| Bewerbungsfrist: 09.03.2025 |
unbefristet | 39 Stunden (Teilzeit möglich) |
EG 6 TVöD |
Wer sind wir? Der Kreis Mettmann
Wir sind eine Kommunalverwaltung mit rund 1.700 Mitarbeitenden und verstehen uns als modernes Dienstleistungsunternehmen. Mit rund 485.000 Einwohner_innen und einer Fläche von 407 Quadratkilometern ist der Kreis Mettmann der Landkreis mit der höchsten Bevölkerungsdichte in Deutschland. Vielfältige Arbeitsplätze, Wohnen in einer guten Infrastruktur und ein ebenso umfang- wie abwechslungsreiches Freizeitangebot machen das Leben hier attraktiv.
Wir suchen für das Amt für Hoch- und Tiefbau zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Wir suchen für das Amt für Hoch- und Tiefbau zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Diese Aufgaben erwarten Sie:
Das Amt für Hoch- und Tiefbau des Kreises Mettmann ist ein Amt mit rd. 100 Mitarbeitenden in drei Abteilungen.Die Aufgaben des Amtes liegen im Bereich des technischen und kaufmännischen Gebäudemanagements (Neubau-, Erweiterungs- Umbau-, Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen an Gebäuden sowie deren Bewirtschaftung), im Bereich des Baus und der Unterhaltung von Kreisstraßen, Wanderwegen und den jeweils zugehörigen Einrichtungen sowie im Bereich der Abwicklung aller notwendigen verwaltungsmäßigen Verfahren (Vergabeverfahren, Finanzmanagement, Personalangelegenheiten).
Das Aufgabengebiet dieser Stelle umfasst insbesondere:
- Erledigung aller Bürotätigkeiten der Amtsleitung, insbesondere
- Schreibarbeiten, Terminkoordination sowie Planung, Vor- und Nachbereitung und Durchführung von Terminen
- Weiterleitung von Informationen und telefonische Informationsvermittlung
- Postabwicklung
- Abwicklung von Telefonaten und Umgang mit Besucher_innen
- Überwachen von Fristen und Terminen sowie eigenverantwortliches Veranlassen weiterer Schritte
- Internetrecherchen
- Mitwirkung bei Personalangelegenheiten des Amtes 23, insbesondere
- Erstellung und Führung von Krank- und Urlaubsmeldungen, sowie Urlaubs- Jubiläums- und Geburtstagslisten
- Verwaltung von Unterlagen bzw. Daten
- abteilungsübergreifende organisatorische und koordinative Tätigkeiten, insbesondere
- Organisation von amtsinternen Veranstaltungen
- Durchführung und Koordination von Abfragen
- Auswertung von Daten
- Überwachen von Fristen und Terminen, sowie eigenverantwortliches Veranlassen weiterer Schritte
- Beschaffung und Verwaltung von Büro-Material
- Internetbeauftragte/-r des Amtes 23
- Pflege des Webauftritts
- unterstützende Tätigkeiten im Bereich der Sachbearbeitung der drei Abteilungen.
Anforderungen (diese Voraussetzungen müssen Sie zwingend mitbringen):
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbar, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r bzw. Verwaltungsfachangestellte/-r
Wir erwarten zudem:
- Fachliche Kompetenz, insbesondere
- mehrjährige Erfahrung im Bereich der Assistenz, Sekretariat oder Office-Management
- Erfahrung im Umgang mit Verwaltungsvorschriften und Dienstanweisungen, Kenntnisse im Haushaltsrecht und Kenntnis von verwaltungsinternen Abläufen und Regularien bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben
- Kenntnisse über die kreiseigenen Liegenschaften, Straßen und Naherholungseinrichtungen inkl. zugehörigen Bauwerken sowie bautechnische Thematiken oder die Bereitschaft, diese zu erwerben
- fundierte Kenntnisse in den beschriebenen Aufgabenfeldern
- die Bereitschaft, sich stetig fortzubilden
- gute Ausdrucksfähigkeit
- Persönliche Kompetenz, insbesondere
- flexible Einsetzbarkeit, Motivation, Freundlichkeit und Aufgeschlossenheit
- ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Organisationstalent
- Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Loyalität
- Kenntnis der deutschen Sprache mindestens im Niveau C1 gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER)
- Soziale Kompetenz, insbesondere
- Bereitschaft und Fähigkeit zur konstruktiven und kooperativen Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ebenen und Professionen
- eine hohe Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit Kolleg_innen, Nutzer_innen, internen und externen Dienstleistern, Kunden
- Methodische Kompetenz, insbesondere
- Organisationsgeschick
- Digitale Kompetenz, insbesondere
- vertiefte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook) bzw. die Bereitschaft diese zu erwerben.
Wir bieten Ihnen:
- eine interessante, abwechslungsreiche und krisensichere Tätigkeit in einem motivierten Team mit gutem Betriebsklima
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Jahressonderzahlung gemäß § 20 TVöD-VKA, 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
- eine betriebliche Altersvorsorge
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten für eine ideale Work-Life-Balance mit lebensphasenorientierten Arbeitszeitmodellen
- ein Vorbelegungsrecht im ortsnahen Kindergarten (am Standort Mettmann)
- ein umfassendes betriebliches Gesundheitsmanagement
- ein freundliches und familiäres Arbeitsumfeld mit Angeboten des Personalrates wie der Gemeinschaftskasse, einem jährlichen Betriebsausflug sowie diversen Betriebssportgruppen
- ein Fahrradleasingangebot, z. T. überdachte Stellplätze für Ihr Fahrrad, ein vergünstigtes Job-Ticket sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten
- corporate benefits - Angebote für Mitarbeitende mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken
Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!
Ansprechpartnerin aus dem Fachbereich (Informationen zur Stelle):Frau Christin Peters
Tel. 02104 99-2705
E-Mail: christin.peters@kreis-mettmann.de
Tel. 02104 99-2705
E-Mail: christin.peters@kreis-mettmann.de
Ansprechpartnerin aus dem Personalamt (Rückfragen zur Online-Bewerbung bzw. Fragen zum Ausschreibungsverfahren (insbesondere zu den Anforderungen):
Frau Laura Krasniqi
Tel. 02104 99-1213
E-Mail: bewerbungen@kreis-mettmann.de
Allgemeine Hinweise:
Die Beschäftigung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Zu Fragen hinsichtlich der konkreten Möglichkeiten einer Teilzeitbeschäftigung steht Ihnen die o. g. Ansprechpartnerin aus dem Fachbereich zur Verfügung.In Bezug auf die Stellenausschreibungen gilt, dass der Gleichstellungsplan der Kreisverwaltung Mettmann für die Stellenbesetzungen Anwendung findet. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.
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