Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung

Assistenz (m/w/d)
der Amts- und Abteilungsleitung

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs)
• Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiter*innen (Zeiterfassung, Dienstbefreiung, Krankendatei, Urlaubsdatei, Homeoffice-Regelungen, Arbeitszeitveränderungen) sowie regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitungen
• Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern, Abrechnung von Sitzungsgeldern)
• Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
• Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amtsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf von Fachexperten)
• Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung
• Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und nachgewiesene Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsbereichen
• Sichere Anwendung von Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen
• Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
• Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung
• Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung
• Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick
• Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

• Vollzeitstelle, befristet für 2 Jahre
• Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich
• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
• Betriebliche Altersvorsorge
• Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine, Jobrad