Geschäftszeichen: 11.1/2/111/2024
Für das Kreisjugendamt - mit Sitz in Gelnhausen - suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für 2 Jahre, eine
Assistenz (m/w/d)
der Amts- und Abteilungsleitung
der Amts- und Abteilungsleitung
Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs)
- Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiter*innen (Zeiterfassung, Dienstbefreiung, Krankendatei, Urlaubsdatei, Homeoffice-Regelungen, Arbeitszeitveränderungen) sowie regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitungen
- Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern, Abrechnung von Sitzungsgeldern)
- Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
- Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amtsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf von Fachexperten)
- Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung
- Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung
Das Stellenprofil erfordert:
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und nachgewiesene Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsbereichen
- Sichere Anwendung von Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen
- Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
- Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung
- Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung
- Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick
- Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung
Unser Angebot:
- Vollzeitstelle, befristet für 2 Jahre
- Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich
- Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
- Betriebliche Altersvorsorge
- Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine, Jobrad
Ihr Kontakt:
Zur Klärung Ihrer fachlichen und inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Hentschel, Tel: 06051/ 85 11301, gerne zur Verfügung.
Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: www.mkk.de.
Bewerbungsfrist: 30.11.2024
Wir bevorzugen Online-Bewerbungen direkt über unser Jobportal (karriere.mkk.de). Bewerbungen per Mail an bewerbung@mkk.de sind möglich. Bewerbungen per Post sollten keine Originale oder Mappen beigelegt werden - auf Grund der Fülle der Verfahren ist es leider nicht möglich, Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Diese richten Sie bitte unter Angabe des Geschäftszeichens 11.1/2/111/2024 an: Kreisausschuss des Main-Kinzig-Kreises, Amt 11.1 - Personaldisposition, Barbarossastraße 24, 63571 Gelnhausen.
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