Assistenz der Kaufmännischen Betriebsleitung, Steuerungsunterstützung

Entgeltgruppe:              EG 9a TVöD-V
Beschäftigungsart:       befristet bis 08.01.2026 im Rahmen einer Vertretung 
Arbeitszeit:                   Teilzeit (25 Std./Woche) 
Bewerbungsfrist:          13.10.2024

Die Bühnen und Orchester der Stadt Bielefeld gehören mit acht Spielstätten in drei Häusern (Stadttheater, Theater am Alten Markt, Konzerthaus Rudolf-Oetker-Halle) zu den größten Kultureinrichtungen in Nordrhein-Westfalen. Das Mehr-Sparten-Haus mit Musiktheater, Tanz, Schauspiel, Orchester, Konzerthaus und dem Vermittlungsbereich jungplusX unter der Leitung von Michael Heicks, Nadja Loschky (Intendanz) und Stefanie Niedermeier (Verwaltungsdirektion) ist bekannt für den ,,Bielefelder Weg": Mit innovativen Angeboten, flachen Hierarchien, diversitätsorientierter Ausrichtung und offener Kommunikation auf allen Ebenen bringen rund 370 Mitarbeitende über 600 Veranstaltungen pro Spielzeit auf die Bühne.    Wir bieten Ihnen: 

• ein offenes Haus mit Freude am künstlerischen Erfolg, flachen Hierarchien und kreativem Austausch in wertschätzender Arbeitsatmosphäre
• einen Arbeitsplatz im Herzen der Innenstadt 
• hohe Lebens- und Freizeitqualität in der Stadt Bielefeld/Ostwestfalen (rd. 350.000 Einwohner/innen) in unmittelbarer Nähe zum Teutoburger Wald
• eine geregelte wöchentliche Arbeitszeit 
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten der Stadt Bielefeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement
• Mitarbeiterkonditionen beim Job-Ticket
• betriebliche Altersversorgung
• vermögenswirksame Leistungen

1.    Steuerungsunterstützung der kaufmännischen Betriebsleitung, insbesondere 

• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft (u.a. Telefonate, Termin- und Dienstreisekoordination)
• Zusammenstellung von entscheidungsrelevanten Informationen
• Antragstellung in behördlichen Genehmigungsverfahren (Bewilligungen Jugendarbeitsschutzgesetz, Sondernutzungserlaubnisse)
• Administrative Aufgaben im Gesundheitsmanagement der Bühnen und Orchester
• Übernahme von GEMA-Abrechnungen

2.    Fördermittelmanagement

• Administratives und finanztechnisches Projektmanagement (Federführung bei der Antragstellung, Koordinierung der Projektdurchführung, rechtssichere Erstellung der Verwendungsnachweise)
• Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen, internen und externen Projekt- und Kooperationspartnern sowie mit Fördermittelgebern
• Controlling und Überwachung der Einhaltung der förder- und haushaltsrechtlichen Vorgaben im Sinne eines qualitätssichernden Risikomanagements
• Recherche und fachliche Bewertung öffentlicher und privater Fördermittel
• Beratung der künstlerischen Sparten und Projektverantwortlichen über bestehende Förderprogramme

3. Kaufmännische Geschäftsführung der theatereigenen Ballettschule und des Kinder- und Jugendchores, Zusammenarbeit mit den jeweiligen künstlerischen Leitungen

Das müssen Sie mitbringen

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Verwaltungslehrgang I
• Bereitschaft, sich in die komplexe Aufgabenstellung des Zuwendungsrechts und der Fördervoraussetzungen einzuarbeiten
• Gewissenhafte und selbständige Arbeitsweise, sehr gutes Zeitmanagement
• Sicheres und fachkompetentes Auftreten, Diskretion
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Gute kommunikative Fähigkeiten, insbesondere in der engen Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen und Fördermittelgebern
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Excel, Word, Outlook)  

Überzeugen Sie uns auch mit diesen Kompetenzen

• Erfahrungen im Projektmanagement
• Freude am Umgang mit Menschen und Arbeiten im Team
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative

Gestalten Sie das Leben in Bielefeld aktiv mit - Starten Sie Ihre Karriere in einem sicheren Beschäftigungsverhältnis bei der Stadt Bielefeld!

Informieren Sie sich in unserer Rubrik "Karriere bei der Stadt" über die Arbeitgeberin Stadt Bielefeld. Es gibt viele gute Gründe, bei uns zu arbeiten. 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung innerhalb der Bewerbungsfrist über unser Online-Formular. Dort geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und übermitteln uns Ihre Dateien mit den Bewerbungsunterlagen.

Sie haben noch Fragen? Gerne stehen wir Ihnen hierfür persönlich zur Verfügung.

• Frau Niedermeier, Tel. 0521/51-2495, Kaufmännische Betriebsleitung der Bühnen und Orchester zu fachlichen Fragestellungen 
• Frau Weidner, Tel. 0521/51-23867, vom Amt für Personal zum Beschäftigungsverhältnis

Die Stadt Bielefeld setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.
Die Stadt Bielefeld fördert Frauen beruflich und stellt sie nach den Zielsetzungen des Gleichstellungsplans bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt ein. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.