Zur Verstärkung unserer Teams im Geschäftsbereich Personal suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeitbeschäftigung (40 Std./Woche - eine Teilzeitbeschäftigung kann auf Wunsch geprüft werden), befristet für zwei Jahre mit der Option auf Entfristung und vergütet nach dem TV-L, eine Assistenz (w/m/d) für die Geschäftsbereichsleitung.
Ihre Aufgaben:
- Führung des Vorzimmers der Geschäftsbereichsleitung Personal mit allen administrativen und bereichsbezogenen Sekretariatsaufgaben
- Kontakt- und Kommunikationspflege zu allen relevanten internen und externen Bereichen, verschiedenen Kliniken, Instituten und zuweisenden Einrichtungen
- Organisation und Terminkoordination der Geschäftsbereichsleitung Personal
- Vorbereitung von Präsentationen, Meetings und internen Veranstaltungen
- Eintragungen und Abgleich der Dienste, Urlaube, Freizeitausgleiche und realen Dienstzeiten aller Mitarbeitenden im Wochen- bzw. Urlaubsplan SAP und SP Expert
- Erledigung von sonstigen Büro- und Verwaltungsaufgaben
- Postein und -ausgang (auch elektronisch)
- Begleitung von Sitzungen und deren Protokollierung
- Archivverwaltung gemäß Vorgaben
- Pflege und Betreuung von Pegasos Vertragsmanagement für den Geschäftsbereich
- Projektbezogene Aufgaben
Das zeichnet Sie aus:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement
- Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenbereich, insbesondere im Sekretariat
- Selbstständige vertrauensvolle Arbeitsweise, Organisationsgeschick, sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Umfassende PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
- SAP- und SP Expert-Kenntnisse wünschenswert
Das bieten wir:
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Einen krisensicheren Arbeitsplatz in einem traditionsträchtigen Unternehmen -
Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet -
Vergütung nach TV-L sowie eine Jahressonderzahlung -
30 Tage Urlaub und zusätzlich am 24. und 31. Dezember frei - Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Betriebliche Altersvorsorge in der VBL
- Vergünstigtes Jobticket (AG-Zuschuss) für den öffentlichen Nahverkehr
- Firmenkonditionen in Rostocker Fitnessstudios, bei ausgewählten Veranstaltungen sowie in ausgewählten Apotheken
- Zugang zum Universitätssport
