BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN
Wir im Bezirksamt Spandau sind ein Team mit über 2.000 Beschäftigten und kümmern uns um zahlreiche Anliegen der Spandauerinnen und Spandauer und sind somit an vielen wichtigen Lebensthemen der Menschen im Bezirk beteiligt. Wir gestalten die Heimat von über 257.000 Menschen für mehr Lebensqualität und haben vielfältige Aufgaben in den verschiedensten Arbeitsbereichen.
Wenn auch Sie mitgestalten möchten, dann kommen Sie in unser Team vom Bezirksamt Spandau!
Die Abt. Personal, Finanzen und Wirtschaft sucht ab sofort, gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) für die Dauer einer Vertretung im Geschäftszimmer des Personalrates, längstens jedoch bis zum 31.12.2028, Personal (m/w/d) für das Aufgabengebiet
Geschäftszimmer Personalrat (m/w/d)
KENNZIFFER
34/2025
ARBEITSZEIT
Tarif: Vollzeit mit 39,4 WoStd., Teilzeit möglich
BEWERBUNGSFRIST
12.02.2025
ENTGELT
Brutto bei Vollzeit: 2.725 - 3.362 (E6)*
*je nach persönlicher Voraussetzung
EINSATZORT: Rathaus Spandau von Berlin, Carl-Schurz-Straße 2/6, 13597 Berlin
IHR AUFGABENGEBIET
- Erfassung und Bearbeitung der Posteingänge/Postausgänge. Prüfung und Sortierung nach Dringlichkeit
- Zusammenstellung der Unterlagen für die Personalrats- und Vorstandssitzung einschließlich Monatsgespräch
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen der Personalrätinnen und Personalräte des Vorstandes
- Ablage und Archivierung der Geschäftsvorgänge in elektronischer Form bzw. in Papierform
- Erstellung und Bearbeitung von Tabellen, Vordrucken und Formularen sowie Textbausteinen
- Terminkoordinierung- und Überwachung des elektronischen Kalenders, Terminkoordinierung mit allen Fachabteilungen
- Fertigung von Schriftstücken nach Vorgabe
- Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit, Erkennen der Dringlichkeit in Einzelfällen
- Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen sowie Erteilung allgemeiner Auskünfte
- Bestellwesen, Vervielfältigungen und Materialbeschaffungen
- Anwendung des Rexx-Verfahrens - Sichtung der Bewerbungsunterlagen
Organisation von Veranstaltungen
- Unterstützung zur logistischen Vorbereitung der Personalversammlung und Teilpersonalversammlungen (einschließlich Erstellung von PowerPoint Präsentationen)
- Unterstützung zur Vorbereitungen von Klausurtagungen und Seminaren unter Berücksichtigung von Arbeitsschwerpunkten des Personalrates
Öffentlichkeitsarbeit
o Unterstützung bei der Zusammenstellung u. Pflege von Informationsmaterialien zu Schwerpunktthemen (z. B. Tarifrecht,
Dienstrecht, Arbeitsschutz)
o Selbstständige Recherche zu politischen Gremien (z. B. Abgeordnetenhaus, ständige Ausschüsse, BVV) und relevanter
Rechtsvorschriften Sonstiges
o Verschwiegenheit und besonderes Vertrauensverhältnis
o Selbständige Führung der Geschäftszimmerablage
o Entwurf und Gestaltung von Schriftstücken für unterschiedliche Anlässe
Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.
IHR PROFIL/ FORMALE VORAUSSETZUNGEN
(Bitte beachten Sie, dass diese zwingend sind)
- Abgeschlossene Berufsausbildung:
- zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
- zur/zum Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation/Büromanagement oder
- in einem einschlägig anerkannten Ausbildungsberuf mit Bezug zu den Themenfeldern Büroorganisation und/oder Verwaltung oder
- Abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (oder vergleichbare Qualifizierung)
- verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache entsprechend der Stufe C 1 des gemein-samen europäischen Referenzrahmens für Sprachen
Wünschenswert sind Kenntnisse und Fähigkeiten durch Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat oder Geschäftszimmer
WIR BIETEN...
- interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit, in der Sie wichtige Lebensbereiche des Bezirks mitgestalten können
- Weiterentwicklung der persönlichen Kompetenzen durch Fort- und Weiterbildung
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Sport- und Gesundheitsangeboten
- kollegiales Arbeitsklima in einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
- bis zu 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr zzgl. 24. und 31.12. dienstfrei
- jährliche Sonderzahlung
- Hauptstadtzulage von bis zu 150,00 EUR monatlich
- Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
ANSPRECHPERSONEN
Rund um das Bewerbungsverfahren
Frau Bardtke ? Personalmanagement ? (030) 90279 - 2311
Frau Brodziak ? Büroleitung ? (030) 90279 - 3326
Rund um das Aufgabengebiet
Frau Wiedicke ? Personalrat ? (030) 90279 - 3306
ERFORDERLICHE BEWERBUNGSUNTERLAGEN
1. Bewerbungsanschreiben (mit vollständiger Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
2. Lebenslauf (tabellarisch und lückenlos)
3. Nachweis über die geforderte Qualifikation
4. Aktuelles Arbeitszeugnis bzw. aktuelle dienstliche Beurteilung
5. ggf. unterschriebene Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht
Interesse? Dann direkt auf "Jetzt bewerben!" klicken und Bewerbung absenden!
Bitte beachten Sie, dass in der Regel erst nach Ablauf der Bewerbungsfrist Ihre Unterlagen geprüft und ausgewertet werden.
Sollte Ihnen keine aktuelle Beurteilung bzw. kein aktuelles Zwischen- oder Arbeitszeugnis vorliegen, bitten wir Sie dieses zu beantragen und in Ihrem Bewerbungsschreiben darauf hinzuweisen.
Bewerbende, die bereits im öffentlichen Dienst tätig waren/sind, fügen zudem bitte eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte bei.
Bitte beachten Sie, dass nur Bewerbungen mit vollständig vorliegenden Unterlagen berücksichtigt werden können.
Die vollständigen Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen.
Bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB).
HINWEISE
Bewerbungen von schwerbehinderten bzw. ihnen gleichgestellten Menschen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt. Bitte entsprechenden Nachweis beifügen.
Bewerbungen von Personen mit Migrationsgeschichte, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht.
Über Ihre Bewerbung freuen wir uns unabhängig von Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihrem Alter, Ihrer Weltanschauung, geschlechtlichen Orientierung und Lebensform.
Im Rahmen dieser Stellenbesetzung kann es zu einem mehrstufigen Auswahlverfahren kommen.
Wir weisen darauf hin, dass die weitere Kontaktaufnahme im Bewerberverfahren per E-Mail bzw. telefonisch erfolgt.
Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen (Porto, Fahrtkosten o.ä.), können leider nicht erstattet werden.
Bitte beachten Sie unsere Informationen zum Datenschutz.
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