Assistenz der Jugendamtsleitung (m/w/d)

Berlin, DE

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Große-Leege-Straße 103
13055 Berlin
Deutschland
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Der kinder- und familienfreundliche Bezirk Lichtenberg verbindet Tradition und Moderne, vereint großstädtisches Leben und dörfliche Idylle. Hier leben über 300.000 Menschen, deren Vielfalt die Stadt prägt und zu ihrer großen Anziehungskraft beiträgt.

Auch das Bezirksamt Lichtenberg wertschätzt als Arbeitgeber diese Vielfalt und möchte sie in den eigenen Häusern fördern. Mit rund 2.200 Mitarbeiter*innen ist das Bezirksamt einer der größten Arbeitgeber im Bezirk. Gemeinsam gestalten wir wichtige Lebensbereiche für die Bürger*innen und erbringen an über siebzig Standorten die verschiedensten Dienstleistungen.

Das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin, Jugendamt, Fachbereich Jugendamtsleitung, sucht zur Kennziffer: 4000/42801/004 ab sofort, unbefristet, eine engagierte

Assistenz der Jugendamtsleitung (m/w/d)

Entgeltgruppe: E5 Fgr. 1 Teil I der Entgeltordnung zum TV-L
Vollzeit mit 39,40 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich)

Ihr Arbeitsgebiet umfasst:

Ihr Arbeitsgebiet umfasst: Als Assistenz der Jugendamtsleitung sind Sie für die allgemeinen Verwaltungstätigkeiten zuständig. Sie nehmen u.a. folgende Aufgaben wahr:
o Unterstützung der Leitung des Jugendamtes (z B. Koordinierung der Bearbeitung von Beschlüssen der Bezirksverordnetenversammlung, sichert Fristenkontrolle, führt Ablagen usw.)
o Bearbeitung von telefonischen, persönlichen und schriftlichen Auskunftsersuchen und Beschwerden, auch mit schwierigem Klientel (Annahme, Protokoll, weitere Bearbeitung in den Bereichen des Jugendamts koordinieren)
o Wahrnehmung der Geschäftszimmeraufgaben wie z. B. Bearbeitung des zentralen elektronischen Posteingangs des Jugendamts, Postbearbeitung, Telefonmanagement, Terminmanagement sowie die Beschaffung und Verwaltung von Arbeitsmitteln und Büromaterial

Eine detaillierte Beschreibung und weitere Informationen finden Sie im Anforderungsprofil am Seitenende unter dem Link "weitere Informationen".

Wir bieten Ihnen:

Ihre Tätigkeit bei uns ist interessant und abwechslungsreich. Wir heißen Sie in einem kollegialen Arbeitsumfeld willkommen.
Sie werden umfassend eingearbeitet. Für uns ist ein freundlicher Umgang und gegenseitige Unterstützung wichtig.
Zusammen entwickeln wir Ihre Kompetenzen weiter und eröffnen Ihnen mögliche Perspektiven. Ein vielfältiges Fortbildungsangebot können Sie dafür nutzen.
Wir bieten Ihnen vielseitige Möglichkeiten, Arbeits- und Privatleben in Balance zu halten. Bei uns können Sie Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten, z. B. durch gleitende Arbeitszeit und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
Wir haben ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit zahlreichen Angeboten zur Gesundheitsförderung und Prävention, z. B. Fitnesskurse während der Arbeitszeit, Veranstaltungen und Beratungsangebote. Ihr Arbeitsplatz ist ergonomisch ausgestaltet.
Sie verfügen über 30 Tage Urlaub pro Jahr und erhalten zusätzlich je einen arbeitsfreien Tag am 24. und 31. Dezember.
Ihr Verdienst für die Tätigkeit im Land Berlin ist gesetzlich bzw. tarifvertraglich festgelegt und damit transparent und sicher. Sie erhalten eine Hauptstadtzulage, ein bezuschusstes Firmenticket, eine jährliche Sonderzahlung sowie im Rahmen einer tariflichen Beschäftigung eine betriebliche Altersvorsorge.
Sie arbeiten am Standort Große-Leege-Straße 103

Sie bringen mit:

eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement
vergleichbare Qualifikation: sonstige Bewerber*innen mit gleichwertigen Fähigkeiten und Kenntnissen: eine abgeschlossene 3jährige Berufsausbildung (vorzugsweise kaufmännisch) mit Erfahrungen in allgemeinen Bürotätigkeiten
Erfahrungen in der Öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert
Wünschenswert sind Vorerfahrungen im Umgang mit Bürgern sowie bei der Führung von schwierigen Gesprächen und Beratungen
umfassende Rechtskenntnisse (z.B. Aufbau- und Ablauforganisation der Berliner Verwaltung; GGO I; AZG und AV ZustJug; Bundeskinderschutzgesetz etc.)
umfassende IT-Anwenderkenntnisse in MS Office sowie der Fachsoftware Olmera, SoPart, Imperia, VOIS Client) und Kenntnisse im Datenschutzrecht (Berliner Datenschutzgesetz, Bundesdatenschutzgesetz, DSGVO)
Kenntnisse und Erfahrungen in Methoden der Gesprächsführung, Deeskalations- und Verhandlungsstrategien
eine hohe Leistungs- und Organisationsfähigkeit sowie eine gute Ziel- und Ergebnisorientierung
Des Weiteren weisen Sie eine ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie eine sehr gute Dienstleistungsorientierung in ihrer Arbeitstätigkeit nach.

Ansprechpartner*in für Ihre Fragen:

zum Bewerbungsverfahren:

Frau Anne Richter
Personalservice - Fachbereich Recruiting
PS REC HSB
030 90296 6840

zum Aufgabengebiet:

Herr Rainer Zeddies
Jugendamt (Jug AL)
030 90296 5010

erforderliche Bewerbungsunterlagen:

Anschreiben
aktueller Lebenslauf
Nachweis der beruflichen Qualifikation

Mit Ihren Bewerbungsunterlagen übersenden Sie bitte Ihre aktuelle Dienstliche Beurteilung bzw. ein aktuelles Zeugnis (jeweils nicht älter als zwölf Monate). Sollte dies nicht vorliegen, bitten wir die Erstellung zu veranlassen.

Bewerbungsfrist:

Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann bewerben Sie sich online bis zum 29.11.2024.

Allgemeine Hinweise:

Sie haben einen ausländischen Bildungsabschluss? Bitte informieren Sie sich über die Anerkennung der Gleichwertigkeit mit einem deutschen Berufsausbildungs- oder Hochschulabschluss bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter: https://www.kmk.org/service/anerkennung-auslaendischer-abschluesse.html.

Das Sprachlevel C1 der Deutschen Sprache ist von Vorteil.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, (Schwer-)Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Wir laden Bewerbende mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung ein, um bestehende Unterrepräsentanzen abzubauen. Wir befinden uns in einem fortlaufenden Prozess des Kulturwandels und zu mehr Diversität.

Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Menschen werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Das Bezirksamt Lichtenberg von Berlin ist bestrebt, bestehende Unterrepräsentanzen von sowohl Frauen als auch Männern abzubauen und wird dies bei der Personalauswahl berücksichtigen.

Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber*innen elektronisch gespeichert und verarbeitet (gem. § 6 BlnDSG). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Bewerber*innen, die bereits im Öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitten wir eine Einverständniserklärung zur Anforderung und Einsichtnahme in die Personalakte beizufügen. Bitte teilen Sie uns in diesem Fall auch die Adresse Ihrer personalaktenführenden Stelle mit.

Es ist beabsichtigt, ein strukturiertes Auswahlverfahren durchzuführen. Nähere Informationen dazu erhalten Sie mit der Einladung zu einem persönlichen Gespräch.

Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstandene Reisekosten etc. können wir leider nicht ersetzen.

Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter: https://www.berlin.de/ba-lichtenberg/

Weitere Informationen zur Berliner Verwaltung unter: http://www.berlin.de/karriereportal