Wir bieten eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreich angelegte Tätigkeit, mit Kontakt zu vielen Menschen und Arbeitsbereichen, eine innovative und offene Arbeitsatmosphäre, die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit städtischen und nicht-städtischen Institutionen, sowie freien Trägern und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung.
Assistent:in (w/m/d) Vorzimmer der Amtsleitung
EGr. 8 TVöD + 43,46 EUR Vorzimmerzulage
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- selbstständige Terminplanung und -überwachung für die Amtsleitung
- Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Koordination des amtsweiten Fristenmanagements
- Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten und anderen Kontaktaufnahmen, selbstständiges Schnittstellenmanagement
- selbstständige Koordination des Posteingangs und des Postausgangs sowie Aktenführung, Dokumentation und Registratur
- eigenständige Bewirtung und Betreuung von Gästen
- Mitwirkung bei der Koordination parlamentarischer Vorgänge und abteilungsübergreifender Arbeiten
- Mitarbeit in der amtsinternen Infokommunikation und im amtsweiten Kontaktmanagement
- Anfertigung von Schriftstücken, Protokollen und Stellungnahmen nach Vorgabe
Sie bringen mit:
- abgeschlossene Ausbildung z. Verwaltungsfachangestellten oder eine andere vergleichbare, für die Tätigkeit geeignete, abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau:Kaufmann für Büromanagement; Bürokauffrau:Bürokaufmann)
- mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Vorzimmer oder Verwaltung, vorzugsweise in einer Behörde oder öffentlichen Einrichtung
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- hohes Maß an Serviceorientierung sowie freundliches und professionelles Auftreten
- hohes Maß an Arbeitssorgfalt, Gewissenhaftigkeit, Organisationsfähigkeit
- gute Auffassungsgabe, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
- sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise mit verwaltungsspezifischen Fachhandlungen
- interkulturelle Kompetenz
Wir bieten Ihnen:
- umfangreiches Fortbildungsangebot zu den unterschiedlichsten Themenbereichen
- betriebliche Altersvorsorge und ein Job-Ticket Premium ohne Eigenbeteiligung gültig für alle Tarifgebiete des Rhein-Main-Verkehrsverbundes mit Mitfahrregelung
- eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreich angelegte Tätigkeit mit Kontakt zu vielen Menschen und Arbeitsbereichen, eine innovative und offene Arbeitsatmosphäre sowie die Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit zahlreichen städtischen und nicht-städtischen Institutionen und freien Trägern
- Mitarbeit in einem engagierten und diversen Team
Weitere Infos:
Unter https://StadtFrankfurtJobs.de/FAQ.html finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (z. B. zur Bezahlung).
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Jobportal (https://stadtfrankfurtjobs.de/assistentin-wmd-vorzimmer-der-amtsleitung-de-j8745.html). Bitte bewerben Sie sich bis zum 02.04.2025.
