Dezernat III - Assistenz im Vorzimmer (m/w/d) des Beigeordneten für das Dezernat III

Grevenbroich, DE

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Am Markt 1
41515 Grevenbroich
Deutschland
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Die Stadt Grevenbroich sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Assistenz im Vorzimmer (w/m/d) des Beigeordneten für das Dezernat III

Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe EG 8 TVöD bzw. A 08 LBesG NRW (Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt), soweit die persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei Tarifbeschäftigten kann die Zahlung einer Zulage nach EG 9a geprüft werden.

Die Assistenz im Vorzimmer unterstützt den Beigeordneten in seiner täglichen Arbeit. Der Beigeordnete ist verantwortlich für die Fachbereiche 51 Jugend und 61 Stadtplanung / Bauordnung / Strukturwandel. Im Vorzimmer des Beigeordneten bist du mitten im Geschehen der beiden Fachbereiche, der Abteilungen und übergreifenden Angelegenheiten der Gesamtverwaltung eingebunden. Hierfür suchen wir eine tatkräftige Unterstützung.

Deine Aufgaben sind u.a.

allgemeine Büro- und Organisationstätigkeiten:
- Besucherempfang als erste Kontaktperson, am Telefon oder im E-Mailkontakt, Vermittlung vorsprechender Personen, Erteilen allgemeiner Auskünfte,
- Terminkoordination und -kontrolle,
- Prüfung der Eilbedürftigkeit und Weiterleitung von Informationen,
- Postbearbeitung, Pflege, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Führen der Wiedervorlagen,
- Erfassen und Überwachung von Fristen,
Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Besprechungen und Termine des Beigeordneten
allgemeine Schreibtätigkeiten
Besucherempfang
Mitarbeit bei Veranstaltungen des Beigeordneten bzw. seines Dezernates

Dein Profil:

Qualifikation für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (vormals mittlerer nichttechnischer Dienst) bzw. erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten / zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I (vormals Angestelltenlehrgang I);
alternativ eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (ehemals Bürokauffrau/Bürokaufmann) oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) und die Bereitschaft, zunächst den Basislehrgang des Verwaltungslehrgangs I zu absolvieren
gute, anwendungssichere Kenntnisse in den MS-Office-Programmen sowie die Bereitschaft, sich in andere Anwendungen einzuarbeiten
fundierte Kenntnisse in der Organisation, Planung und Durchführung von verwaltungstechnischen Abläufen
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und methodische Arbeitsweise
gute Umgangsformen, freundliches und gewandtes Auftreten
Zuverlässigkeit, Diskretion und besondere Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Daten und Verschwiegenheit

Wir bieten:

attraktive Bezahlung im Rahmen der entsprechenden tariflichen Bestimmungen
sicheren Arbeitsplatz
familienfreundliche Anwesenheits- (HomeOffice) und Arbeitszeitregelungen (Gleitzeit)
abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen Aufgabenfeld
regelmäßige Fortbildungen

Die Stadt Grevenbroich fördert aktiv die Gleichstellung der Geschlechter und setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen unabhängig kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Die Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung der Regelungen im Sozialgesetzbuch IX und im Landesgleichstellungsgesetz NRW.

Ansprechpartner im
Fachbereich

Vorzimmer des Beigeordneten
Florian Herpel
Tel.: 02181 / 608 - 481

Beigeordneter Florian Herpel
nach telefonischer Absprache mit dem Vorzimmer

Ansprechpartnerin
Personalbereich

Martina Deckmann
Tel.: 02181 / 608 - 210

,

Bewerbungsfrist

13.02.2025

Arbeitszeit

39 Wochenstunden / 41 Wochenstunden

Befristung

unbefristet

Bezahlung

Entgeltgruppe EG 8 TVöD /
Besoldungsgruppe A 08 LBesG NRW

Bewerbungsweg

elektronisches Ausschreibungsverfahren
www.berufe-grevenbroich.de

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Bewerbung!

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