Assistenz der Geschäftsführung & Social Media Manager*in

Wir suchen Ihre tatkräftige Unterstützung für unser Team. Wenn Sie gerne vorausschauend organisieren und Interesse daran haben wie Städte, Landschaften und alle Arten von Freiräumen klimagerecht geplant werden, sind Sie bei uns genau richtig. Wir sind seit 24 Jahren ein renommiertes Landschaftsarchitekturbüro und suchen zum sofortigen Eintritt für 32-40 Stunden pro Woche, aufgeteilt auf 5 Wochentage ein Organisationstalent im Office Management zur Unterstützung der Geschäftsführung mit Social Media Erfahrung.

IM ASSISTENZBEREICH

ADMINISTRATION & ORGANISATION

• Eigenständige Abwicklung klassischer Office-Agenden, wie Korrespondenz, professionelles Führen von Telefonaten, E-Mail-Service, Terminkoordination, Bestellungen, Postbearbeitung, Ablage- und Ordnerverwaltung, Drucken und Falten von Plänen, Behördenwege,
• Zeiterfassung via eigenem Programm Unterm Strich inkl. Auswertungen / Stundenlisten
• Ansprechperson für unseren IT-Support
• Organisation des Empfangsbereiches inkl. Begrüßung und Bewirtung von Gästen sowie Vorbereitung von Besprechungen & Workshops

BUCHHALTUNG & RECHNUNGSWESEN

• Vorbereitung der Buchhaltung inkl. Reisekosten und Personaladministration in Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung & Lohnverrechnung
• Rechnungs- und Angebotslegung, Mahnwesen
•  Vorbereiten von Überweisungen sowie der Finanzplanung: Controlling- und Liquiditätsliste

PERSONALWESEN

·         Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und 4-6 Mitarbeiter*innen

·        Abwicklung vom Bewerbungswesen: Vorauswahl der Bewerber*innen

·        Abwicklung von Ein- und Austritt der Mitarbeiter*innen (Einführung in die Bürostandards, Stundenkontrolle, Urlaubs– und Krankenstandsverwaltung, Vorbereitung von Dienstzeugnissen)

·        Organisation von Bürointernen Veranstaltungen

PROJEKTMANAGEMENT

·         Mitwirken beim Projektmanagement (Projektauswertungen & Vorprüfung von Projektverträgen)

IM SOCIAL MEDIA & PR BEREICH

• Betreuung unserer Homepage und Social-Media-Kanäle wie linkedin, instagramm, fb.
• Laufende Koordination und Bearbeitung von PR-Anfragen (z.B. Erstellung von Präsentationen, Fotoauswahl, Texten, etc.)
• Laufende Ergänzung von Referenzmappen, Portfolios u.a. für Wettbewerbe
• Koordination inkl. Beauftragung von Fotografen (Kosten, Fotovorauswahl, etc.)            

• gehobene kaufmännische Ausbildung oder einschlägiges Studium
• mind. 1 Jahr Erfahrung im Assistenz- und Social Media Bereich
• sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse, besonders Excel
• Grafisches Know-how von Vorteil, insbesondere Adobe Photoshop und InDesign;
• selbständiger und flexibler Arbeitsstil mit hoher Eigenmotivation
• sehr gute und fachadäquate Ausdrucksweise in Deutsch sowie ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• genaue und zuverlässige Arbeitsweise, Zahlenaffinität
• Vertraulichkeit, soziale Kompetenz, Diskretion und Loyalität
• Organisationsstärke, Stressresistenz, Einsatzbereitschaft & Teamfähigkeit

Arbeitsbeginn: ab sofort möglich

Wir sind ein Team mit viel Esprit und Kreativität und würden uns freuen, wenn Sie sich voller Elan bei uns einbringen! Es erwarten Sie ein moderner Arbeitsplatz im ansprechenden Sonnwendviertel, 1100 Wien in einem Haus, in dem wir die Außenanlagen selber gestalteten. Nahe dem Hauptbahnhof bestehen beste öffentliche Anbindungen. Homeoffice und flexible Zeiteinteilung sind ebenso möglich.

Wir bieten ein monatliches Mindestgehalt laut Kollektivvertrag für Angestellte bei Ziviltechniker*innen je nach Einstufung. Eine Überzahlung ist gemäß Ihrer Ausbildung und Vorerfahrung möglich. Weitere Benefits wie Weiterbildungsscheck und das Eingehen auf individuelle Wünsche sind bei uns stets im Alltag.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Lebenslauf als pdf (max. 10 MB). 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.