Assistenz - Sachbearbeitung und Geschäftszimmerdienst der Staatssekretärin für Sport (w/m/d)

Berlin, DE

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Klosterstraße 47
10179 Berlin
Deutschland
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Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 130.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Dienstort: Klosterstraße 47, 10179 Berlin) sucht ab dem 01.01.2025, unbefristet, eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter für die

Assistenz - Sachbearbeitung und Geschäftszimmerdienst im Büro der Staatssekretärin
für Sport (w/m/d)

Kennziffer: ZS 16/2024

Entgeltgruppe: E 9b TV-L

Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
Teilzeitbeschäftigung ist nicht möglich.

Beschreibung des Aufgabengebietes

Das Aufgabengebiet umfasst:

eigenverantwortliche Organisation des Geschäftszimmers
eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz, Post und Vorgängen
sach- und fristgerechte Erledigung von Aufträgen der Leitung
Abwicklung des E-Mail-Verkehrs
Terminsteuerung und -überwachung
Telefon- und Besuchermanagement
Vorbereitung/Erstellung von Sitzungsunterlagen

Es handelt sich um eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit. Für die Wahrnehmung des Aufgabengebietes ist daher die Bereitschaft zur Durchführung einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (SÜ 2) nach dem Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetz erforderlich.

Ausnahme von der gleitenden Arbeitszeit hinsichtlich des Arbeitszeitrahmens:
In der Senatsverwaltung für Inneres und Sport gilt eine Rahmenzeit von 6.00 Uhr bis 19.30 Uhr, in der die Arbeitszeit flexibel gestaltet werden kann. Neben der Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeitgestaltung kann im Arbeitsgebiet indes die Wahrnehmung von vereinbarten Servicezeiten erforderlich sein. In dringenden und nicht vorhersehbaren Fällen kann auch eine Tätigkeit außerhalb der Rahmenzeit notwendig werden.

Formale Anforderungen

Für Tarifbeschäftigte:

Bewerberinnen und Bewerber müssen über eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, bzw. über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verfügen.

Fachliche Anforderungen

Für die Aufgabenwahrnehmung sind von Vorteil:

Erfahrungen im Bereich Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit im Leitungsbereich einer Senatsverwaltung
Kenntnisse des Verwaltungshandelns, sowie der Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung und der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung - Allgemeiner Teil (GGO I)
Grundkenntnisse des Verwaltungsrechts, insbesondere Verwaltungsreform-Grundsätze-Gesetz (VGG); Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG); Datenschutzrecht
IT-Grundkenntnisse in Standardanwendungen

Außerfachliche Anforderungen

Für die Wahrnehmung der Aufgaben wird eine organisationsfähige, belastbare Persönlichkeit gesucht, die über Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit verfügt. Darüber hinaus sind Dienstleistungsorientierung, sowie Konflikt- und Kritikfähigkeit von Vorteil.

Weitere Hinweise

Das detaillierte Anforderungsprofil kann über den Button ,,weitere Informationen" abgerufen werden. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil zu speichern, da es nach dem Ende der Ausschreibungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei bestehender Unterrepräsentanz und gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Anerkannte Schwerbehinderte werden besonders dazu aufgefordert, sich zu bewerben, und werden bei gleichwertiger Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Menschen mit Migrationshintergrund und Angehörige ethnischer Minderheiten werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Die Auswahl wird aufgrund der Eignung getroffen.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet. Unser Ziel ist es, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld zu schaffen - unabhängig von Alter, Religion, ethnischer Herkunft und Nationalität, sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität. Wir begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen.

Personalüberhangkräfte sind aufgefordert, sich im Rahmen dieser Ausschreibung selbst zu bewerben.

Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und durch die berufundfamilie gGmbH zertifiziert. Die Instrumente des ,,Familienbewussten Führens" werden aktiv zur Verfügung gestellt. Dies schließt flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortregelungen - auch für Führungskräfte - mit ein.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir etwaige Ihnen mit der Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen verbundene Kosten nicht übernehmen können.

Sofern Ihre Herkunftssprache nicht Deutsch ist, ist ein anerkanntes Sprachzertifikat von Deutschkenntnissen (mindestens C1; entspricht fließenden bis verhandlungssicheren Sprachkenntnissen, kompetente Sprachverwendung) entsprechend der Kompetenzskala des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER) erforderlich. Der gesamte Auswahlprozess wird in deutscher Sprache durchgeführt.

Nähere Informationen zum Bewerbungsverfahren in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport finden Sie auf der FAQ-Seite des Zentralen Bewerbungsbüros unter: www.berlin.de/sen/inneres/personal/karriere-in-der-senatsverwaltung/faq/

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online über den Button ,,Jetzt bewerben!"

Laden Sie dort mindestens folgende Anlagen hoch:

Anschreiben
Lebenslauf mit tabellarischer Tätigkeitsübersicht
die Übersendung eines Bewerbungsfotos ist für den Auswahlprozess nicht erforderlich und erfolgt ggf. freiwillig
Nachweise der Studien- bzw. Berufsabschlüsse (bei ausländischen Bildungsabschlüssen wird um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss gebeten. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen)

bei Bewerberinnen und Bewerbern, die im öffentlichen Dienst tätig sind, eine Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht (unter Angabe der personalaktenführenden Stelle)

aktuelle dienstliche Beurteilungen oder qualifizierte Arbeitszeugnisse

Ohne die Einreichung eines aktuellen Zeugnisses bzw. einer dienstlichen Beurteilung kann nicht sichergestellt werden, dass die Bewerbung im weiteren Auswahlprozess berücksichtigt werden kann. Sollte eine entsprechende Beurteilung oder ein entsprechendes Zeugnis nicht vorliegen, leiten Sie bitte deren bzw. dessen Erstellung ein und weisen Sie hierauf in Ihrem Motivationsschreiben hin.