,,Wir halten das Bezirksamt am Laufen!" Die Serviceeinheit Facility Management sorgt dafür, dass Gebäude, Technik und Infrastruktur rund um die Uhr funktionieren. Ob in der Objektbetreuung, Baukoordination oder technischen Verwaltung - hier erwarten Sie abwechslungsreiche Aufgaben, ein starkes Team und die Möglichkeit, hinter den Kulissen Großes zu bewegen. Werden Sie Teil unserer Serviceeinheit und gestalten Sie Pankows Arbeits- und Lebensräume mit! Jetzt bewerben und anpacken!
Entgeltgruppe: E5 TV-L (Bewertungsvermutung)
Weitere Einzelheiten können dem Anforderungsprofil entnommen werden, welches Sie unter "weitere Informationen" finden.
Frau Nottrodt
Tel.: 030 90295 - 7531
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung online über das Berliner Karriereportal ein. Klicken Sie bitte dazu auf den Button "Jetzt bewerben".
Bitte schauen Sie auch in unsere Ausfüllhinweise - das erleichtert Ihre und unsere Arbeit: HINWEISE ZUR BEWERBUNG
Sollten Fragen oder Probleme rund um das Bewerbungsverfahren auftreten, können Sie gerne das Zentrale Bewerbungsbüro unter 030 90295 - 2200 kontaktieren.
Nach Dienstschluss und am Wochenende können Sie ihr Anliegen auf einen Anrufbeantworter sprechen. Wir rufen Sie zurück.
Anerkannte schwerbehinderte Menschen oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist der Bewerbung beizufügen. Die Bewerbung von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Voraussetzungen der Stellenausschreibung erfüllen, ist ausdrücklich erwünscht.
Vielfalt ist einer unserer zentralen Organisationswerte. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Eine Besetzung der Stelle mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich. Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung gemäß den dienstlichen Erfordernissen wird vorausgesetzt.
Während der Bewerbungsphase findet die Kommunikation in der Regel per E-Mail statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber:innen elektronisch gespeichert und im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens durch das Bezirksamt Pankow weiterverarbeitet [§ 6 Abs. 1 EU- DSGVO].
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter: Datenschutzerklärung
Kosten, die Ihnen durch die Einladung zur Vorstellung entstehen, können durch uns leider nicht übernommen werden.
Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter: https://www.berlin.de/ba-pankow/
Weitere Informationen zur Berliner Verwaltung unter: www.berlin.de/karriereportal
Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Schule, Sport und Facility Management sucht ab sofort, unbefristet, eine
Assistenz (m/w/d) im Fachbereich Hochbau
Kennziffer: 079-3306-2025
Entgeltgruppe: E5 TV-L (Bewertungsvermutung)
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
Geplanter Einsatzort: Storkower Str. 113, 10407 Berlin
Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:
- selbständige Organisation des Büros des Fachbereichs / der Leitung, Terminkoordination und -überwachung, Vorgangskontrolle, An- und Abwesenheitsmeldungen
- Erteilung von qualifizierten Auskünften im mündlichen und schriftlichen Publikumsverkehr, allgemeine Korrespondenz, telefonische Erstauskünfte inkl. Post- und E-Mail-Bearbeitung, Raumbuchungen
- strategische Organisation des Aktenbestands (digital und analog) nach Fachbereichsmaßgaben
- Datenbankerstellung und -pflege
- selbstständiges Erstellen von Statistiken, Darstellungsmethoden, Schreibarbeiten, Vervielfältigung
- eigenständige Bedarfserfassung von Bürotechnik und Büromaterial (einschließlich Bestellung, Vergabe, Verwaltung)
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Protokollführung
- fachbereichsbezogene Daten beschaffen, aufbereiten und teilweise auswerten
- Koordinierung von Zuarbeiten, Stellungnahmen, Berichterstattungen
- Kostenstandprüfung von Aufträgen, Bestellungen und Nachträgen in HKR
- Erstellen und Führen von übergeordneten Projektlisten
- Überprüfen von Trinkwasserprüfprotokollen, Erfassung und Verarbeitung der Ergebnisse, Einarbeitung der Protokollergebnisse in die ,,Legionellen-Liste", Abstimmung mit dem Gesundheitsamt, der Immobilienverwaltung und dem Schulamt
- Bearbeitung von Gutachten (erfassen, dokumentieren und intern weitverarbeiten)
- Vorbereitung von Festlegungen unter Berücksichtigung der Kontierungen in HKR neu
- Unterstützung bei der Fertigung von Ausschreibungsunterlagen (Beauftragungen und Nachtragsmanagement)
- Eigenverantwortliche Prüfung von Wartungsrechnungen, sowie führen der Wartungstabellen
- Zedal Abfallentsorgung: verwalten und organisieren von Begleitscheinen, Übernahmescheinen, Entsorgungsnachweisen
- Bewirtschaftung der konsumtiven Sachausgaben des Fachbereiches
- Bearbeitung von verbrauchsabhängigen Rechnungen
- Erarbeitung und Erstellung von buchhalterischen Auswertungen
- Führung der Buchhaltungsakten entsprechend der Landeshaushaltsordnung (LHO)
- Bewirtschaftung der Einnahmetitel
- regelmäßige Kontrolle des Zahlungseingangs für alle Einnahmen
- Vorbereitung der Unterlagen für die Einholung von Angeboten, Prüfung und Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes
- Mitwirkung Praxisanleitung von Auszubildenden und Praktikanten
- Mitarbeit Projektcontrolling, zentrale Projektüberwachung, einschließlich Erstellung und Aktualisierung von Übersichten, Listen und Datenbanken nach bautechnischen Kriterien
- Abrechnung der Leistungen beteiligter freischaffender Architekten und Ingenieure des Hochbaus und Sachverständiger
- Durchführung nicht delegierbarer Bauherrenleistungen bei Abschlussarbeiten, Rechnungslegung und Dokumentation der Bauakten
Sie haben...
- eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung (z. Bsp. Verwaltungsfachangestellte:r) bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen (z. Bsp. Verwaltungslehrgang I) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bürokommunikation oder gleichwertige Qualifikationen oder Berufserfahrungen
- verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache entsprechend Stufe C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprache
sowie
- Kenntnisse zum Projektmanagement, Projektsteuerung und Projektleitung von Bauvorhaben; der Gefahrstoffverordnung, SiGeKo und dem Arbeitsschutz auf Baustellen
- Anwendungssichere IT-Kenntnisse, sowie sehr gute Kenntnisse in der Büroorganisation sowie in der sicheren Erstellung, Bearbeitung und Kontrolle von Texten und Tabellen
- Kenntnisse der LHO und AV LHO
- Kenntnisse der verwaltungsspezifischen Bearbeitungsstandards auf der Grundlage der Gesetze der Berliner Verwaltung und der GGO I
Sie können...
- auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben
- vorausschauend planen und strukturieren und entsprechend agieren
- ihr Denken und Handeln auf ein gewünschtes Ziel hin auszurichten und die erforderlichen Ressourcen effizient einsetzen.
- sich personen- und situationsbezogen austauschen
Weitere Einzelheiten können dem Anforderungsprofil entnommen werden, welches Sie unter "weitere Informationen" finden.
Wir bieten...
- ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
- die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
- aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit)
- eine kostenlose externe Sozialberatung
- ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
- eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
- eine Bezahlung nach geltendem (Link zum TV-L) Tarifvertrag
- 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
- Jahressonderzahlung
Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:
Frau NottrodtTel.: 030 90295 - 7531
Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:
- ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
- einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
- eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
- einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
- für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!
Hinweise:
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 13.04.2025.Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung online über das Berliner Karriereportal ein. Klicken Sie bitte dazu auf den Button "Jetzt bewerben".
Bitte schauen Sie auch in unsere Ausfüllhinweise - das erleichtert Ihre und unsere Arbeit: HINWEISE ZUR BEWERBUNG
Sollten Fragen oder Probleme rund um das Bewerbungsverfahren auftreten, können Sie gerne das Zentrale Bewerbungsbüro unter 030 90295 - 2200 kontaktieren.
Nach Dienstschluss und am Wochenende können Sie ihr Anliegen auf einen Anrufbeantworter sprechen. Wir rufen Sie zurück.
Anerkannte schwerbehinderte Menschen oder diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist der Bewerbung beizufügen. Die Bewerbung von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Voraussetzungen der Stellenausschreibung erfüllen, ist ausdrücklich erwünscht.
Vielfalt ist einer unserer zentralen Organisationswerte. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Eine Besetzung der Stelle mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich. Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung gemäß den dienstlichen Erfordernissen wird vorausgesetzt.
Während der Bewerbungsphase findet die Kommunikation in der Regel per E-Mail statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens und ggf. der Einstellung werden die Daten der Bewerber:innen elektronisch gespeichert und im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens durch das Bezirksamt Pankow weiterverarbeitet [§ 6 Abs. 1 EU- DSGVO].
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter: Datenschutzerklärung
Kosten, die Ihnen durch die Einladung zur Vorstellung entstehen, können durch uns leider nicht übernommen werden.
Weitere Informationen zur ausschreibenden Dienststelle unter: https://www.berlin.de/ba-pankow/
Weitere Informationen zur Berliner Verwaltung unter: www.berlin.de/karriereportal
Nehmen Sie gern an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://t1p.de/e7qjd
