Assistenz (m/w/d) für die Abteilungsleitung Meeresforschung

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den zwölf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Senckenberg am Meer in der Hafenstadt Wilhelmshaven ist das nördlichste Institut der Gesellschaft. Es kooperiert mit wichtigen Forschungseinrichtungen der deutschen Meeresforschung sowie Hochschulen und Universitäten. Direkt an der Nordsee gelegen, bietet der Standort Wilhelmshaven außerdem Naherholung in der unberührten Natur sowie ein großes kulturelles Angebot.

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung Meeresforschung am Standort Wilhelmshaven eine engagierte

Assistenz (m/w/d)

für die Abteilungsleitung Meeresforschung

(in Vollzeit / Teilzeit mit mind. 75%)

Als Assistenz unterstützen Sie die Abteilungsleitung des Bereichs Meeresforschung bei allen Anforderungen im Organisationsalltag (Administration, Personal und Finanzen).

Dazu gehört das Führen des Tagesgeschäfts des Sekretariats. Dies umfasst die kompetente Bearbeitung der Korrespondenz, die Planung von Terminen und Reisen, die Bearbeitung von Rechnungen sowie die Organisation des Büros.

Ort:   Wilhelmshaven

Beschäftigungsumfang:   In Vollzeit (40 Wochenstunden) / Teilzeit mit mind. 75%

Vertragsart:   Zunächst befristet für eine Dauer von 2 Jahren; eine Verdauerung wird angestrebt

Vergütung:   nach dem Tarifvertrag des Landes Hessen, TV-H 

Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiter*innen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidat*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenarbeit.

Kontrolle in SAP: Überwachung und Abstimmung der Buchungen im Kernhaushalt sowie in den Drittmittelkonten der Abteilung in SAP – inklusive der Erfassung von Bestellanforderungen, der Kontierung (Sachausgaben, Reisekosten, Personalkosten, Overheads) sowie der Buchung von Wareneingängen und Kontrolle der Verwendungsnachweise

·         Terminmanagement: Verantwortung für die Planung, Koordination und Verwaltung aller internen und externen Termine des Abteilungsleiters – einschließlich Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen

·         Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Besprechungen und die adäquate Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen und Präsentationen

·         Bearbeitung des Postverkehrs in digitaler und Papierform, inklusive Sortierung, Archivierung und Dokumentation

·   Organisation und Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, und internationalen Gastforscher*innen – beispielsweise durch Koordination von Visums- und Unterkunftsanfragen, Einführung in administrative Abläufe und kontinuierliche Betreuung während ihres Aufenthalts

·         Verwaltung der Gästezimmer, einschließlich Zimmervermietung und -abrechnung

·         Beschaffung von Verbrauchsmaterialien (Reinigungsmittel, Hygienebedarf etc.)

·         Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation idealerweise ergänzt durch Weiterbildungen im Bereich Verwaltung, Controlling oder SAP-Anwendungen

·         Kenntnisse und Erfahrung sekretariellen Tätigkeiten, beispielsweise Protokollführung, Telefonmanagement, Organisation von Meetings und allgemeiner administrativer Unterstützung

·         Sehr gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse sowie Zahlenaffinität

·         Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

·         Ausgeprägte Sozialkompetenz, hohe Serviceorientierung, Vertrauenswürdigkeit, Organisationsgeschick, ein freundliches Auftreten sowie Flexibilität und Teamfähigkeit – Eigenschaften, die in einem dynamischen, interdisziplinären Arbeitsumfeld von großem Vorteil sind

·         Grundlegende Kenntnisse im Personalrecht sind ein Vorteil

·         eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung

·         selbstständiges Handeln in einem internationalen, motivierten und professionellen Umfeld

·       flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten – Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – einen Dienstausweis mit kostenfreiem Eintritt in die Senckenberg Museen – eine tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge

Dann senden Sie uns gerne Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, detaillierter Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse) in elektronischer Form (als eine zusammenhängende PDF-Datei) bitte stets unter Angabe der Referenznummer 02-25004 bis zum 30.04.2025 an .

Für fachliche Rückfragen zur Stelle steht Ihnen Herr Prof. Dr. André Freiwald unter sehr gerne zur Verfügung.

 Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 Weitere Informationen über die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung finden Sie unter www.senckenberg.de.