Büroassistenz der Amtsleitung (Bürgeramt)

• Assistenz und Büroorganisation im Bereich der Amtsleitung
  • Telefondienst
  • Terminplanung und -koordination
  • Unterstützung der Amtsleitung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Postbearbeitung und -verteilung
• Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten
  • Personalsachbearbeitung wie z. B. Führen der amtsinternen Personalakten, Führen der Kranken- und Urlaubsdatei, Bearbeitung von Sonderfällen im Rahmen der Zeiterfassung sowie Sonderurlaubsanträgen, Bearbeitung von Dienstunfällen
  • Überwachung und Koordinierung der Untersuchung auf Bildschirmtauglichkeit
  • Verwaltung von Dienstsiegeln, Dienstausweisen und Anordnungsbefugnissen
  • Eigenverantwortliche Beschaffung von Büromaterial und Möbeln
• Geschäftsbereichsübergreifende Unterstützungsarbeiten bei besonderen Projekten
• selbstständige Bearbeitung von Mängelmeldungen, die über das Beteiligungsportal der Stadt Bielefeld beim BSC eingehen

Das müssen Sie mitbringen

• Abgeschlossene verwaltungsnahe Berufsausbildung (z. B. Verwaltungsfachangestelle/r, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) 

Überzeugen Sie uns auch mit diesen Kompetenzen

• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich 
• Umfangreiche Erfahrungen und Kenntnisse mit der Standardsoftware (MS-Office) sowie der Telefonanlage
• Bereitschaft zur Aneignung des Umgangs mit verschiedenen Fachverfahren, z. B. SAP, Atoss, e-Kaufhaus, Session
• Gute Umgangsformen, sicheres und verbindliches Auftreten, Kommunikationsstärkeund Teamfähigkeit, hohes Maß an Selbständigkeit, Integrität und Zuverlässigkeit

• Frau Wehausen, Tel. 0521/51-6003, vom Bürgeramt zu fachlichen Fragestellungen 
• Frau Weidner, Tel. 0521/51-23867, vom Amt für Personal zum Beschäftigungsverhältnis