ebenso wie die Realisierung hoch automatisierter Ende-zu-Ende-Lösungen für die Mitgliedsunternehmen der IHKs, zum Beispiel im Bereich der beruflichen Bildung. Begleitend unterstützen wir auch einzelne IHKs in ihrer digitalen Transformation.
Administration Manager (m/w/d)
in Vollzeit.
schwerpunktmäßig administrative Tätigkeiten, koordinierst interne Aktivitäten und fungierst als erste Ansprechpartner:in für das Team intern. Du übernimmst Projekte, die für das Team wichtig sind und arbeitest eng verzahnt mit anderen Teams und Kolleg:innen der IHK DIGITAL zusammen.
Welche Aufgaben kommen auf dich zu?
- Verantwortung für zugewiesene Aufgaben im administrativen Bereich und Hilfestellung für interne und externe administrative Belange
- Unterstützung des Teams durch die Übernahme von administrativen als auch fachlich zugeordneten Aufgaben mit Fokus auf das Team ,,Digitale Beratung"
- Durchführung von Spezialprojekten mit administrativen Aufgabenstellungen für die Abteilung in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten (hier insbesondere: Budgetplanung & Hochrechnung, HR-Themen, übergreifende Koordination und Aussteuerung mit Ergebnisverantwortlichkeit)
- Verantwortung für das Abteilungshandbuch, den CSO-Teams-Kanal und den internen Auftritt im Intranet
- Planung und Koordination der Einarbeitung ("Onboardings") neuer Mitarbeiter:innen sowie Hilfestellung im Teamumfeld
- Aktive Teilnahme und Mitarbeit an internen und externen Gremien, Sitzungen und Veranstaltungen sowie deren Koordination sowie Vor- und Nachbereitung
- Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen zur internen Zusammenarbeit der Abteilung sowie Organisation von Team-Meetings, Retroperspektiven und informellen Meetings inkl. deren Vor- und Nachbereitung
- Unterstützung bei der Erstellung und Qualitätssicherung von Berichten, Protokollen und Dokumenten sowie Pflege von geteilten Inhalten
- Mitarbeit bei der Entwicklung, Dokumentation und Pflege von Standards und Prozessen
- Organisation von strategisch relevanten Terminen und Besprechungen mit internen als auch externen Teilnehmern sowie deren Vor- und Nachbereitung
Was solltest du mitbringen?
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Wesentliche Kompetenzen in der Organisation, Disposition und Koordination
- Hervorragende soziale Kompetenzen, vor allem Kommunikations- und Kooperationsvermögen sowie Kunden- und Serviceorientierung
- Deine Arbeitsweise ist geprägt von methodischem Vorgehen
- Gute konzeptionelle und analytische Fähigkeiten sowie eine schnelle Auffassungsgabe und starke Hands-On-Mentalität
- Arbeitsstil mit Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Kreativität
- Arbeitsweise ist eigenständig und ergebnisorientiert mit einer guten Portion Teamgeist
- Kenntnisse im Umgang mit Atlassian Confluence und MS Office 365
- Idealerweise: Vorkenntnisse in den Themenbereichen der digitalen Transformation der Arbeitswelt und der öffentlichen Verwaltung oder ein ausgeprägtes Interesse und eine Lernbereitschaft in Bezug auf diese Themen
- Idealerweise: Vorkenntnisse der IHK-Organisation oder vergleichbaren Verbänden
Was wir dir bieten:
- Du arbeitest in einem selbstorganisierten, agil arbeitenden Team
- Wir leben von der Mehrperspektivität, Schwarmintelligenz und -kreativität, denn bei uns zählt jede Stimme
- Du bekommst Möglichkeiten für deine fachliche und persönliche Entwicklung, z. B. durch Seminare und Weiterbildungen, Team-Workshops und -Klausuren
- Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle
- "Mobile Work" ist bei uns selbstverständlich: Wir arbeiten von zuhause, im IHK DIGITAL-Büro in Berlin Mitte und von überall dort, wo wir ideale Bedingungen für unsere Arbeit finden -- in Deutschland und sogar EU-weit.
- Umfassende und hochwertige Ausstattung für dein ,,Homeoffice"
- Heiligabend & Silvester als zusätzlich freie Tage
- Kita-Zuschuss und extra Kind-krank-Tage für dich
- Zuschuss zum Jobticket/Deutschlandticket
- und noch mehr...
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf deine Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung.
