Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)

Was uns antreibt? Die Leidenschaft für höchste Reinheit.   Wir sind ein dynamisches Familienunternehmen, das seit über 75 Jahren nun schon in dritter Generation innovative Ultraschall- und Dampfreinigungstechnologien an Kunden in über 80 Länder dieser Welt liefert. Mehr als 290 Mitarbeiter entwickeln, fertigen und vertreiben mit hoher Kompetenz maßgeschneiderte Lösungen zur industriellen Präzisionsreinigung in verschiedenen Hightech-Branchen mit hohen Reinheitsanforderungen. Eine weitsichtige Unternehmens- sowie eine nachhaltige Produktpolitik bilden dabei die Basis unseres Erfolgs, die wir gemeinsam mit unseren motivierten Mitarbeitern umsetzen.   Für unseren Firmenstandort in Singen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)

Als Organisationstalent fällt es Ihnen leicht, einen reibungslosen Tagesablauf innerhalb der Geschäftsführung sicherzustellen. Sie sind eine motivierte, loyale und integere Person, die unsere Vision und Werte teilt und nach operativer Exzellenz strebt.  

Ihre Aufgaben:
Sie arbeiten gerne eigenständig und managen das Office unserer beiden geschäftsführenden Gesellschafterinnen, indem Sie für strukturierte und gleichermaßen entlastende Abläufe sorgen. In dieser Position sind Sie Erstkontakt und Schnittstelle für unsere Kunden, Geschäftspartner, Geschäftsleitungsmitglieder, Gesellschafter und Mitarbeitende.

• Korrespondenz und Kommunikation: Sie erledigen klassische Assistenzaufgaben, wie Korrespondenz, Terminvereinbarungen und erstellen Power Point Präsentationen und Protokolle - selbstständig und nach Vorgabe. Sie sind verantwortlich für die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post sowie für die Pflege und Verwaltung von E-Mail-Konten. Dazu gehört auch die telefonische und schriftliche Kommunikation nach Extern und Intern. Zudem koordinieren Sie die Presse- und Lobbyarbeit.

• Reiseplanung und -organisation: Sie koordinieren die Reiseplanung für unsere Geschäftsleitungsmitglieder, erstellen deren Reisepläne und führen die entsprechenden Buchungen durch.

• Projekte und Events: Sie planen und organisieren interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents, inklusive der Verwaltung von Einladungen, Räumlichkeiten und Catering. Sie begleiten die interne Kommunikation im Hause und arbeiten in ausgewählten Projekten mit. Mit dem Mindset "Gastgeber Sein" übernehmen und organisieren Sie die interne und externe Bewirtung auf dem Geschäftsführungsstockwerk ( Besprechungsräume & Küche).

• Administration und Dokumentenmanagement: Sie übernehmen allgemeine Aufgaben wie die Pflege von Kontaktlisten, die Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie die die Verwaltung von Verträgen inklusive der ordnungsgemäßen Dokumentation. Die Koordination von Social Sponsoring Aktivitäten gehört ebenfalls zum Aufgabenbereich.

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung: Idealerweise als Industriekauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.

• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz, vorzugsweise in einem mittelständischen Unternehmen. 

• Organisationstalent: Sie zeichnen sich durch eine proaktive, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise aus, können Prioritäten setzen und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick. Sie arbeiten gerne in Projekten mit und bringen Ihre Expertise ein.

• Kommunikationsstärke: Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

• Diskretion, Integrität und Loyalität: Sie gehen verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um und sind ein zuverlässiger Ansprechpartner für unsere Geschäftsführung.

• Social Skills: Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, sind flexibel und aufgeschlossen und besitzen ein hohes Maß an sozialer Kompetenz.

• Technische Affinität: Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und sind offen für den Einsatz neuer Softwarelösungen. 

Unsere Elma Benefits:

• Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem technisch-innovativen Premiumumfeld, bei der Sie Ihre Fähigkeiten voll einbringen und weiterentwickeln können
• Die Möglichkeit, bei einem Marktführer an der Spitze der Technologieentwicklung zu arbeiten und einen echten Unterschied zu bewirken
• Eine klare Vision, strategische Leuchttürme und der Elma Wertekompass, die Sie auf Ihrem Weg leiten
• Eine kollegiales und unterstützendes Team, das Wert auf Vertrauen, offene Kommunikation und Zusammenarbeit legt
• Ein zukunftsorientiertes, mittelständisches Familienunternehmen mit Wachstumsambitionen und modern ausgestatteten Arbeitsplätzen
• Ein flexibler Arbeitszeitrahmen für eine ausgewogene Work-Life-Balance mit Option auf mobiles Arbeiten bis zu 40 % pro Woche
• Eine leistungs- und marktgerechte Bezahlung sowie ein vielfältiger Mix an Sozialleistungen (Hansefit, Jobrad, Fahrzeugleasing für alle Mitarbeiter, Stromflatrate für E- und Hybridfahrzeuge, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, betriebliches Gesundheitsmanagement, VWL, Prämiensystem für Mitarbeiterempfehlungen)
• Eine zielgerichtete Onboarding-Begleitung mit fundiertem Einarbeitungsplan und Feedback-Kultur
• Individuelle Mitarbeiterförderung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßig stattfindende Firmenevents (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Jubiläumsfeier)
• Eigene Unternehmens-Cantina mit unserem Elma Koch und frischem, abwechslungsreichem Essensangebot in schönem Ambiente

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