrollings und Berichtswesens sowie die Gewährleistung der Mittelbereitstellung der Baumaßnahmen in Abstimmung mit dem Fachbereich Baumanagement, den Fachvermögensträgern sowie dem Haushaltsamt durch Anfertigung der Berichtsvorlagen, monatliche Datenbereitstellung
5. Umsatzsteuer:
- federführende Koordinierung und Bearbeitung von Steuerangelegenheiten / Bearbeitung (Aufbereitung, Prüfung und allumfassende Abwicklung) aller Steuerschuldnerangelegenheiten für die SE FM
6. eWarenhaus:
- Mitwirkung bei der Einführung des IT-Fachverfahrens eWarenhaus Berlin und Unterstützung bei der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Bestellplattform für die Bestell-abrufe aus dem Sammelbestellverfahren des Landesverwaltungsamtes
7. Sonderaufgaben:
- Vorbereitung von Stellungnahmen der SE FM zur Beantwortung bezirksinterner oder externer Anfragen im Rahmen des Aufgabengebietes
Sie haben...
als Tarifbeschäftigte bzw. Tarifbeschäftigter (m/w/d)
- Abschluss einer (Fach-)Hochschule (Bachelor, Diplom (FH), 1. Staatsprüfung) in den Fachrichtungen Öffentliche Verwaltungswirtschaft oder Öffentliche Verwaltung, Public und Nonprofit-Management, Betriebswirtschaftslehre bzw. ein Studiengang mit überwiegend verwaltungs-, rechts-, sozial, politik- oder wirtschaftswissenschaftlichen Inhalten
als Beamtin bzw. Beamter (m/w/d)
- Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das erste Einstiegsamt der Laufbahngruppe zwei (ehemals gehobener Dienst) des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes
Zusätzlich gilt:
- mehrjährige einschlägige Verwaltungserfahrung im Haushaltsbereich
Wir bieten...
- eine dauerhafte Beschäftigung bei einem zuverlässigen und sicheren Arbeitgeber
- abwechslungsreiche Tätigkeiten mit Eigenverantwortung
- ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, für das wir mit dem Gütesiegel familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert wurden und eine gute Work-Life-Balance (durch zeitliche Selbstbestimmung, flexible Arbeitszeiten, Einstieg in mobile Arbeit, Angebot von Telearbeitsplätzen)
- aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
- umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten (wie Fachfortbildungen, Sprachkurse, Coachings, Hospitationen) und ein individuelles Wissensmanagement
- eine betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub pro Jahr
- eine zentrale Lage und eine gute Verkehrsanbindung
Sie finden sich im Profil wieder?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button ,,Jetzt bewerben"!
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Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden nach Maßgabe des Berliner Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, insbesondere für Führungspositionen. Das Bezirksamt Mitte orientiert sich am Frauenförderplan und setzt aktiv hier genannte sowie weitere Maßnahmen um.
Wir schätzen die Vielfalt in unseren Teams und begrüßen daher alle Bewerbungen von Personen mit eigener oder familiärer Migrationsgeschichte, verschiedener sexueller und geschlechtlicher Identität(en), sozialen, ethnischen und religiösen Zugehörigkeiten sowie körperlichen und geistigen Fähigkeiten.
Die vollständige und für die Auswahl verbindliche Stellenausschreibung (inkl. Anforderungsprofil) finden Sie am Ende dieser Seite als verlinkte PDF-Datei unter ,,Weitere Informationen"!
Zusätzliche Informationen erhalten Sie auf dem Karriereportal oder auf unserer Homepage.
Ihre Ansprechperson für das Bewerbungsverfahren:
Herr Efimenko
+49 30 9018-23416
Ihre Ansprechperson für das Aufgabengebiet:
Herr Bade
+49 30 9018-34611
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